Styret i Agder Renovasjon IKS
Dato: Mandag 27.05.2024, 12:00 – 15:30
Sted: Møterom Hove, Heftingsdalen
Behandlingsmåte: Fysisk møte


Deltatt:
Nina Jentoft, Styrets leder
Lars Marius Nilsen, Styrets nestleder
Arne Jenssen, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Per Øyvind Erlandsen, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef


Sak 32 – Godkjenning av innkalling og agenda

  • Åpning av møtet ved styrets leder
  • Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
  • Godkjenning av innkalling og dagsorden
  • Saker til eventuelt

Beslutning:
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.


Sak 33 – Protokoll fra møte

Styrets protokoll fra siste styremøte er sendt ut, godkjent og signert av styret.

Beslutning: Styret har godkjent og signert protokollen.


Sak 34 – Kvartals/halvårsregnskap

Vedlagt er utkast til regnskap for 1.kvartal 2024 som ble gjennomgått av Eirik Kristiansen.

Kommentar:
Driftsinntektene: 42,1 mill. Papp og papir selges nå løst og ikke presset som tidligere. Pressa er fjernet fra papirhall. Det gir lavere salgspris, men reduserte vedlikeholdskostnader og strømkostnader på en eldre presse. Positivt salg i gjenbruksbutikkene/Brukbar.

Det arbeides nå med ny avtale på metaller (kompleksjern og rene fraksjoner) med ny leverandør som vil bidra til beregnet ca 0,7 mill i økte inntekter pr år.

Avsetning av trevirke. Tidligere var det en kostnad å avsette trevirke, de siste månedene får vi betalt (ca 350,-/400,- pr tonn). Med ca 5000 tonn husholdningstrevirke, bidrar dette positivt til inntekter fra avfallet.

Driftskostnadene: 41 mill. Kostnader som forventet. Sigevannskostnadene er høyere enn budsjettert.

Resultat:
Resultat 1. kvartal 2024: 959 000,-.

Prognose for året: 90 000,-. Forventning til inntekter og kostnader samsvarer med budsjett.

Budsjett: Det er budsjettert med et mindre overskudd på 145 000,-.

Beslutning: Styret tok regnskapet for 1.kvartal 2024 til orientering.


Sak 35 – Daglig leders statusrapport mai 2024

Daglig leder orienterte fra statusrapporten som var vedlagt. Det ble orientert om et par saker i tillegg:

ARIKS er med i renovasjonsbenchmarking 2024, og endel av denne er måling av kundetilfredshetsmåling (telefon intervjuer). ARIKS oppnår svært gode resultater på kundetilfredshet.
Administrasjonen kommer med endelig rapport på benchmarking 2024 når de andre parametrene er ferdig målt og beregnet.

Styret ble orientert om en alvorlig hendelse med rygging av renovasjonsbil. NodRen håndterer denne
saken på best mulig måte, og går igjennom sine rutiner for håndtering av slike hendelser.

Beslutning:
Styret tok statusrapporten til orientering.


Sak 36 – Strateginotat nytt renovasjonsanlegg

Det henvises til representantskapets vedtak av 11.10.23, pkt 1: Representantskapet ber styret i ARIKS innen april 2024 utarbeide og legge frem en strategi for nytt renovasjonsanlegg.

Styrets behandling:
Det henvises til sak 26/24 behandlet i styremøte 20.3.24. Administrasjonen har fulgt opp styrets behandling, og oversendt revidert forslag til strateginotat for nytt renovasjonsanlegg på epost 11.4.24. Dokumentet er vedlagt. Det er gjort noen justeringer på foreløpig tidsplan. Daglig leder presenterte forslaget.

Strategidokumentet er første versjon, og det legges opp til at dokumentet kan utvikles og suppleres etter hvert som prosessen med flytting av avfallsanlegget skrider frem.

Administrasjonens anbefaling:
Styret innstiller til representantskapet å godkjenne strateginotatet for nytt renovasjonsanlegg i representantskapsmøte 11.6.24.

