Protokoll fra styremøtet 27.09.2023
Styret i Agder Renovasjon IKS (ARIKS)
Styremøte 7/23 27.09.2023, 09:00 – 12:00
Styremøte Heftingsdalen – møterom Hove
Deltatt
Erik Fløystad, styrets leder
Gunnar-Ole Lyngroth, styrets nestleder
Benedikte Nilsen Glommen, styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, styremedlem
Ingrid Dorthea Skårmo, styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, styremedlem
Per Øyvind Erlandsen, varamedlem
Anita Aanonsen Jernquist, daglig leder
Eirik Kristiansen, økonomisjef
Forfall
ingen
67 Godkjenning av innkalling og agenda
- Åpning av møtet ved styrets leder
- Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Saker til eventuelt
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.
68 Protokoll fra møte 6/23
Gjennomgang av styrets protokoll, eventuelle kommentarer eller endringer.
Styret godkjente og signerte protokollen.
69 Ledelsens gjennomgang
Formål med ledelsens gjennomgang:
Prosedyren skal sikre at ledelsen gjennomgår HMS-systemet årlig for å sikre at det fungerer og vurdere forbedringer. Videre vurdere effektiviteten av egen virksomhet knyttet til HMS og kvalitet, og i denne forbindelse være med på å forbedre og styre retning samt forankring av kontinuerlig forbedringsarbeid i ledelsen.
Rapportering:
HMS og kvalitetssansvarlig skal sørge for at tiltaksplan fra ledelsens gjennomgåelse sendes til AMU og gjennomgås i styremøte årlig. Vedlagt var rapport, ledelses gjennomgang 2023 som ble presentert at HMS og kvalitetsansvarlig Darya Yaduta.
Styret tok ledelsens gjennomgang 2023 til orientering.
70 Oversikt over gjeld i ARIKS
Agder Renovasjon IKS sin gjeld er i Kommunalbanken. Vedlagt var oversikt over samlet gjeld i selskapet med forventet saldo pr 01.01.24 samt oversikt over årlig nedbetaling fremover. Forventet lånesaldo for lån i Kommunalbanken pr 1.1.24 er 59, 8 mill.
Styret tok oversikten over samlet gjeld i ARIKS, til orientering.
71 Status flytteprosess
By – og kommunestyrenes vedtak:
Arendal bystyre og Grimstad kommunestyre gjorde følgende vedtak/innstilling 31.8.23. Kommunens representant skal fremme følgende forslag i ARIKS representantskap:
1. ARIKS flytter sin virksomhet på Heftingsdalen uavhengig av Morrow Batteries AS sin utøvelse av opsjon på området. Dette for å skape forutsigbarhet for ARIKS drift og virksomhet.
2. Styret i ARIKS bes innen april 2024 utarbeide og legge frem en strategi for nytt renovasjonsanlegg. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
3. Grimstad kommune foretrekker Longum Nord som ny lokasjon for ARIKS.
3. Arendal bystyre legger til grunn at ny lokasjon for ARIKS legges inn i Arendalplanområdet Longum Nord og reguleres så raskt som mulig.
Tillegg for Grimstad:
4. Kommunestyret i Grimstad anmoder om en snarlig sluttføring på forhandlingene mellom ARIKS og Arendal kommune.
Froland kommunestyre vedtak 21.9.23, lagt til 26.9.23:
Froland kommunestyre vedtar at Froland kommunes representant skal fremme følgende forslag i Agder Renovasjon IKS (ARIKS) representantskap:
Styret i Agder Renovasjon IKS bes innen utgangen av 2023 utarbeide og legge frem en strategi for nytt renovasjonsanlegg. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
Dersom Agder Renovasjon IKS skal flytte sin virksomhet på Heftingsdalen uavhengig av Morrow Batteries AS sin utøvelse av opsjon på området, bes det foreligge en garanti for at Arendal kommune kompenserer ARIKS for de merkostnader en slik flytting medfører. Det vil si at slike merkostnader ikke pålegges innbyggerne i kommunene i form av økte renovasjonsgebyrer.
Forhandlinger:
Arendal kommune vil etter høstferien presentere forslag til en komplett løsning for en økonomisk kompensasjon. Det er avtalt at det skal være et nytt forhandlingsmøte etter det. ARIKS har vært tydelige på at det må være tid nok for selskapet å gjennomgå forslaget fra kommunen, før et nytt forhandlingsmøte.
For ARIKS gjelder det kompensasjon for: 1. Avfallsanlegget 2. Administrasjonsbygget 3. Deponi (antar forhandling på et senere tidspunkt).
Daglig leder har igangsatt utarbeidelse av et notat som beskriver historikken, hva er gjort i «flyttesaken» fra oppstart i 2021, fagkyndige og økonomiske kalkyler, samt føringer fra styret og representantskap. Dette notatet vil være et grunnlag for administrasjonens anbefaling som gjelder forhandlingsresultatet.
Administrasjonens kommentar:
En forutsetning for å fremlegge en strategi, er at det bygger på et økonomisk grunnlag. Arendal kommune (AK) og ARIKS forhandler om erstatningsbeløp for å flytte ARIKS fra Heftingsdalen til Longum Nord. I prosessen for mulig flytting, har det vært nødvendig med arbeid i forbindelse med hvordan utforming av nytt renovasjonsanlegg med tilhørende oppgaver kan bli på ny tomt, noe selskapet kan bygge strategiarbeidet videre på.
Administrasjonens forslag til vedtak:
- Administrasjonen innkaller til ekstraordinært styremøte om behov, for å behandle forhandlingsresultatet og det økonomiske tilbudet fra Arendal kommune.
