Styret i Agder Renovasjon IKS
Dato: Mandag 26.02.2024, 09:00 – 12:00
Sted: Møterom Hove, Heftingsdalen
Behandlingsmåte: Fysisk møte
Deltatt:
Nina Jentoft, Styrets leder
Lars Marius Nilsen, Styrets nestleder
Arne Jenssen, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Per Øyvind Erlandsen, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef
Sak 11 – Godkjenning av innkalling og agenda
- Åpning av møtet ved styrets leder
- Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Saker til eventuelt
Beslutning:
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.
Sak 12 – Protokoll fra møte
Styrets protokoll fra siste styremøte er sendt ut, godkjent og signert av styret.
Beslutning:
Styret har godkjent og signert protokollen.
Sak 13 – Foreløpig regnskap 2023
Oppdatert (versjon 2) regnskap for 2023 var vedlagt og ble gjennomgått av økonomisjef. Envidan/Momentum har gjennomgått selvkost og det er hensyntatt i regnskapet. Det er foreslått et utbytte på 4 mill fra ARNAS. Et eventuelt utbytte vil bli utbetalt i sin helhet direkte til eierkommunene i henhold til deres eierandel i ARIKS.
Returkraft, foreløpig selvkostpris for å levere restavfall i 2023 er pr 21.2.24 1295,- (inkludert CO2-avgift på 131,-).
Driftsinntekter:
Foreløpig driftsinntekter for 2023: 163,1 mill. (Budsjett: 160,9 mill. Prognose: 165 mill).
Kommentar: Økte inntekter for fastavfall (renovasjonsgebyr – flere abonnenter og endringer i abonnement). Reduserte inntekter for avsetning av papir grunnet lavere priser i markeder. Gode inntekter for salg av metall og godt salg i gjenbruksbutikken/Brukbar.
Driftskostnadene:
Foreløpig driftskostnadene for 2023: 157,4 mill. (Budsjett: 155,7 mill. Prognose: 158,7 mill).
Kommentarer: Generell prisøkning. Økte behandlingskostnad for avfall, økt indeks innsamling, transport og dieseltillegg, og økte strøm utgifter. Redusert kostnad på Returkraft, redusert selvkostpris etter forsikringsoppgjøret. Økte kostnader reperasjon og vedlikehold anlegg og maskiner (plan for å fase ut eldre utstyr).
Foreløpig resultat:
Foreløpig resultat for 2023 er et overskudd 10,3 mill som inkluderer forslag til et utbytte til eierkommunene på 4 mill. (Budsjett: Overskudd på 3,9 mill.)
Selvkostberegninger – husholdningsrenovasjon:
Etterberegning av selvkosten for husholdningsavfall og slam samt beregning næringsavfall er hensyntatt i oppdatert versjon.
Det var enighet om at administrasjonen tar en gjennomgang av selvkost i neste styremøte.
Beslutning:
Styret tar foreløpig regnskap 2023 for Agder Renovasjon IKS til orientering.
Sak 14 – Daglig leders statusrapport
Daglig leder presenterte statusrapport. Rapporten inneholder:
- Husholdningsrenovasjon og hytterenovasjon og avvik statistikk
- Statusmøter med NordRen
- Slamrenovasjon
- Husholdningsavfalls mengder (årlig)
- Avfallsmarkedet, gjenvinning og inntekter
- Status økonomi
- Kundefordringer
- Personal, sykefravær, HMS/avvik m.m
- Lærlinger og tiltaksplasser
- Omvisninger og holdningsskapende arbeid
Rapporten inkluderer også en oppsummering av møte 6.2.24 mellom ARIKS og NordRen der evaluering av renovasjonen i forbindelse med snøkaos var tema.
Beslutning:
Styret tok statusrapporten til orientering.
Sak 15 – Organisasjonskart for ARIKS
Daglig leder orienterte. Det er gjort endringer i selskapet over tid og det har derfor vært behov for å
oppdatere organisasjonskartet slik at det samsvarer med dagens stillinger og funksjoner.
Organisasjonskart for Agder Renovasjon IKS pr 25.1.24, er vedlagt.
