Etiske retningslinjer i Agder Renovasjon IKS – Opprettet dato: 8.11.12
Utarbeidet av: AAaJ
Revidert utgave behandlet av styret i ARIKS: 15.2.23
Revidert utgave vedtatt av representantskapet i ARIKS: 19.4.23
Formål
Kommunalt eide selskaper som – Agder Renovasjon IKS – forvalter store verdier og utfører tjenester av stor betydning for innbyggerne. Det er derfor svært viktig å ha riktig fokus på etikk og samfunnsansvar, og å bevisstgjøre handlinger på alle nivåer i selskapet.
Agder Renovasjon IKS skal preges av trygghet, åpenhet og ærlighet. Vi ønsker å være en åpen organisasjon som i alt og ett gjør seg fortjent til tillit hos eiere, kunder og andre som kommer i kontakt med oss og som på den måten får et godt omdømme.
Våre kunder skal bli møtt av serviceorienterte medarbeidere, og bli behandlet med høflighet og respekt. Vi er løsningsorienterte og lojale i utføringen av alle arbeidsoppgaver.
Vi er bevisst på hvordan vi bruker samfunnets ressurser. Sortering, gjenbruk og gjenvinning er viktige elementer i å ivareta ressursene på en miljømessig forsvarlig måte.
Retningslinjene skal godkjennes av representantskapet.
Åpenhetsloven
Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten tilgang på informasjon. Åpenhetsloven er vedtatt av Stortinget, og trådte i kraft 1. juli 2022. Lovkravet er et resultat av økt fokus på bærekraft, og forventninger til transparens og ansvarlighet hos virksomhetene vi handler fra. Dette er en del av Norges bidrag til å nå FNs 17 Bærekraftsmål.
Agder Renovasjon IKS skal sikre åpenhet og ansvarlighet om arbeidsforholdene i hele leverandørkjeden. Dette skal bidra til at menneskerettigheter blir ivaretatt, og at det er anstendige arbeidsforhold i produksjonen av varer og tjenester.
Ansvarlighet forankres i virksomheten gjennom etiske retningslinjer og risikovurderinger. Etiske retningslinjer tilgjengeliggjøres offentlig, og informasjonsplikten skal overholdes.
Informasjonsplikten innebærer at alle kan kreve å få informasjon fra Agder Renovasjon IKS om hvordan virksomheten håndterer negative konsekvenser som er vurdert i aktsomhetsvurderingene. Virksomheten plikter å gjennomføre aktsomhetsvurderinger (årlig) knyttet til overholdelsen av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i hele leverandørkjeden.
Agder Renovasjon IKS inntar kravene i aktsomhetsvurderingen i virksomhetens kartlegging og risikovurdering som refererer til sannsynligheten for negativ påvirkning på mennesker, miljø og samfunn (forretningsforhold).
Hvem retningslinjene gjelder for
Disse retningslinjene gjelder for alle selskapets ansatte, innleide arbeidstakere og andre som utfører oppdrag på vegne av selskapet, herunder medlemmer i styrende organer i Agder Renovasjon IKS. Retningslinjene gjelder også tilsvarende for datterselskapet ARNAS.
Ansvar
Alle ansatte og medlemmer i styrende organer i Agder Renovasjon IKS har et ansvar for å opptre og handle på en slik måte at bedriftens rettskaffenhet og pålitelighet ikke trekkes i tvil, og å vurdere de moralske konsekvenser av sine egne handlinger og være i stand til å reflektere over rett/galt i ulike situasjoner.
Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for personlig opptreden i form av å være gode forbilder for øvrige ansatte. Ledere har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig adferd og legge betingelsene til rette for praktisering av dette.
Overholdelse av lover, forskrifter og interne rutiner
Alle ansatte skal rette seg etter de lover, forskrifter og retningslinjer som gjelder for virksomheten og utøvelsen av denne. Ansatte skal også overholde de interne rutiner som er fastsatt av selskapet, herunder instrukser, fullmakter mv knyttet til den enkeltes stilling. Ansatte plikter å arbeide aktivt for å nå bedriftens vedtatte mål. Det innebærer at alle må forholde seg lojalt til vedtak og avgjørelser. Eneste unntak er eventuelle vedtak og avgjørelser som er i strid med disse etiske retningslinjene eller norsk lov.
Det er ikke lojalt mot Agder Renovasjon IKS å bidra til å skjule eller forholde seg passiv til kritikkverdige forhold.
