Protokoll fra styremøte 4/23

Organisasjon: Agder Renovasjon IKS
Møtenummer: 4/23
Dato: 31. mai 2023
Tidspunkt: 09:00 – 12:00
Sted: Heftingsdalen – møterom Hove (OBS! Befaring av ny klesbutikk i det gamle adm
bygget på Heftingsdalen etter styremøte)
Behandlingsmåte: Styremøte


Til stede
Erik Fløystad, Styrets leder
Gunnar-Ole Lyngroth, Styrets nestleder
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Ingrid Dorthea Skårmo, Styremedlem
Terje Stalleland, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef


Sak 33 Godkjenning av innkalling og agenda (Agenda)
Innkalling med underlagsdokumenter var gjort tilgjengelig i Styreplan før møtet.

  • Åpning av møtet ved styrets leder
  • Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
  • Godkjenning av innkalling og dagsorden
  • Saker til eventuelt

Vedtak
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.


Sak 34 Protokoll fra møte 3/23 (Styreprotokoll)
Gjennomgang av styrets protokoll, eventuelle kommentarer eller endringer.

Vedtak
Styret godkjente og signerte protokollen.


Sak 35 Oppfølging av styrevedtak (Vedtaksoppfølging)
Statusrapport på tiltak knyttet til tidligere styrevedtak. Det henvises til egne saksnummer.

Vedtak
Styret tok saken til orientering.


Sak 36 Kvartals/halvårsregnskap (Orientering)

Vedlagt var 1.utkast til regnskap for 1.kvartal 2023 som ble gjennomgått av Eirik Kristiansen.
Kommentar:
Driftsinntektene:
Driftsinntektene 1.kvartal: 40,0 mill.
Driftskostnadene:
Driftskostnadene 1.kvartal: 35,9 mill.
Resultat:
Resultat 1. kvartal 2023 viser et overskudd på 4,8 mill. et positivt resultat.
Prognose:
Prognose for året: Overskudd på 3,2 mill
Budsjett:
Det er budsjettert med et overskudd på 3,9 mill.

Vedtak
Styret tok kvartalsregnskapet for 1.kvartal 2023 til orientering.


Sak 37 Renovasjonsgebyr og særordninger (Beslutning)
Daglig leder orienterte. Daglig leder ble invitert til et møte med Rådet for personer med
funksjonsnedsettelse, Arendal kommune, møtet ble gjennomført 12.april.

Funksjonshemmede:
Spørsmål om mulighet for redusert renovasjonsgebyr for de med voksne funksjonshemmede barn som
har behov for ekstra restavfall. Enkelte familier har gjennom sin omsorgsoppgave en merutgift til økte
restavfallsmengder for et funksjonshemmet barn. De har ikke økte restavfallsmengder fordi de ikke
kildesorterer. Det er ikke mange familier dette vil gjelde, men en tilpasning vil være av stor betydning for
den enkelte. Søknad og legeerklæring må foreligge.

Hentelengde:
Avfallsbeholderne skal i utgangspunktet stå plassert maks 5 meter fra der renovasjonsbilen stopper på
tømmedag hos abonnenten. Det kan gis dispensasjon for kravet om ekstra hentelengde ved medisinske
årsaker. Det er mulig å søke om fritak for å betale for ekstra hentelengde dersom det er helsemessige
årsaker. Det vurderes i hvert enkelt tilfelle. Ved søknaden må det fremlegges en gyldig legeerklæring.

Småbarnsfamilier:
Spørsmål fra medlem av representantskapet, om ARIKS tilbyr ekstra restavfallsvolum for familier med
bleiebarn uten ekstra kostnad?
Administrasjonen har sjekket med revisor, lovligheten i å differensiere i selvkost, og hvilken ordning
andre avfallsselskap har for en pekepinn på etablert praksis. Det er ulikt praktisert, og enkelte
avfallsselskap har konkludert med at det er ulovlig iht selvkostregelverket og henviser til kommunal
kompensasjon.