Beslutning:
Styret godkjenner oppdatering av organisasjonskart for ARIKS
Sak 16 – Styreansvarforsikring
Styreansvarforsikring:
Daglig leder orienterte. Det er ikke tegnet styreansvarforsikring tidligere for styremedlemmene i ARIKS. Det ble vurdert for noen år siden, men konkludert med at det ikke var hensiktsmessig å tegne styreansvarforsikring i et IKS.
Det er naturlig at det gjøres en ny vurdering om det bør tegnes en styreansvarsforsikring. Som alle typer forsikring, med en vurdering av sannsynlighet og konsekvens av mulige utfall, målt mot premien. Det samsvarer også med revidering av styreinstruks (sak 17/24) der dette fremgår i avsnitt
styreansvar.
Innspill fra revisor: Styrets ansvar er i utgangspunktet uavhengig av organisasjonsform, og det foreligger et individuelt personlig ansvar knyttet til rollen. At et IKS har ubegrenset økonomisk ansvar gjennom sine eiere, endrer ikke adgangen/muligheten for til å stille et styremedlem til ansvar for sin handling. Ansvaret er i hovedsak knyttet til å påføre andre et økonomisk tap gjennom en forsettlig eller uaktsom handling, alternativt manglende handling.
Videre: De fleste andre avfallsselskap i regionen har tegnet styreansvarforsikring, slik at en tilsvarende ordning for styremedlem i ARIKS da vil være på linje med andre tilsvarende selskap. Det er vanlig standard at ledelse (daglig leder) også er dekket inn i en styreanvarforsikring.
Tilbud på forsikring:
Premie varierer med bransje og virksomhetens størrelse/omfang og økonomi. Økonomisjef presenterte et utgangspunkt for årlig premie for en slik forsikring som ansees som rimelig.
Administrasjonens anbefaling:
Det anbefales at det tegnes styreansvarforsikring for styremedlemmene i ARIKS, og at en slik forsikring også dekker daglig leder.
Beslutning:
Styret godkjenner at det tegnes styreansvarforsikring for styrets medlemmer og daglig leder i ARIKS.
Sak 17 – Revidering av styreinstruks
Daglig leder orienterte om forslaget. Gjeldende styreinstruks er fra 2021, og det står på agenda for styret en revidering av styreinstruks. I vedlagte forslag til revidert styreinstruks, er det inntatt styreansvar forsikring jfr styresak og styreevaluering i instruksen. Forslag til endringer var markert med rød tekst.
Beslutning:
Styret godkjenner vedlagte reviderte styreinstruks.
Sak 18 – Regionalt biogassanlegg
Daglig leder orienterte. Avfallsselskapene i Agder, samt IATA og et par avfallsselskap i Rogaland (totalt 11 avfallsselskap), igangsetter mulighetsstudie for et regionalt biogassanlegg for behandling av matavfall og husdyrgjødsel. Prosjektleder er daglig leder i IATA, og prosjektdeltakere er daglig ledere i
ARIKS, Maren og SMG.
Østre Agder forum for infrastruktur og samfunnsplanlegging, har henvendt seg til avfallsselskapene i øst, for en mulig samordning av biogass for både matavfall og slam fra kommunene.
Avfallsselskapene har redegjort at det ikke er ønskelig å blande dette, da håndtering av slam fra avløpsanlegg og matavfall sammen gir et vesentlig mer problematisk sluttprodukt med begrenset bruksområde (bruksrestriksjoner). Norwaste utarbeider en redegjørelse for dette.
Avfallsselskapene iverksetter en egen utredning (mulighetsstudie) knyttet til matavfall og husdyrgjødsel bruk til biogassproduksjon. Østre Agder-samarbeidet retter seg etter anbefalingen.
Det er søkt Klimasatsmidler (klimagassreduserende tiltak) for å gjennomføre forprosjektet mulighetsstudie for regionalt biogass anlegg. Evje- og Hornnes kommune har søkt på vegne av eierkommunene.
Beslutning:
1. Styret tar informasjonen om status regionalt biogass anlegg til orientering. 2. Styret ønsker en orientering når prosessen har kommet lengre.