Habilitet
Alle ansatte er bundet av forvaltningslovens habilitetsregler. Habilitet handler om familieforhold og om personlige relasjoner. Hvis for eksempel en person i din nærmeste familie søker fritak for renovasjonsavgift, så er du inhabil til å behandle denne saken. Du må i slike tilfeller gi beskjed til din nærmeste leder, og en annen saksbehandler må håndtere saken.
Taushetsplikt
Alle ansatte i Agder Renovasjon IKS har taushetsplikt om interne forhold og forhold som berører selskapets forretningsdrift som er unntatt offentlighet, eller private forhold vi blir kjent med i forbindelse med ansettelse eller verv i bedriften. Taushetsplikten gjelder både internt og eksternt, og gjelder også etter at ansettelsesforholdet eller vervet er avsluttet, med de begrensninger som følger av norsk lov.
Informasjon
Alle ansatte har ytringsfrihet, også om forhold i virksomheten, men all informasjon som gis i forbindelse med bedriftens virksomhet skal være korrekt og pålitelig. Uttalelser til media på vegne av Agder Renovasjon IKS skal kun gjøres av daglig leder, styreleder eller medarbeidere som er gitt særlig myndighet til det.
Personlige interesser vs. bedriftens interesser
Ansatte, innleide og andre som utfører oppgaver på vegne av virksomheten samt medlemmer i styrende organer i Agder Renovasjon IKS skal unngå å sette seg i en situasjon hvor de kan oppnå personlige fordeler, og heller ikke motta gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak.
Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, for eksempel personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester.
Ansatte i Agder Renovasjon IKS, innleide eller som utfører oppdrag på vegne av virksomheten, herunder styremedlemmer som oppsøker gjenvinningsstasjonene, har ikke under noen omstendigheter anledning til å plukke fra gjenvinningsavfallet. Dette gjelder uavhengig av om det er til eget bruk, egen vinning eller videresalg. Det er kun gjenstander levert i gjenbruksbutikken som kan kjøpes til eget bruk. Det henvises til eget skriv: Presisering som ansatte må signere når det inngås arbeidsavtale eller når det er behov for oppdatering.
Det er ikke tillatt å utnytte arbeidsforholdet/tillitsvervet til egen eller andres private vinning. Den enkelte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom bedriftens interesser og personlige interesser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnede.
Privat bruk av tjenester, tid og materiell
Ansatte i Agder Renovasjon IKS skal ikke benytte selskapets tid og materiell til privat fordel eller fortjeneste. Lån av materiell og utstyr skal kun skje i henhold til interne rutiner, eller etter avtale med overordnet for forhold som faller utenfor rutinene.
Ansatte i Agder Renovasjon IKS kan ikke uten tillatelse av sin overordnende/daglig leder overta annet lønnet arbeid eller etablere ervervs virksomhet som vil være av et slikt omfang at det kan gå utover arbeidsytelsen i bedriften eller er i konkurranse med Agder Renovasjon IKS. Kan slikt arbeid/erverv medføre inhabilitet, skal tillatelse ikke gis.
Bruk av arbeidsgivers IKT-utstyr
IKT-utstyr som er anskaffet av arbeidsgiver, som PC-er, mobiltelefoner, nettbrett og liknende, skal benyttes til det formål det er ment til i jobbsammenheng. IKT-utstyret er et viktig arbeidsverktøy i bedriften, og må behandles forsiktig og tas godt vare på. ITK-utstyret skal ikke brukes til å søke etter upassende innhold som vold og pornografi, til å fremsette ærekrenkelser eller diskriminerende uttalelser, formidle taushetsbelagte opplysninger eller oppfordre til ulovlige handlinger.
Passord til bedriftens datanett og fagsystemer er personlige, og må ikke deles med andre. Kommer passord på avveie, eller er du i tvil om dette: bytt passord, og gi beskjed til nærmeste leder. Det samme gjelder om IKT-utstyr blir stjålet, eller kommer på avveie på annen måte.
Bruk av sosiale medier
Når ansatte opptrer i sosiale medier er det viktig at man fortsatt husker at man arbeider i Agder Renovasjon IKS, og hvilke verdier selskapet står for. Før noe publiseres i sosiale medier bør derfor alle ansatte vurdere konsekvensene for selskapet og sitt arbeidsforhold. Selskapets ansatte skal ikke uttale seg om interne prosesser, rykter, kunder eller deres forbindelser. Dette gjelder også rettslige prosesser som selskapet har vært eller er involvert i.
Narkotika og alkohol
Ansatte i Agder Renovasjon IKS skal ikke bruke narkotika. Alkohol skal ikke inntas i arbeidstiden. Unntak kan gjelde i forbindelse med representasjon eller sammenkomster i virksomheten, men i slike tilfeller bør man være restriktive med inntaket.