ARIKS har iflg revisor litt spillerom i forhold til selvkostregelverket. Det er i midlertidig en bekymring
knyttet til hva med andre abonnenter som allerede betaler for større dunk, for hvor setter vi grensene?
Småbarnsfamilier er også en større gruppe i samfunnet, og det kan fort bli oppfattet som en
forskjellsbehandling.

Det er tidligere vedtatt, et tilbud til småbarnsfamilier som innebærer at de kan søke om tilskudd til
tøybleier. Småbarnsfamilier kan bestille større dunk (240 liter) til restavfall mot et tillegg i restavfallsgebyr.

Administrasjonen anbefaler følgende:
Det foreslås et skille mellom tilbud til funksjonshemmede og tilbud til småbarnsfamilier. Et vedtak om
fritak for familier med funksjonshemmende, baserer seg på søknad og legeerklæring.

1) Fritak for å betale ekstra restavfallsgebyr for familier med funksjonshemmede barn: Et standard
abonnement for husholdningsrenovasjon inkluderer 140 liter restavfallsbeholder. Ved søknad og gyldig
legeerklæring, erstattes 140 liters restavfall med 240 liters restavfallsbeholder, uten at kunden betaler
ekstra for dette. ARIKS bytter til 240 liters rest uten gebyr.

2) Fritak for å betale for ekstra hentelengde: Det kan gis dispensasjon for kravet om ekstra hentelengde
ved medisinske årsaker. Det er mulig å søke om fritak for å betale for ekstra hentelengde dersom det er
helsemessige årsaker. Det vurderes i hvert enkelt tilfelle. Ved søknaden må det fremlegges en gyldig
legeerklæring.

3) Det tilbys ingen spesialordning for småbarnsfamilier (bleiebarn). De kan søke om tilskudd til tøybleier
om ønskelig. Småbarnsfamilier kan bestille større dunk (240 liter) til restavfall mot et tillegg i
restavfallsgebyr. Det er opp til kommunene om de ønsker å kompensere småbarnsforeldrene direkte,
noe som samtidig er helt i tråd med selvkostregelverket.

Administrasjonen foreslår at bestemmelsene inntas i retningslinje for dette.

Vedtak
1) Fritak for å betale ekstra restavfallsgebyr for familier med funksjonshemmede barn: Et standard
abonnement for husholdningsrenovasjon inkluderer 140 liter restavfallsbeholder. Ved søknad og gyldig
legeerklæring, erstattes 140 liters restavfall med 240 liters restavfallsbeholder, uten at kunden betaler
ekstra for dette. ARIKS bytter til 240 liters rest uten gebyr.

2) Fritak for å betale for ekstra hentelengde: Det kan gis dispensasjon for kravet om ekstra hentelengde
ved medisinske årsaker. Det er mulig å søke om fritak for å betale for ekstra hentelengde dersom det er
helsemessige årsaker. Det vurderes i hvert enkelt tilfelle. Ved søknaden må det fremlegges en gyldig
legeerklæring.

3) Det tilbys ingen spesialordning for småbarnsfamilier (bleiebarn). De kan søke om tilskudd til tøybleier
om ønskelig. Småbarnsfamilier kan bestille større dunk (240 liter) til restavfall mot et tillegg i
restavfallsgebyr. Det er opp til kommunene om de ønsker å kompensere småbarnsforeldrene direkte,
noe som samtidig er helt i tråd med selvkostregelverket.

Styret ber om at bestemmelsene inntas i retningslinje for dette.


Sak 38 Renovasjonsgebyr i Agder og husholdningsrenovasjon (Orientering)

Daglig leder orienterte. Vedlagt var en sammenstilling over nivået på renovasjonsgebyr for 2023 for
kommunene i Agder (og selskapet IATA).