- Styret tar by – og kommunestyrenes vedtak til orientering.
- Styret anbefaler representantskapet følgende: Det må fremlegges et økonomisk grunnlag som viser den økonomiske kompensasjonen fra Arendal kommune for å flytte ARIKS, en kompensasjon som gjør at ARIKS kan få etablert ett nytt fungerende anlegg. Dette må være en forutsetning for representantskapets vedtak om å flytte ARIKS sin virksomhet på Heftingsdalen uavhengig av Morrow Batteries AS sin utøvelse av opsjon på området.
- Styret avventer påbegynnelse av strategiarbeid for utarbeidelse av nytt inntil representantskapet har gjort sitt vedtak 11.10.23. renovasjonsanlegg.
- Styret ber administrasjonen påbegynne strategiarbeidet etter representantskapets vedtak 11.10.23. I strategien for nytt renovasjonsanlegg, skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
- Utforming av tomt for nytt renovasjonsanlegg på Longum Nord prioriteres i strategiarbeidet. Om tomten kan tilpasses behovet til nytt renovasjonsanlegg (høyder, infrastruktur) så kan det gi besparelser.
Styrets behandling:
Styret har sett nærmere på vedtakene som er gjort i eierkommunene, og har benyttet det som utgangspunkt for sin innstilling. En forutsetning for å fremlegge en strategi, er at det bygger på et økonomisk grunnlag, jfr. det erstatningsbeløpet som Arendal kommune og ARIKS forhandler om, for å flytte ARIKS fra Heftingsdalen til Longum Nord.
Forslag til vedtak (styrets innstilling):
- Representantskapet i Agder Renovasjon IKS (ARIKS) ber styret i ARIKS innen april 2024 utarbeide og legge frem en strategi for nytt renovasjonsanlegg. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
- Representantskapet i ARIKS foretrekker Longum Nord som ny lokasjon for ARIKS, og legger til grunn at ny lokasjon legges inn i planområdet Longum Nord og reguleres så raskt som mulig.
- Representantskapet i ARIKS ber om en snarlig sluttføring på forhandlingene mellom ARIKS og Arendal kommune. Forhandlingene gjelder en økonomisk
kompensasjon for avfallsanlegget og administrasjonsbygget ved flytting. Erstatning for dagens deponi som skal erstattes av Arendal kommune, utsettes til et senere tidspunkt, slik partene er enige om. - Dersom ARIKS skal flytte sin virksomhet på Heftingsdalen uavhengig av Morrow Batteries AS sin utøvelse av opsjon på området, bes det foreligge en garanti for at Arendal kommune kompenserer ARIKS for de merkostnader en slik flytting medfører. Det vil si at slike merkostnader ikke pålegges innbyggerne i kommunene i form av økte renovasjonsgebyrer.
72 Status Returkraft
Daglig leder orienterer om status for Returkraft (RK).
Status selvkostpris og næringsresultat:
Selvkost: Prognose for selvkostpris 2023 er 1200,-/tonn. Det pågår en diskusjon rundt fremtidige selvkostpriser, og temaet er blant annet tatt opp i styret i RK og i administrativt kontaktforum. Det er en diskusjon rundt fremtidige selvkostpriser og hensynet til konkurransen i markedet (samt at selskapets må være bærekraftig). CO2 avgiften som er økende, må også inkluderes i prisene for levering til Returkraft.
Næring: For 1.halvår har RK en overføring til egenkapitalen (≈næringsresultatet) på 22,1mill som er 30,1 mill under budsjett. Avviket skyldes i all hovedsak nedgang i strøminntekten. Det har vært en betydelig reduksjon i strømprisen for perioden ift den prisbanen som var lagt inn i budsjettet.
Avfallsmarkedet: Det skal arbeides med fremtidig marked i RK for å sikre tonnasje og inntekter til RK fremover.
Status forsikringsoppgjør som pågår og forsikringspremie 2024:
Forsikringspremien for RK tidobler seg fremover sammenlignet med 2021 (2,3 mill i 2021 til estimert 25 mill i 2024). RK har mottatt 164 mill av KLP i skadeoppgjøret av en total utgift på 250 mill. Det neste er en utsendt stevning fra RK (20.9.23).
CCS status: Styringsgruppe for CCS er etablert og består av: En person fra Arendal kommune, en person fra Kristiansand kommune, to personer fra eierselskapene (Arild fra Avfall Sør og Odvar Eikeland fra Risør- og Tvedestrandregionens Avfallsselskap) og representanter fra RK, i tillegg prosjektleder med ekstern kompetanse. Det er besluttet å igangsette et mulighetsstudie (plan ferdig 2024).
Styret tok status for Returkraft AS til orientering.
73 Forberedelse til representantskapsmøte
Saken gjelder en orientering om representantskapsmøte som skal avholdes 11.10.23.
Styret har behandlet og gitt innstilling til representantskapet i følgende saker:
- Investeringsplan 2024 – 2027
- Budsjett 2024
- Langtidsbudsjett 2024 – 2027
- Virksomhetsplan 2024 – 2027
- Oppfølging av utestående kundefordringer
Andre saker:
Flytteprosess for ARIKS. jfr sak 71 status flytteprosess og representantskapets mulige føringer: Styret i ARIKS bes innen april 2024 utarbeide og legge frem en
strategi for nytt renovasjonsanlegg. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
Styret får tilsendt kopi av innkalling og saksliste til representantskapsmøte. Styremedlemmer kan møte, men styrets leder og daglig leder plikter å møte i
representantskapet.
Styret tar innkalling og saksliste til representantskapsmøte til orientering.
74 Eventuelt
Det var ingen saker til Eventuelt.
