Dato/vedtak:
26.05.11
16.06.11
20.06.11
13.04.21
21.10.24
Sak:
61/11
60/11
59/11
09/21
23/24
Ansvarlig:
Arendal bystyre
Froland kommunestyre
Grimstad kommunestyre
Representantskapet i Agder Renovasjon IKS
Representantskapet i Agder Renovasjon IKS
Kommentar:
Selskapsavtale for Agder Renovasjon IKS – 2012
Selskapsavtale for Agder Renovasjon IKS – 2012
Selskapsavtale for Agder Renovasjon IKS – 2012
Selskapsavtale for Agder renovasjon IKS – 2021 (Revidert utgave).
Selskapsavtale for Agder renovasjon IKS – 2024 (Revidert utgave).
Trer i kraft fra 21.10.24.
§ 1 SELSKAPETS NAVN
Selskapets navn er Agder Renovasjon IKS.
§ 2 SELSKAPSFORM OG EIERE (DELTAKERE)
Agder Renovasjon IKS er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper av 29.01.99. Deltakere i selskapet er Arendal kommune, Grimstad kommune og Froland kommune.
§ 3 RETTSLIG STATUS
Selskapet er et eget rettssubjekt. Selskapet utfører oppgaver for deltakerne gjennom utvidet egenregi.
Det henvises til Lov om interkommunale selskaper (IKS-loven).
§ 4 HOVEDKONTOR
Selskapets har sitt hovedkontor i Arendal kommune.
§ 5 FORMÅL
Kommunene er gjennom forurensningsloven pålagt oppgaver innen husholdnings- og fritidsrenovasjon, slamtømming og behandling. Selskapets formål er på vegne av deltakerne, å utføre de oppgaver som eierkommunene har i tilknytning til innsamling, transport, behandling og omsetning av avfall og septik/avløpsslam.
§ 6 OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDE
Selskapet skal løse eierkommunenes oppgaver innen avfallshåndtering på en økonomisk, ressurs- og miljømessig god måte, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, og bidra til økt miljøbevissthet blant innbyggerne.
Eierkommunene har delegert vedtaksmyndighet til selskapet. Det innebærer ansvar for husholdningsrenovasjonen og innkreving av renovasjonsgebyr:
- Ansvar for utarbeidelse av fakturagrunnlag og utsendelse av faktura til husholdningsabonnentene (renovasjonsgebyr)
- Ansvar for behandling av søknader om fritak og endringer av abonnement
- Ansvar for klagebehandling
- Ansvar for innspill til Reguleringsplaner
- Bistand og det praktiske arbeidet vedr prosjekter Nedgravde avfallsstasjoner i samarbeid med eierkommunene
- Ansvar for revisjon av Forskrift (husholdningsavfall) og oversendelse til by- og kommunestyrene
- Ansvar for revisjon av Hovedplan (avfallsplan) og oversendelse til bystyret (Arendal)
Husholdningsavfall og spesialavfall:
Drift av gjenvinningsstasjonene, innsamling, mottak og behandling av avfall etter avfallsforskriften vedtatt av eierkommunene, og etter lover, forskrifter og nasjonale direktiver.
Slam fra avløpsrenseanlegg:
Innsamling, mottak og behandling av slam fra renseinnretninger for enkelthus, mindre husgrupper, samt kommunale slamavskillere etter slamforskrift vedtatt av eierkommunene.
Bedriftsavfall:
Innsamling, mottak og behandling av bedriftsavfall er ikke innenfor den lovpålagte oppgaven for kommunene, men selskapet kan etter avtale med den enkelte eier overta eierkommunenes oppgaver knyttet til innsamling, mottak og behandling av kommunenes eget næringsavfall (bedriftsavfall) som håndteres gjennom Agder Renovasjon IKS i utvidet egenregi (lovfeste unntak fra anskaffelsesregelverket).
Selskapet skal i samarbeid med eierkommunene informere forbrukere og næringsliv om nasjonale, regionale og lokale mål og virkemidler for miljø- og ressursvennlig avfallsbehandling.
§ 7 INNSKUDDSPLIKT, EIERANDEL OG FINANSIERING
Deltakerne er enige om at det ikke skal være innskuddsplikt i selskapet. Selskapets drift finansieres ved at deltakerne forplikter seg til å kjøpe de tjenester selskapet tilbyr innenfor formålet, jfr. § 5.