Renovasjonsgebyr i ARIKS for et standard abonnement er kr 4589,- pr år. Kommunene i Agder tilbyr
forskjellige løsninger. Enkelte kommuner har betaling på gjenvinningsstasjonene, og enkelte har gratis.
ARIKS tilbyr «hybrid løsning» med 6 årlige gratisbilletter til husholdningsabonnentene.

ARIKS er med på Avfall Norges benchmarking for sammenligning av renovasjonstjenesten inkl gebyr,
når den er tilgjengelig (annen hvert år).

Vurdering av husholdningsrenovasjon/gebyr:
Avtalen med NordRen går ut om ca. 3 år, og administrasjonen foreslår å starte planlegging av nytt anbud
(eller egenregi) og hvilke endringer som ønskes. Formålet er å vurdere tømmefrekvens for ulike
avfallstyper, for om denne bør endres for å gi besparelser i renovasjonsgebyr. Vi vet feks at innsamling
av matavfall hver uke (i stedet for hver 14 dag) er en kostbar innsamling. Det er nå færre avfallsselskap
som tilbyr tømming av matavfall hver uke. De fleste abonnenter har også lite matavfall hver uke.

Sorteringsundersøkelse:
Det vil bli gjennomført en sorteringsundersøkelse høsten 2023, på restavfall fra husholdningene.
Formålet er å undersøke hvor mye gjenvinnbart materiale som finnes i restavfallet, og undersøke
renheten på andre avfallstyper. Slike analyser er nyttige for å se på forbruksendringer, forskjeller på ulike
boligtyper og avfallsløsninger, kartlegge genererte mengder av de ulike avfallstypene og
sammensetningen av avfallet, sammenlignet med tømmefrekvens og renovasjonsgebyr.

Vedtak
Styret tok oversikt over renovasjonsgebyr i Agder 2023 til orientering.


Sak 39 Daglig leders statusrapport (Orientering)
Daglig leder orienterte om status fra rapporten som var vedlagt og inneholdt:

  • Husholdningsrenovasjon og hytterenovasjon og avvik statistikk
  • Slamrenovasjon
  • Husholdningsavfall
  • Avfallsmarkedet, gjenvinning og inntekter
  • Status økonomi
  • Kundefordringer
  • Personal, sykefravær, HMS/avvik mm
  • Lærlinger og tiltaksplasser
  • Omvisninger og holdningsskapende arbeid

Vedtak
Styret tok statusrapporten til orientering.


Sak 40 Årsrapport arbeidsmiljøutvalg (AMU) (Orientering)
Daglig leder orienterte.

Iht styrets årsplan, skal årsrapporter fra AMU fremlegges for styret. Vedlagt er årsrapport AMU 2022.

Vedtak
Styret tok årsrapport for AMU 2022 til orientering.


Sak 41 Komposteringshall anbud (Orientering)

Det henvises til sak 24/2023 behandlet i styret 22.3.23, der styret vedtar investering som gjelder tetting
av komposteringshallen. Det har vært anbud på arbeidet med tilbudsfrist 3.5.23. Styret skal avgjøre valg
av leverandør basert på tilbudspris. For å unngå å vente med saken til styremøte 31.5, ble styrets vedtak
avgjort på epost. Styret fikk fremlagt tilbudsprotokoll og pristilbudene fra leverandør. Tilbudsprotokoll er
vedlagt. Saken legges i Styreplan for å ha den dokumentert.

Det henvises til tilbudsprotokoll.

Administrasjonens innstilling:
Administrasjonens anbefaling var at det inngås kontrakt med Bøttger AS for oppdraget med tetting av
komposthallen på Heftingsdalen. Det er ikke avdekket forhold som endrer rangeringsrekkefølgen ut over
tilbudspris som ble levert.

Vedtak
Styret godkjente at det inngås kontrakt med Bøttger AS for oppdraget med tetting av komposthallen på
Heftingsdalen.


Sak 42 Eierskapskontroll i ARIKS (Orientering)

Daglig leder orienterte fra eierskapskontrollen av ARIKS.