Veien videre – jfr kap 7 avsnitt 2 i strateginotatet:
Styret ønsker å styrke administrasjonens kapasitet og kompetanse i form av en prosjektressurs med ansvar for å lede arbeidet med etablering av nytt anlegg innen de rammer vi har, og planlegging og gjennomføring av flytteprosessen.

Administrasjonens anbefaling:
Administrasjonen foreslår at det iverksettes en prosess knyttet til å engasjere en prosjektressurs høsten 2024, etter endelig beslutning i Arendal bystyre og representantskapet om flytting og godkjenning av avtale mellom Arendal kommune og ARIKS.
I utkast til avtale mellom Arendal kommune og ARIKS, står det anført: Når avtale er signert skal ARIKS umiddelbart iverksette prosessen knyttet til prosjektering/planlegging og anskaffelse av nytt renovasjonsanlegg/administrasjonsbygg.

Status flytting av ARIKS:
Daglig leder og økonomisjef orienterte om status for forhandlinger og avtaler med Arendal kommune som gjelder flytting av ARIKS. ARIKS får bistand av advokatfirma Tofte Hald AS.

Styrets behandling:
Det fremkom i møtet et par forslag til tilføyelser i strateginotatet som legges inn i notatet.

Beslutning:

  1. Styret innstiller til representantskapet å godkjenne det fremlagte strateginotatet for nytt renovasjonsanlegg, med de tillegg som fremkom i møtet.
  2. Styret ber administrasjonen gjennomgå en prosess med hensikt å engasjere en prosjektressurs høsten 2024, etter endelig beslutning i Arendal bystyre og representantskapet om flytting og godkjennelse av avtale mellom Arendal kommune og ARIKS.
  3. Styret tar status for avtale med Arendal kommune om flytting til orientering.

Sak 37 – Terminering av avtale ÅEV og ARIKS

Daglig leder orienterte.

Gjelder avtale fra 24.10.2006 mellom Å Energi Varme og Agder Renovasjon IKS om leveranse av deponigass fra Heftingsdalen til ÅEV sin energisentral i Arendal. Partene er enige om en terminering av avtalen. Bakgrunnen er at det ikke er tilstrekkelig deponigass (etter deponiforbudet) for å kunne
opprettholde gassleveransen. Det er derfor formålstjenlig for begge parter å avslutte avtalen. ARIKS tar ansvar for at rør og utstyr kobles fra Å Energi og gassbua, og gassledning håndteres på en forskriftsmessig måte. MG Teknik bistår ARIKS i arbeidet slik at det blir forsvarlig håndtert og
dokumentert.

Oppsummering av følgende «deponigass tiltak» i virksomheten:

  1. Avslutning av avtale mellom Å Energi Varme og ARIKS, bidrar til tilpasning for avslutning av deponi
    sett i forhold til flytteprosess.
  2. Optimalisering av fakling av deponigass som en erstatning, etter krav fra Statsforvalteren.

Beslutning:
Styret tar avslutning av deponigassavtalen mellom ÅEV og ARIKS til orientering.


Sak 38 – Kommunale renovasjonsgebyr i Agder 2024

Daglig leder orienterte. Oversikt over kommunale renovasjonsgebyrer i Agder 2024 for husholdningsrenovasjon var vedlagt.

Beslutning:
Styret tar oversikt over kommunale renovasjonsgebyr i Agder til orientering.


Sak 39 – Årsrapport arbeidsmiljøutvalg (AMU) 2023

Daglig leder orienterte.
Iht styrets årsplan, skal årsrapporter fra AMU fremlegges for styret. Vedlagt er årsrapport AMU 2023.

Beslutning:
Styret tar årsrapport fra arbeidsmiljøutvalget (AMU) 2023 til orientering.


Sak 40 – Årsrapport Bedriftshelsetjenesten 2023

Daglig leder orienterer. Årsrapport bedriftshelsetjenesten 2023 er vedlagt og fremlegges styret til orientering. Årsrapporten gir en oversikt over Avonova Helse sin bistand til ARIKS:

Regelverket for bedriftshelsetjenesten ble endret 1. januar 2023, der bedriftshelsetjenestens hovedoppgaver er tydeligere, og risikobildet i bedriftene skal være styrende for tjenester som leveres. Bedriftshelsetjenestene skal bistå arbeidsgivere med å forebygge arbeidsrelatert skade og sykdom.