Deltakernes eierandel er som følger (basert på folketall)
- Arendal: 61 %
- Grimstad: 31 %
- Froland: 8 %
Septikslam: Eierkommunene innkrever slamgebyr fra den enkelte husholdning som har egen septik innretning. Agder Renovasjon IKS sitt arbeid med innsamling, mottak og behandling av slam, dekkes av eierkommunene.
§ 8 SELSKAPETS FORPLIKTELSER
Eierkommunene er ansvarlig for selskapets forpliktelser, herunder lån selskapet opptar, tilsvarende eierandel i § 6.
§ 9 ANSVARSFORDELING
Deltakeransvaret for henholdsvis Arendal kommune, Grimstad kommune og Froland kommune tilsvarer eierandelen i selskapet, jfr. § 7 i denne avtalen.
§ 10 ORGANISERING AV SELSKAPET
Selskapet er organisert gjennom tre nivåer:
· Representantskapet
· Styret
· Daglig leder
§ 11 REPRESENTANTSKAPET
Eierkommunene utøver sin myndighet gjennom representantskapet, som er selskapets øverste organ. Representantskapet består av 10 medlemmer med varamedlemmer (minst to varamedlemmer for hvert faste medlem i representantskapet), basert på følgende fordeling blant deltakerne:
- Arendal: 5 medlemmer
- Grimstad: 3 medlemmer
- Froland: 2 medlemmer.
Representantskapets medlemmer velges av respektive kommunestyre/ bystyre selv for fire år og følger kommunevalgperioden. Det er ingen krav om kjønnssammensetning for medlemmene i representantskapet.
Representantskapet konstituerer seg selv med leder og nestleder. Leder og nestleder i representantskapet skal ikke være fra samme kommune, og ingen kan være medlem i både representantskapet og styret.
Eierkommunene varsles om møter i representantskapet gjennom kopi av innkalling, saksliste og protokoller, jfr. IKS-lovens § 8.
Representantskapets myndighet:
Representantskapets oppgaver og myndighet fremgår av IKS-loven, jfr. §7 såfremt selskapsavtalen ikke bestemmer noe annet.
Representantskapet ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder blant representantskapets øvrige medlemmer.
Representantskapets behandling av regnskap og årsberetning og budsjett:
- Representantskapet fastsetter årsregnskap og årsberetning for fjoråret innen 30.juni hvert år.
- Representantskapet skal vedta selskapets økonomiplan for de fire neste årene og selskapets årsbudsjett innen 31.12 hvert år.
Valgkomite:
Representantskapets leder, nestleder og en representant i representantskapet som velges av representantskapet, er valgkomite til styret. Valgkomiteen på 3 medlemmer legger frem forslag til styre. Representantskapet velger styre med varamedlemmer, styrets leder og nestleder. Valgkomiteen skal i sitt forslag sikre at begge kjønn er representert i henhold til gjeldende regler og at alle eierkommunene er representert i styret. Det henvises til retningslinje for valgkomite i Agder Renovasjon IKS.
Representantskapet avholder minst to møter hvert kalenderår, henholdsvis innen utgangen av juni (vårmøte) og innen oktober (høstmøte).
I vårmøte behandles:
- Årsberetning
- Årsregnskap
- Valg av revisor
- Saker som styret for øvrig fremlegger.
I høstmøte behandles:
- Årsbudsjett for kommende kalenderår
- Økonomiplan og overordnet mål og retningslinjer for driften
- Godtgjørelse for verv i styret og repr. skap (annen hvert år)
- Saker som styret for øvrig fremlegger.
Behandles hvert annet år (før årsskiftet):
- Valg av styret, dets leder og nestleder. Nytt styre blir gjeldende fra 1.1. påfølgende år.
Innkalling til møter i representantskapet:
Representantskapets leder innkaller til møter i representantskapet.
Representantskapets leder plikter å innkalle representantskapet til møte utover de oppsatte møtene, når styret, revisor, minst en av deltakerne eller minst en tredel av representantskapets medlemmer krever det for behandling av en bestemt angitt sak.
Innkalling til representantskapsmøte skal skje med minst fire ukers varsel, og skal inneholde saksliste. Dokumenter skal være utsendt senest 7 dager før møte. De enkelte deltakerne skal med samme frist varsles om innkallingen og saksliste. For øvrig vises til IKS-loven § 8.
Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frist i tilfeller hvor dette er påtrengende nødvendig.
Representantskapets er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Gyldig vedtak i representantskapet krever det som flertallet av stemmene er avgitt for. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.