Daglig leder var i møte med kontrollutvalget 26.4.23 i Arendal kommune for gjennomgang av
kontrollutvalgets konklusjon fra eierskapskontroll av selskapet sammen med ordfører Robert Cornels
Nordli, som representerte Arendal kommune.

Formålet med eierskapskontrollen er å undersøke og vurdere hvordan kommunen ivaretar sine
eierinteresser i ARIKS gjennom eierstyring, samt å se på hvorvidt selskapet driver etter sitt formål og i
samsvar med kommunens føringer og prinsipper, rapportering, styre og representantskap mv.

Sørlandet kommunerevisjon har gjennomgått kontrollen av selskapet basert på intervjuer med daglig
leder og økonomisjef samt spørsmål til kommunens eierrepresentanter og styremedlemmer samt
dokumentanalyse.

Kontrollutvalgets vurdering og konklusjon:
ARIKS driver sin virksomhet i henhold til de målene kommunene har satt. Det er en aktiv holdning til å
gjøre driften mer effektiv, samtidig som det ikke går på bekostning av tilbudet til forbrukerne. Anskaffelser
synes å bli håndtert på en forsvarlig måte, og for revisjonen fremstår det også som at selskapet er seg
bevisst samfunnsansvaret og de krav som følger av dette. Det er videre revisjonens konklusjon at
Arendal kommune i all hovedsak følger de krav og anbefalinger som ligger til lov, eierskapsprinsipper og
KS-anbefalinger når det gjelder utøving av eierstyring overfor ARIKS. Representantskapet har sentrale
folkevalgte fra kommunen, og det synes som de får god rapportering fra selskapet. Styremedlemmene
har likeledes god erfaring og har gjennomført styrevervkurs i regi av kommunene, men det blir påpekt av
både selskapet og et av medlemmene at det kreves spesiell innsikt i virksomheten et avfallsselskap
representerer. Hvis virksomhetsspesifikk kunnskap kan oppnås tidligere enn nå, vil nye styremedlemmer
raskere kunne utøve rollen sin på en god måte.
Vedlagt var eierskapskontrollrapporten som behandles av Arendal bystyre 25.mai.

Administrasjonens kommentar:
Det ble ikke avdekket avvik, og kontrollutvalgets konklusjon og positive tilbakemeldinger i møtet, er svært
positivt for ARIKS.

Vedtak
Styret tok informasjonen fra eierskapskontrollen av ARIKS til orientering.


Sak 43 Endringer i IKS-loven (Orientering)

Daglig leder orienterte. Gjelder IKS -loven med forslag til endringer skal vedtas av Stortinget (før
sommeren 2023).

Samfunnsbedriftene og ARIKS har sammen med de andre interkommunale selskapene gitt innspill til
endringer i IKS-loven. Selskapene ble hørt på et viktig punkt, det blir ikke krav til åpne styremøter i
revidert IKS lov.

I revidert IKS-lov foreslås det at selskaper som er omfattet av offentlighetsloven skal ha åpne møter i
representantskapet, men man går ikke videre med forslaget om krav til åpne styremøter.

Det vil bli gitt mer utfyllende informasjon når endringer i IKS-loven er blitt vedtatt av Stortinget.

Vedtak
Styret tok forslag til endringer i IKS-loven til orientering.


Sak 44 Status flytting av avfallsanlegget (Orientering)
Forhandlingsmøtene med Arendal kommune (AK) fortsetter. Det siste møtet var 8.5.23.
Status på takstrapportene:

Bygganalyse: Utarbeidelse av kostnadskalkyle for oppføring av et nytt renovasjonsanlegg identisk med
eksisterende anlegg.

AAA-Takst AS: Vurdering av restlevetid og etterslep på vedlikehold av eksisterende bygningsmasser på
Heftingsdalen.

Mulighetsstudiet: Arendal kommune bestilte i 2021 en rapport som inkluderer en kostnadskalkyle for
oppføring av et nytt renovasjonsanlegg identisk med eksisterende anlegg.

