Protokoll fra styremøtet 30.08.2023
Styret i Agder Renovasjon IKS
Styremøte 6/23 30.08.2023, 09:00 – 14:00 (CEST)
Styremøte Heftingsdalen – møterom Hove
Deltatt
Erik Fløystad, styrets leder
Gunnar-Ole Lyngroth, styrets nestleder
Benedikte Nilsen Glommen, styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, styremedlem
Ingrid Dorthea Skårmo, styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, styremedlem
Terje Stalleland, styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, daglig leder
Eirik Kristiansen, økonomisjef
Forfall
ingen
Eksterne
Darya Yaduta, HMS/kvalitetsansvarlig Agder Renovasjon
Heidi Ekrem, Advokat Hald & co
Lene Langemyr, representantskapsleder
Lene R.L. Peersen, Aavonova
55 Godkjenning av innkalling og agenda
- Åpning av møtet ved styrets leder
- Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Saker til eventuelt
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.
56 Protokoll fra møte 5/23
Gjennomgang av styrets protokoll, eventuelle kommentarer eller endringer.
Styret godkjente og signerte protokollen.
57 Kvartals/halvårsregnskap
Administrasjonen orienterte styret om virksomhetens halvårsregnskap. Vedlagt styrepapirene var 1. versjon regnskap for 2. kvartal 2023, men på grunn av justert prognose for restavfallspris Returkraft 2023 før styremøtet, ble 2. versjon regnskap med endringer i prognose, gjennomgått av Eirik Kristiansen.
Kommentar:
Driftsinntektene:
Driftsinntektene 2.kvartal: 81,9 mill. 6,4 % økning i inntekt for fastavfall (renovasjonsgebyr, flere abonnenter) for første halvår 2023 sammenlignet med 2022 (3,5 % av dette var prisøkning). Godt salg i gjenbruksbutikken og salg av kompost/barkprodukter som bidrar positivt.
Driftskostnadene:
Driftskostnadene 2.kvartal: 73,2 mill. Returkraft: I 2022 ble det betalt ned på selvkost fra tidligere som forklarer den store forskjellen mellom 2022 og 2023. Pr 1.1.2023 er gammel selvkost i Returkraft nedbetalt, og pris for forbrenning av restavfall er i 2023 satt til 1050,- mot 2022 der pris var 1050,- + 650,-
(inklusive nedbetaling av selvkostgjeld). I tillegg er restavfallsmengden nedadgående.
Økte eksterne kostnader for innsamling av husholdningsavfall. NordRen påtar seg vaktmestertjenester med rydding av forsøpling rundt avfallsstasjoner som gir en ekstra kostnad, i tillegg til økt indeks. ARIKS tar et aktivt ansvar med å fjerne søppel (hindre flyveavfall), som igjen gir fornøyde brukere.
Resultat:
Resultat 2. kvartal 2023 viser et overskudd på 8,8 mill.
Prognose:
Prognose for året: Overskudd på 2,8 mill. Endring i prognose i 2. versjon på grunn av justert restavfallspris Returkraft 2023 (1200,- pr tonn).
Budsjett:
Det er budsjettert med et overskudd på 3,9 mill.
Styret tok kvartalsregnskapet til orientering.
58 Investeringsplan 2024-2027
Oversikt over administrasjonens forslag til investeringsplan for 2024 – 2027 med en behovs- og risikovurdering, var vedlagt innkallingen. Investeringsplanen ble gjennomgått av daglig leder.
Det er utfordrende med en investeringsplan når det p.t ikke er gjort en endelig beslutning for om avfallsanlegget skal flytte eller ikke. Plan er en avklaring innen 1. oktober 2023, for å skape forutsigbarhet for virksomheten og alle eierkommunene (representantskapets vedtak av april 2023). Utfordringen knytter seg til tilpasninger til nye lovkrav og behov for oppgradering og nyinvesteringer for å møte oppgavene som skal utføres på avfallsanlegget. Administrasjonen foreslår at investeringer knyttet til nye nasjonale krav om tekstilinnsamling og farlig avfall utbedring, planlegges på nåværende anlegg.
Investeringsplanen som er foreslått er derfor basert på beste estimat på dette tidspunkt.
Om beslutningen om flytting av avfallsanlegget kommer i løpet av 2023, vil administrasjonen gjøre en hensiktsmessig vurdering av kost/nytte for investeringene på nåværende anlegg. Om beslutningen blir å flytte avfallsanlegget med en konkret tidsplan i nær fremtid, kan det søkes om mulighet for dispensasjon fra nye lovkrav, om det blir vanskelig og kostnadsdrivende å tilpasse nye lovkrav på eksisterende lokasjon.
Styret innstilte enstemmig overfor representantskapet å vedta investeringsplanen.
59 Budsjett for 2024
Administrasjonens forslag til budsjett for 2024 var vedlagt, men revidert like før styremøte på grunn av justert restavfallspris (inkl CO2 avgift) i Returkraft. Budsjettet tar utgangspunkt i status og prognose for selvkost etter gjennomgang med Momentum. 2. versjon utkast til budsjett ble gjennomgått av Eirik Kristiansen i styremøte.
Returkraft (RK):
Det foreslås følgende restavfallspris i 2024: 1250,- pr tonn (nivå på CO2 avgift for 2024 er ukjent pt).