Årsrapporten gir anbefalinger for videre forebyggende HMS-arbeid. Rapporten er gjennomgått i AMU. Det er et stort fokus på HMS i bedriften, og på vernerundene er det god deltakelse både fra ledelse og verneombud.

Det er ingenting i rapporten som tilsier at styret må gjøre tiltak.

Styrets behandling:
Styret kommenterte at bedriftshelsetjenesten sin anbefaling om tiltak i rapporten kunne misforstås. Administrasjonen er enig i at rapporten kan misforstås, og har tatt kontakt med BHT.
HMS tiltak som anbefales er en videreføring av dagens arbeid med HMS i selskapet.

Beslutning:
Styret tar årsrapport Bedriftshelsetjenesten 2023 til orientering.


Sak 41 – Årsrapport 2023 Agder Renovasjon IKS

Vedlagt var årsrapport 2023 for Agder Renovasjon IKS. Rapporten er produsert av kundesenteret der leder av kundesenteret er ansvarlig for utarbeidelsen. De siste par årene har vi utført dette arbeidet selv, med en god økonomisk besparelse.

Beslutning:
Styret tar årsrapport 2023 for Agder Renovasjon IKS til orientering.


Sak 42 – Tekstiler – nye nasjonale krav

Daglig leder og styreleder gav en kort status oppdatering som gjelder nye nasjonale krav for innsamling av tekstiler. Det endelige nasjonale regelverket for tekstiler er ikke vedtatt, og mye er fortsatt usikkert. Samfunnsbedriftene anbefaler at avfallsselskapene avventer innsamlingen, til endelig beslutning er tatt. Nedstrømsløsninger for tekstiler er uavklart (hvem, hva, hvor), men det forventes en endelig beslutning om håndtering av tekstiler i slutten av året. Krav til produsentansvar kommer tidligst i juni 2026. Produsentansvar innebærer et system som skal dekke kostnadene for avfallshåndteringen av produktene.

Samfunnsbedriftene har opprettet et nettverk for innsamling av tekstiler der ARIKS er med. Det arbeides for like løsninger i hele landet.

Muligheter for tekstilhåndtering og sortering i sammenheng med det nye avfallsanlegget, kan være naturlig å vurdere nærmere, i samarbeid med de andre avfallsselskapene. Dette er også beskrevet i strateginotatet for nytt renovasjonsanlegg.

Hilde Hvoslef som er prosjektleder for tekstiler, orienterer styret om status høsten 2024.

Beslutning:
Styret tar status for tekstiler og nye nasjonale krav til orientering, og avventer ytterligere informasjon fra prosjektleder høsten 2024.


Sak 43 – Orientering om Returkraft AS

Daglig leder orienterte fra Returkraft AS.

Regnskap 2023 for Returkraft:
Forsikringsoppgjør 212 mill. Selvkostpris på 1294,- pr tonn (inkl CO2 avgift 131,- pr tonn). Selvkostresultat: 1,2 mill. Næringsresultat: 19,1 mill.

Selvkostberegning prognose 2024:
Prognose for året: Næringsresultat på ca. – 17 mill. Det krever fokus på inntekstøkning og kostnadsreduksjoner gjennom flere tiltak.

Estimert selvkostpris 2024: 1695,- pr tonn restavfall (inkl CO2 avgift 485,- pr tonn). Hovedårsak til en økning av pris for forbrenning av avfall er reduserte strøminntekter og prispress i market (svenskesuget grunnet økte CO2 avgifter i Norge). Det arbeides med å sikre et økonomisk bærekraftig avfallsmottak, med ulike tiltak for «nye» fraksjoner på Returkraft.

Regress:
Det forberedes søksmål mot SAR/Tryg. Det gjelder tap som er påført RK som ikke er dekket av KLP (kreve refundert eller dekket et utlagt beløp hos SAR/Tryg).