Avklaring rundt deponi:
ARIKS har tillatelse til å drive deponiet til 2048. AK og ARIKS er enige om at plan for stenging av deponi
utsettes inntil videre. Det er økonomisk positivt for alle parter med deponi drift så lenge som mulig, og
eventuelt kan deponiet opprettholdes (en viss tid) samtidig som øvrig virksomhet flyttes til ny tomt. Det
kan nedfelles i en opsjonsavtale at partene skal forhandle kompensasjon på et senere tidspunkt, og at
den ved uenighet skal undergis en forenklet tvisteløsning som sikrer rask og endelig avklaring. Det vil
forenkle prosessen nå og bidra til raskere fremdrift. AK er positiv innstilt til dette.

Administrasjonsbygget:
Diskuteres videre hvordan det kan håndteres.

Styrets behandling:
Styret har fått oversendt innspill som administrasjonen har sendt AK. Innspillene gjelder det ARIKS
mener er flere mangler og utelatelser i kalkylen fra Bygganalyse. Bygganalyse kommer med revidert
kalkyle.

Det ble stilt spørsmål om hvordan beslutningsprosessen er jfr møtene med AK. Prosessen er som følger:

  1. Administrasjon/styreleder forhandler med AK. Det skal fremforhandles en økonomisk kompensasjon,
    et beslutningsgrunnlag, for å flytte ARIKS til ny tomt.
  2. Beslutningsgrunnlaget behandles i styret for ARIKS.
  3. Styrets innstilling til representantskapet i ARIKS.
  4. Beslutning om flytting vedtas av representantskapet og Arendal Bystyre.

Informasjon til eierkommunene:
Det er enighet om at informasjon om status flytting av ARIKS skal oversendes til repr. skapet.

Vedtak

  1. Styret tok informasjonen som gjelder status for flytting av renovasjonsanlegget til orientering.
  2. Styret ber daglig leder oversende informasjon om status flytting av ARIKS til representantskapet.

Sak 45 Biogass (Orientering)

Daglig leder orienterte.

IATA (Indre Agder og Telemark avfallsselskap) har produsert biogass over lengre tid på deres
avfallsanlegg i Treungen, og har kunnskap og kompetanse på biogass produksjon. IATA har mottatt
matavfall fra flere avfallsselskap samt husdyrgjødsel som råstoff til anlegget. Biogassanlegget er i
midlertidig av eldre utgave og produksjonen er derfor avsluttet, og nå vurderer IATA investering i nytt
biogassanlegg med forbedret teknologi.

Agder samarbeid:
ARIKS komposterer i dag matavfall og hageavfall, men det kan bli vanskeligere fremover med tillatelse til
«åpen» rankekompostering av matavfall i nye lovverk. I forbindelse med flytteprosess er det samtidig
naturlig å vurdere nye muligheter. Det kan være interessant å vurdere muligheten for biogassproduksjon
av matavfallet sammen med IATA og andre avfallsselskap i Agder/Telemark. Behandling av matavfall og husdyrgjødsel i biogassanlegg gir en høy miljønytte sammenliknet med alternative behandlingsmåter, ved produksjon av strøm og varmt vann.

ARIKS kan fortsatt kompostere hageavfall som det er enklere å få tillatelse til, og produsere kompostjord. Det leveres inn mye hageavfall til våre avfallsanlegg som må håndteres.

Et biogassanlegg lokalisert i Bergene Holm-området, eller andre områder, for flere avfallsselskap, kan ha fordeler med tilgang til kumøkk og lokal anvendelse av biorester/gjødsel (populært hos bøndene). Et biogassanlegg krever tilgang til mye vann, og kan derfor ikke etableres hvor som helst. Hensynet til logistikk er også viktig.

Avfallsselskapene i Agder/IATA er positive til biogass ideen og er enige om at det bør utarbeides en mulighetsstudie om biogass anlegg. Her må det også fremkomme økonomiske beregninger for biogassanlegg, samt beskrivelse av mulig lokasjon.