Møteoffentlighet:
Representantskapet skal følge de samme reglene om møteoffentlighet som kommunale organer og kommunale foretak. Møteoffentlighetsreglene gjelder for møter i representantskapet som er omfattet av offentlighetsloven.
Møter i representantskapet skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møte vil bli helt eller delvis lukket. Det henvises til IKS-loven § 8a.
Protokoll:
Det skal føres protokoll fra møtet. Det henvises til IKS-loven § 9a. Protokoller fra møter i representantskapet skal være tilgjengelig for allmenheten (offentligloven), med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet.
§ 12 KLAGEORGAN
Agder Renovasjon IKS er gitt myndighet til å fatte enkeltvedtak. Selskapet skal derfor ha eget klageorgan. Formålet med klageorgan er å gi innkomne klager forsvarlig behandling, sikre riktige vedtak og trygge den enkeltes rettssikkerhet.
Klageorganet oppnevnes av representantskapet i Agder Renovasjon IKS, og består av 3 medlemmer samt varamedlemmer som velges for den kommunale valgperiode. Det velges 1 medlem og vara for hver av de 3 eierkommunene (personlige varamedlemmer) og det velges leder og nestleder i klageorganet.
Klageorganet skal sammensettes på en måte som gir den både faglig tyngde og politisk representativitet. Det skal også tas hensyn til de skjerpede inhabilitetsreglene i kommunelovens § 11-10.
§ 13 STYRET
Selskapet skal ha et styre på syv medlemmer med personlige varamedlemmer. 6 medlemmer velges av representantskapet, mens ansatte velger 1 representant jfr. IKS-lovens § 10.
Styret er underlagt representantskapet, og følger vedtak og retningslinjer som representantskapet fastsetter. Styret har ansvar for at verdiene deltakerne har investert i selskapet, anvendes i samsvar med selskapets formål.
Styremedlemmer velges for 2 år om gangen og kan gjenvelges.
Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av selskapet.
Daglig leder, eller dennes stedfortreder, kan ikke representere de ansatte i styret. Ansattes representant kan ikke ha ledende verv.
Styret ansetter daglig leder og fastsetter nærmere retningslinjer for daglig leders oppgaver og myndighet, jfr. § 14. Styret fastsetter daglig leders lønns- og arbeidsvilkår.
Styrets myndighet
Forvaltningen av selskapet. Styret skal:
- Sørge for en forsvarlig organisering av selskapets virksomhet
- Se til at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet
- Holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling
- Se til at selskapets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll
- Beslutninger om avtaler om kjøp og salg av tjenester (utover daglig leders fullmakt)
Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det er behov. Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles.
Styret innkalles skriftlig med minst 5 dagers varsel. Det føres protokoll fra styrets møter.
Styremøtene ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse kan møte, velges en møteleder. Ved votering i styret skal stemmene telle likt. Ved stemmelikhet teller styreleder (møteleders) stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer.
Styrets leder har plikt til å møte i representantskapet. Øvrige styremedlemmer har rett til å møte og til å uttale seg. Styret har sammen med daglig leder et særlig ansvar for å informere eierkommunene om forhold som har betydning for deltakernes ansvar og oppgaver i tilknytting til selskapets oppgaver.
§ 14 DAGLIG LEDER
Daglig leder forestår den daglige ledelse av selskapet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt.
Daglig leder
- rapporterer til styret.
- har ansvar for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret og representantskapet .
- er styrets og representantskapets saksbehandler og sekretærer.
- har møte og talerett i styret og representantskapet.
- har anvisningsmyndighet innenfor vedtatt budsjett, såfremt styret ikke vedtar noe annet.
- har ansvar for saksforberedelse til selskapets organer såfremt styret i enkeltsaker ikke beslutter noe annet.
- har ansettelsesmyndighet i opprettede stillinger innenfor vedtatt budsjett.
Saker av uvanlig art eller av stor betydning for selskapet inngår ikke i den daglige ledelse, jfr IKS-loven § 14, 3. ledd.
§ 15 PERSONVERN OG OFFENTLIGHETSLOVEN
Forvaltningsloven, offentlighetsloven og personopplysningsloven gjelder for selskapets virksomhet.
§ 16 SELSKAPETS REGNSKAP
Selskapet har regnskapsplikt etter regnskapsloven.
Bestemmelser i IKS-loven:
- Daglig leder skal utarbeide årsregnskap senest 22.februar etter regnskapsåret.