Trakassering
Agder Renovasjon IKS aksepterer ingen form for trakassering eller utilbørlig opptreden overfor kolleger, kunder eller andre. Selskapet aksepterer ingen form for kjønnsdiskriminering, aldersdiskriminering, religionsdiskriminering, rasediskriminering eller liknende overfor kolleger, kunder eller andre.
Varsling
Arbeidstaker har rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, slik at forholdene avdekkes og følges opp jfr. arbeidsmiljølovens §§ 2-4 og 2-5. Ansatte som varsler om kritikkverdige forhold, har vern mot gjengjeldelse i hht. arbeidsmiljølovens bestemmelser.
Arbeidsgiver skal i tilknytning til det systematiske HMS-arbeidet, utarbeide rutiner for varsling som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold, jf. arbeidsmiljølovens § 3-6. Som hovedregel skal du varsle til nærmeste leder, men du kan også varsle til daglig leder, tillitsvalgt eller verneombud.
Agder Renovasjon IKS skal preges av trygghet, åpenhet og ærlighet og skal være en åpen organisasjon som fremmer en god ytringskultur internt i organisasjonen. De ansatte skal føle en trygghet i sitt ansettelsesforhold og oppleve å bli tatt på alvor ved varsling av kritikkverdige forhold.
Agder Renovasjon IKS ønsker at ansatte og andre skal varsle om kritikkverdige forhold som de blir kjent med. Med kritikkverdige forhold menes bl.a.: lovbrudd, brudd på bedriftens etiske retningslinjer/interne regler/instrukser eller brudd på allment aksepterte etiske normer.
Ovennevnte forhold kan bl.a. være forhold som utgjør fare for liv og helse, korrupsjon, maktmisbruk, tyveri, underslag og økonomisk utroskap og mobbing/trakassering, brudd på taushetsplikt og diskriminering.
Det henvises til arbeidsmiljøloven for fremgangsmåte for varsling, og til interne rutiner for varsling i Landax HMS og kvalitetssystemet.
Gjennomgang av etiske retningslinjer
Etiske retningslinjer vedlegges arbeidsavtale, når det inngås arbeidsavtale med ansatte i selskapet. Etiske retningslinjer inngår som en del av selskapets personalhåndbok. Personalhåndbok for Agder Renovasjon IKS revideres annen hvert år. Etiske retningslinjer revideres etter behov.
Brudd på etiske retningslinjer
Konsekvenser ved brudd på selskapets etiske retningslinjer fremgår av selskapets arbeidsreglement.
Retningslinjene gjelder fra
Disse retningslinjene gjelder fra møtedato for vedtak i representantskapet, og erstatter etiske retningslinjer datert 8.11.12.
Vedlegg:
Hva er etikk og Forebygging av misligheter i selskapet?
Vedlegg
Hva er etikk?
Etikk er et sett av normer og prinsipper til veiledning for menneskers handlinger (Spilleregler for hva som er rett eller galt).
I forhold til forståelsen av hva som er etisk riktig eller ikke, kan man benytte følgende kontrollspørsmål:
A) Er handlingen lovlig? B) Er handlingen rimelig og rettferdig? C) Er handlingen rett og riktig? D) Er beslutningen eller handlingen skjedd ut fra selskapets beste? E) Oppnås det personlige fordeler av handlingen? F) Er handlingen eller beslutningen tatt i åpenhet, og tåler medienes søkelys?
Det er viktig for Agder Renovasjon IKS å sikre gode etiske holdninger og handlinger.
Forebygging av misligheter i selskapet
Misligheter som ikke oppdages kan forårsake stor skade på virksomheten ved redusert lønnsomhet, omdømme og intern kultur.
Hva er mislighet? En bevisst handling begått av en eller flere personer som innebærer uredelighet for å oppnå en urettmessig fordel for seg selv, virksomheten eller andre.
NB! Mislighet skilles fra feil ved at den underliggende handlingen er tilsiktet.
Eksempler på misligheter:
• Tyveri fra arbeidsgiver
• Urettmessig privat bruk av arbeidsgivers eiendom og utstyr
• Manipulering av regnskaper
• Manipulering av rapportering til offentlig myndighet
• Feilregistrering av arbeidstid/reisegodtgjørelse
• Falske eller fiktive utlegg/fakturaer
• Bestikkelser
• Mottak av urettmessige gaver/andre fordeler
• Misbruk av arbeidstid
Daglig leder
Agder Renovasjon IKS