Sak 19 – Tekstiler nye nasjonale krav fra 2025
Fra 1.1.2025 blir det nasjonalt krav om kommunal utsortering av tekstiler (tekstiler ut av restavfallet) for husholdningene. Hilde Hvoslef som er prosjektleder i ARIKS for dette, presenterte tekstilinnsamling om status og muligheter fremover.
Beslutning:
Styret tar status og presentasjonen som gjelder utsortering av tekstiler til orientering.
Sak 20 – Prosess flytting av ARIKS
Saken gjelder oppfølging av representantskapets vedtak 11.10.23 og styrets vedtak 23.1.24:
- Styret tar status for flytteprosessen til orientering.
- Styret ber administrasjonen utarbeide et strategidokument for nytt renovasjonsanlegg innen styremøte i mars 2024. Dokumentet skal synliggjøre alternativer og økonomiske konsekvenser ved flytting, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
- Administrasjonen skal i strategien ta utgangspunkt i nytt renovasjonsanlegg, men det forutsetter tilstrekkelig økonomisk kompensasjon gjennom forhandlingene med Arendal kommune.
Administrasjonen har igangsatt arbeidet med et strategidokument som vil bli presentert i neste styremøte. Forhandlingene med Arendal kommune fortsetter, der det arbeides for en felles forståelse av grunnlaget (kalkyler) for beregning av pris på nytt avfallsanlegg. Den økonomiske kompensasjonen fra Arendal kommune gjelder oppsetting av nytt renovasjonsanlegg, oppføring av nytt administrasjonsbygg med tilhørende funksjoner og avslutning av deponi (avklares på et senere tidspunkt).
Administrasjonen presenterte en foreløpig innholdsfortegnelse over strategidokumentet, slik at det er enighet mellom styret og administrasjonen hva strategidokumentet skal inneholde.
Styrets behandling:
Styret kom med innspill til utarbeidelse av strategidokumentet. Innledningsvis i dokumentet bør det fremkomme at strategiarbeidet må utarbeides og utvikles over tid i ulike faser, en første versjon strategidokument. Strategidokumentet må hensynta en utvikling fremover og potensiale for ARIKS som en pt ikke har helt oversikt over. Representantskap har bedt om et strategidokument innen våren 2024 som omhandler nytt avfallsanlegg, og neste representantskapsmøte er om kort tid, i april. Det er viktig at det tydelig fremkommer en ønsket utvikling for ARIKS, og at ARIKS ønsker å ta en lederrolle i det grønne skiftet (ARIKS er nest største avfallsselskap i Agder), men at dette samtidig også er avhengig av strategien for de øvrige avfallsselskapene på Agder og utvikling av bransjen og lovkrav generelt.
Styret sluttet seg til administrasjonens forslag til innholdsfortegnelsen i strategidokumentet.
Beslutning:
Styret tok status for prosess flytting av ARIKS til orientering.
Sak 21 – Orientering om Returkraft AS
Daglig leder orienterte.
Rettsmekling: KLP Skadeforsikring og Returkraft er kommet til enighet om forsikringsoppgjøret etter eksplosjonen i juni 2021. Avtalen innebærer et totalt forsikringsoppgjør på 212 millioner kroner, og saken er avsluttet.
Oppgjøret av forsikringen gir effekter for avfallsselskapene, og det gjøres nå en endelig
etterberegninger for selvkostfond fra 2021 til og med 2023 for alle enerettstildeler selskapene.
Avfall til Returkraft: Innføringen av statlig forbrenningsavgift på 485 kr/tonn (i 2023 131 kr/tonn) har
medført et ytterligere prispress fra næringskundene for levering av restavfall til Returkraft.
Fullmakt fra styret i ARIKS: Styret gir fullmakt til styreleder Nina Jentoft til å stemme for ARIKS sine
aksjer på generalforsamlingen i Returkraft 29. mai 2024 (tentativ dato). Skjema for fullmakt ble
signert av styret.
Beslutning:
Styret tok informasjonen som gjelder Returkraft AS til orientering, og gir styreleder fullmakt til å stemme for Agder Renovasjon IKS sine aksjer på kommende generalforsamling i Returkraft AS.
Sak 22 – Eventuelt
Beslutning:
Det var ingen saker til Eventuelt.