Administrasjonen i ARIKS anser det som et viktig grunnlag for biogassproduksjon i Agder, at også Avfall
Sør som har den største matavfall-tonnasjen i Agder, stiller seg positiv til et mulighetsstudie.

Vedtak

  1. Styret tok informasjonen om biogassanlegg i Agder til orientering.
  2. Styret er positive til at det kan utarbeides en mulighetsstudie for biogassproduksjon i Agder.

Sak 46 Orientering om Returkraft AS (Orientering)

Daglig leder og styreleder orienterte.

Revidering av eneretts avtalene: Avfallsselskapene (eierne) har tildelt enerett for behandling av
husholdningsavfall til Returkraft. Avtalene utgår 2030. Arbeidet pågår med bistand av Adv Einar Bratteng.
Det sees spesielt på dette med tydeliggjøring av ansvar. Utkast vil bli fremlagt styret.

GF og eiermøte i RK:
Det ble avholdt GF og eiermøte i RK 4.5.23. Det ble diskutert løsninger til forankringsprosess hos de
ulike eierselskapene opp mot bakenforliggende kommuner. Det henvises til vedlagte protokoller.

Eiermøte, 4 beslutningspunkter som gjelder CCS (karbonfangst og lagring) ble diskutert:

  • Beslutning om igangsettelse av Mulighetsstudie (antatt kostnadsramme på mNOK 10,1)
  • Beslutning om sammensetning av styringsgruppe for CCS-prosjekt. Om CCS arbeidet fortsetter
    utover Mulighetsstudiet, er styringen for CCS-arbeidet tilordnet en egen styringsgruppe.
  • Beslutning om prosess vedr intensjonsvedtak i kommunene for mulighetsstudie og konseptstudie
  • Eiernes synspunkter vedr. kommunikasjon rundt fremtidig karbonfangstprosjekt

For styringsgruppa har eierne vedtatt følgende sammensetning;
to representanter for eierne, en representant hver for Kristiansand, Arendal og Agder Fylkeskommune og
en representant med kompetanse innen ledelse. Organiseringen vil gjelde frem til en eventuell ny
organisasjonsform blir bestemt, etter at Mulighetsstudiet er ferdigstilt.

Styringsgruppen for CCS ved Returkraft hadde møte 23.mai og var enige om å sende en felles epost til
alle eierselskap. Ansvaret for dialogen mellom eierselskapet og de bakenforliggende kommunene ligger
hos den enkelte eierselskap, men Returkraft kan delta på møter hvis eierselskapet ønsker dette.

Til hjelp for eierselskapene for informasjon til bakenforliggende kommuner, er følgende dokumenter
utarbeidet og vedlagt;

  • Notat for bruk ovenfor kommuner: Informasjon om kommende mulighetsstudie og videre veivalg knyttet til karbonfangstanlegg ved Returkraft
  • Presentasjon med overordnet beskrivelse av prosjektet

Det er ønske fra Ordfører i Kristiansand om et møte i «ordførergruppen» den 22.juni. RK anbefaler derfor
at de ulike eierselskapene har en dialog (dokumentene) med bakenforliggende kommuner før denne dato.

Administrasjonen i ARIKS anbefaler styret i ARIKS om å formidle videre vedlagte notat og presentasjonen til vårt representantskap samt eierkommunene.

Vedtak

  1. Styret tok informasjonen som gjelder Returkraft AS til orientering.
  2. Styret tar notat som gjelder informasjon om kommende mulighetsstudie og videre veivalg knyttet til
    karbonfangstanlegg ved Returkraft samt presentasjon med overordnet beskrivelse av prosjektet, til
    orientering.
  3. Styret ber administrasjonen videresende fremlagte notat og presentasjon til representantskapet og
    eierkommunene.

Sak 47 Eventuelt (Eventuelt)

Vedtak
Det var ingen saker til Eventuelt.


Styreprotokoll 31.05.2023