- Styret skal avlegge årsregnskap og årsberetning senest 31.mars.
- Årsregnskap og årsberetning skal revideres av regnskapsrevisor.
- Revisjonsberetningen skal avgis til representantskapet med kopi til styret senest 15.mai.
- Årsregnskap og årsberetning skal fastsettes av representantskapet senest 30.juni. Vedtaket skal angi hvordan et overskudd skal disponeres eller negativ egenkapital skal dekkes inn.
Selvkostprinsippet ligger til grunn for selskapets drift og selskapet skal føre selvkostregnskap etter departementets veileder. Husholdningsrenovasjonen skal håndteres til selvkost for husholdningsavfall/fritidseiendom og slam gjennom adskilte regnskaper for hvert avfallsområde.
Regnskapet føres etter regnskapsloven.
§ 17 RENOVASJONSGEBYR
Selskapet beregner hvert år selvkost for tjenesten husholdningsrenovasjon som er grunnlaget for renovasjonsgebyret til innbyggerne. Det er by – og kommunestyret som fastsetter avfallsgebyret jfr avfallsforskriften § 15-3 og forurensningsloven § 34. Avfallsgebyret fastsettes slik at det svarer til de totale kostnadene kommunene påføres ved lovpålagt håndtering av husholdningsavfall. Det skal sikres full kostnadsdekning.
Eierkommunene har delegert oppgaven knyttet til innkreving av renovasjonsgebyret til selskapet. Ved inkassovarsel overdras legalpanterett i den enkelte sak fra kommunen til selskapet som innfordrer kravet for Agder Renovasjon IKS som håndterer dette i samsvar med gjeldende krav.
§ 18 LÅNEOPPTAK
Styret har fullmakt til, jfr. IKS- lovens § 22 1.ledd, å ta opp lån for fremme av selskapets formål innen en samlet låneramme på NOK 160 mill, når dette følger av vedtatt budsjett eller økonomiplan.
§ 19 SELSKAPETS REPRESENTASJON
Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan bestemme at styrets leder og daglig leder sammen kan tegne selskapets firma.
Daglig leder representerer selskapet utad innenfor sitt myndighetsområde, jfr. § 14 i denne avtale.
§ 20 SELSKAPETS REVISJON
Selskapet skal ha en revisor som velges av representantskapet.
§ 21 UTVIDELSE AV SELSKAPET
Selskapet kan bare utvides ved enstemmig anbefaling fra representantskapet og deretter med tilslutning fra kommunestyre/ bystyre i eierkommunene. Representantskapet avgjør de nærmere vilkår for utvidelsen, herunder hvilke engangskostnader som skal fastsettes for deltagelse i selskapet.
§ 22 UTTREDEN
En deltaker kan si opp sitt deltakerforhold med 2 års skriftlig varsel. Prinsippene i IKS-lovens § 30 gjelder ved uttreden. Deltaker som trer ut av selskapet har ikke krav på utløsningssum såfremt de øvrige deltakerne motsetter seg dette.
Dersom en deltaker trer ut av selskapet, kan deltakeren pålegges å overta arbeidsgiveransvaret for et forholdsvis antall ansatte i henhold til eierandelen, dersom de gjenværende deltakerne krever det.
Deltaker som trer ut kan ikke kreve sin forholdsmessige andel av avsatte midler i etterdriftsfond.
§ 23 ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN
Endringer i selskapsavtalen skjer i tråd med IKS-loven § 4, 2. Ledd. Endringer som foretas av representantskapet kan vedtas med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer.
§ 24 ANSATTES ARBEIDSVILKÅR OG PENSJONSRETTIGHETER
Selskapet skal være medlem av en arbeidsgiverorganisasjon.
Ansettelses- og arbeidsvilkår for ansatt reguleres av avtaler og tariffavtaler på kommunal sektor. De ansattes pensjonsrettigheter skal sikres gjennom kommunal pensjonsordning.
§ 25 OPPLØSNING
Beslutning om oppløsning av selskapet treffes av kommunestyret/bystyret selv og krever enighet mellom deltakerne.
Ved oppløsning gjelder for øvrig det som er bestemt i IKS-loven § 32 og følgende.
§ 26 ØVRIGE BESTEMMELSER
Såfremt selskapsavtalen ikke bestemmer noe annet, gjelder IKS-loven med forskrifter.
Selskapet er registrert i Foretaksregisteret.