Status – selvkostfond (ARIKS):
I administrasjonens forslag til budsjett og renovasjonsgebyr er det hensyntatt årets prognose, og prognose for selvkostfond for fastavfall husholdning:
Selvkostberegninger – husholdningsrenovasjon:
Inngående balanse – selvkostfond, pr 31.12.2022: kr + 9 471 119
Selvkostresultat (prognose selvkostfond 2023): kr – 2 515 447
Kalkulerte renteinntekt/renteutgift selvkostfond: kr + 366 317
Prognose utgående balanse – selvkostfond 31.12.23: kr + 7 321 989
Renovasjonsgebyr/fastavfall:
Administrasjonen foreslår en økning av gebyrinntekten med 3,0 % (2,5% pris og 0,5% volum). Iht selvkostregelverket skal selvkosten gå i null i løpet av 5 år.
For slamtømminger:
Det foreslås en reduksjon i pris (10% reduksjon overfor kommunene) for å hensynta selvkostfondet for slam. Slamrenovasjon utbetales akonto fra kommunene. Kommunene fakturerer slam-/septikkundene.
Styret innstilte til representantskapet å godkjenne det fremlagte budsjett for 2024.
60 Langtidsbudsjett 2024 – 2027
Langtidsbudsjettet er basert på de forutsetningene som selskapet kjenner til av endringer i årene fremover, og er i henhold til selvkostresultat. Langtidsbudsjettet skal årlig revideres og oppdateres med alle nye kjente forutsetninger og skal godkjennes av representantskapet hvert år. Utfordring for langtidsbudsjettet er mulig flytteprosess og nivå på økonomisk kompensasjon for flytting. Eirik Kristiansen gjennomgår saken i styremøtet.
Forslag til langtidsbudsjett 2024 – 2027 er vedlagt.
Styret innstilte til representantskapet å godkjenne det fremlagte langtidsbudsjettet for 2024 – 2027.
61 Virksomhetsplan 2024-2027
Administrasjonens forslag til virksomhetsplan for 2024 – 2027 var vedlagt.
Styrets behandling:
Det er ønskelig at styret har en «workshop» før utarbeidelse av senere virksomhetsplan. Administrasjonen tar det til etteretning. Daglig leder orienterte at virksomhetsplanen er bygget på tidligere mal. Arbeidet med planen er forenklet med arbeid i ledergruppa, på grunn av stor arbeidsmengde med flytteprosess som krever ressurser. ARIKS utfører nå plukkanalyse sorteringsundersøkelse) for å kartlegge kildesorteringen hos abonnentene og renheten på plast og mat og hvor mye som er gjenvinnbart i restavfallet, for å ha utgangspunkt over målsetninger.
Styret innstilte enstemmig overfor representantskapet å vedta virksomhetsplan for Agder Renovasjon IKS 2024 – 2027.
62 Daglig leders statusrapport
Daglig leders statusrapport for august 2023 blir presentert. Rapporten var vedlagt og inneholder:
- Innsamling av husholdningsavfall og avvik statistikk
- Slamrenovasjon
- Avfallsmarkedet, gjenvinning og inntekter
- Besøksstatistikk
- Status økonomi
- Kundefordringer
- Personal, sykefravær, HMS/Avvik mm
- Samfunnsansvar og lærlinger
- Holdningsskapende arbeid
Styret tok statusrapporten til orientering.
63 MTM medarbeiderundersøkelse (Arbeidsmiljøkartlegging)
Det er gjennomført en MTM medarbeiderundersøkelse (arbeidsmiljøkartlegging) i ARIKS med bistand av Avonova. Darya Yaduta HMS /kvalitetsansvarlig i ARIKS og Lene fra Avonova presenterte rapporten. Rapporten gir en temperaturmåling på nåsituasjonen innad i organisasjonen. I kartleggingen blir ARIKS sammenlignet med 7000 andre bedrifter.
Resultatene viser tilsvarende som siste kartlegging, en høy trivselfaktor, ansatte trives med å arbeide i ARIKS, og at ARIKS er et godt arbeidssted. Engasjement er gått noe ned siden siste måling, men er fortsatt bra. Undersøkelsen brukes aktivt for å øke bevisstheten til hva som fungerer bra og må tas vare på, og hva man bør forsøke å forbedre.
Styret tar MTM (arbeidsmiljøkartleggingen) til orientering.
64 Status flytteprosess
Unntas offentlighet (offentleglova §24).
65 Eventuelt
Det var ingen saker til eventuelt utover flytteprosessen og bystyrets behandling som ble tatt inn i sak 66.
66 Oversikt over gjeld i ARIKS
Signert av
Erik Fløystad
06.09.2023, 10:33
med Enkel signatur bekreftet med SMS-engangspassord
Erik Fløystad
Styrets leder
Signert av
Bjørg Engeset L Eide
05.09.2023, 21:16
med Enkel signatur bekreftet med SMS-engangspassord
Bjørg Engeset L Eide
Styremedlem
Signert av
Terje Stalleland
04.09.2023, 13:54
med Enkel signatur bekreftet med SMS-engangspassord
Terje Stalleland
Styremedlem
Signert av
Gunnar-Ole Lyngroth
06.09.2023, 08:35
med Enkel signatur bekreftet
med SMS-engangspassord
Gunnar-Ole Lyngroth
Styrets nestleder
Signert av
Ingrid Dorthea Skårmo
08.09.2023, 14:47
med Enkel signatur bekreftet med SMS-engangspassord
Ingrid Dorthea Skårmo
Styremedlem
Signert av
Benedikte Nilsen Glommen
11.09.2023, 16:48
med Enkel signatur bekreftet
med SMS-engangspassord
Benedikte Nilsen Glommen
Styremedlem
Signert av
Ole Thomas Gustavsen
04.09.2023, 13:03
med Enkel signatur bekreftet med SMS-engangspassord
Ole Thomas Gustavsen Styremedlem