CCS (karbonfangst, transport og lagring):
Det henvises til notat oversendt styret på epost 7.5.24 som gjelder status og videre konseptfase for karbonfangst på Returkraft. Notatet er også oversendt representantskap i ARIKS og eierkommunene. I 2030 er det beregnet en statlig avgift på 2000,- pr tonn CO2 (restavfall x0,55 = 1100,- pr tonn). For at Agder skal få realisert et karbonfangstanlegg som kan fjerne utslipp fra vårt avfall, vil det være nødvendig at staten kommer med rammevilkår som muliggjør en bærekraftig forretningsmodell.

Mulighetsstudiet for CCS er igangsatt med støtte fra Climit, Fylkeskommunen, Kristiansand kommune og Arendal kommune. Prosjektadministrasjonen og styringsgruppa har jevnlige møter, og har forberedende arbeid for de forankringsprosessene som er nødvendige i 2024. Det blir et tema i eiermøte i juni (Returkraft) om eierselskapene godtar neste trinn (konseptstudie og søknader om støtte) i CCS prosessen.

Vedlagt er: Oversikt over planlagt fremdriftsplan i CCS og møtereferat fra styringsgruppen CCS 16.5.24. I styringsgruppen er representanter fra eierne/avfallsselskapene samt deltakere fra Arendal kommune og Kristiansand kommune.

Eierstategi:
Eiersselskapene er igang med å utarbeide et utkast til eierstrategi. Plan er gjennomgang av denne i eiermøte på Returkraft i juni. Styreleder og daglig leder har gjennomgått utkastet og gitt innspill til administrasjonen i Returkraft.

GF og eiermøte RK:
Styreleder og daglig leder stiller for ARIKS i møte 10.6.24.

Beslutning:
Styret tok informasjonen som gjelder Returkraft AS til orientering.


Sak 44 – Forlengelse av ansvarlig lån – Returkraft AS

Daglig leder orienterte.
Agder Renovasjon IKS har sammen med de andre avfallsselskapene/eierne et ansvarlig lån til Returkraft på totalt 70 mill. Det er en låneavtale som ble vedtatt av representantskapet i 2018. ARIKS har et ansvarlig lån på 21,7 mill hvor det beregnes rente, der renteberegningen i 2023 ble 1,3 mill for ARIKS.

Returkraft er i dialog med Nordea om refinansiering. En av lånebetingelsene fra Nordea er at det ansvarlige lånet fra eierne ikke kan nedbetales så lenge lån til Nordea løper.
Det ansvarlige lånet løper i dag frem til 31.12.2025, slik at Returkraft trenger en fornyelse på dette lånet for å ikke komme i brudd med lånebetingelsene fra Nordea. Det foreslås derfor at forfall på det ansvarlige lånet forlenges til 31.12.27.

Det er en sak som må styrebehandles og endelig vedtas av representantskapet.

Grunnet en forventet lang formell beslutningsprosess, er eierselskapene bedt om flg:
En tentativ aksept eller vurdering fra eierselskapene på om forlengelse av det ansvarlige lånet kan forventes å bli akseptert av deres eierselskap (frist 3.mai). Saken er tatt opp med styreleder og representantskapsleder 26.4.24 som har gitt sin foreløpige aksept på en forlengelse av det ansvarlige lånet på 2 år, men at saken tas opp til styrebehandling og endelig behandling i representantskapsmøte 11.6.24.

Administrasjonens anbefaling:
Administrasjonen anbefaler at det ansvarlige lånet forlenges til 31.12.27. Lånet gir ARIKS gode renteinntekter.

Beslutning:
Styrets innstilling:
Styret anbefaler representantskapet i Agder Renovasjon IKS å forlenge løpetid på ansvarlig lån til 31.12.27. Agder Renovasjon IKS har 21,7 mill i ansvarlig lån i Returkraft som utgår 31.12.2025.


Sak 45 – Eventuelt

Ingen saker.
Neste styremøte 18.juni kl 9.00.
Beslutning:
Det var ingen saker til Eventuelt.