Dato: Mandag 23.09.2024, 12:00 – 15:30 (CEST)
Sted: Møterom Hove, Heftingsdalen
Behandlingsmåte: Fysisk møte
Deltatt:
Nina Jentoft, Styrets leder
Lars Marius Nilsen, Styrets nestleder
Arne Jenssen, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Per Øyvind Erlandsen, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef
Sak 58 – Godkjenning av innkalling og agenda
Åpning av møtet ved styrets leder
Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Saker til eventuelt
Beslutning:
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12
Sak 59 – Protokoll fra møte
Styrets protokoll fra siste styremøte er sendt ut, godkjent og signert av styret.
Beslutning:
Styret har godkjent og signert protokollen.
Sak 60 – Renovasjonsbenchmarking 2024
ARIKS har vært med på Avfall Norge sin Renovasjonsbenchmarking 2024 (RBM24) sammen med 23 avfallsselskap i Norge. Siste RBM var i 2022.
Erland Eggen (Energidata) presenterte resultatene. Den samme presentasjonen vil bli gitt eierne i representantskapsmøte 21.10.24.
I en Renovasjonsbenchmarking vurderes objektivt selskapets drifts- og systemeffektivitet, gebyrnivå, kundetilfredshet, tjenestestandard, arbeidsmiljø og miljøstandard. I RBM får en frem selskapet sterke og svake sider, og en blir sammenlignet med andre avfallsselskap. Resultatene er samtidig avhengig av selskapenes egne prioriteringer.
Kundetilfredshets undersøkelsen (Norfakta) er basert på telefonintervju med 300 husholdningsabonnenter i vårt område.
ARIKS scorer svært godt på kundetilfredshet, tjenestestandard, prisnivå (bedret siden siste måling), driftseffektivitet og arbeidsmiljø/HMS.
Vedlagt var informasjon om resultatene fra RBM24 sendt til ansatte som en oppsummering også til styret.
Styrets behandling:
Styret var tilfredse med selskapets resultater. ARIKS scorer dårligere på miljøstandard enn de andre områdene. Den viktigste årsaken til det er lav utnyttelse av produsert energi på Returkraft. Returkraft sørger for forbrenning av restavfall, og energien fra dette omformes til strøm og fjernvarme.
Returkraft har 62% utnyttelsesgrad (gjenvinningsgrad) av produsert energi. Styret forventer at økt gjenvinningsgrad settes tydeligere på dagsordenen i Returkraft, for å oppnå en positiv utvikling og bidrag til det grønne skiftet.
Det var ønskelig å benytte resultatene fra benchmarkingen i det videre arbeidet i selskapet, og at spesielt temaet og arbeid med miljøstandard tas opp i et senere styremøte.
Beslutning:
Styret tok Renovasjonsbenchmarking 2024 og presentasjonen fra Erland Eggen til orientering.
Sak 61 – Budsjett for 2025
Det henvises til sak 52 behandlet i styremøte 28.8.24. Budsjett for 2025 er revidert med en økning i innsamlingskostnader. Administrasjonens justerte budsjett for 2025 var vedlagt.
Endring av budsjett 2025: Det henvises til styrets vedtak på epost 27.9.24. Endringen gjelder en korreksjon av kostnad for levering av restavfall til Returkraft i 2025, etter administrativt kontaktforum (eierne/daglige ledere – Returkraft) møte 25.9.27. Det forventes at pris for levering av restavfall i 2025 øker til 1933,- pr tonn (1300,- i selvkost + 633,- i CO2 avgift) som gir kr 2 mill. i økte kostnader.
Samtidig hensyntas det en økt inntekt for kontaktsalg over vekt på tilsvarende beløp, kr 2 mill. Netto effekten i budsjett for 2025 blir kr 0,-.
Beslutning:
Styret innstilte til representantskapet å godkjenne det reviderte og fremlagte budsjett for 2025.
Sak 62 – Langtidsbudsjett for 2025 – 2028
Det henvises til sak 53 (langtidsbudsjett) behandlet i styremøte 28.8.25. Budsjett for 2025 – 2028 er revidert med en økning i innsamlingskostnad jfr sak 61. Vedlagt var administrasjonens justerte budsjett for 2025 – 2028.
Endring av langtidsbudsjett: Det henvises til styrets vedtak på epost 27.9.24. Endringen gjelder en korreksjon av kostnad for levering av restavfall til Returkraft i 2025 som igjen påvirker langtidsbudsjettet. Det henvises til kommentarene i sak 61- Budsjett 2025.
Beslutning:
Styret innstilte til representantskapet å godkjenne det reviderte og fremlagte langtidsbudsjett for 2025 – 2028.
Sak 63 – Oversikt over gjeld i ARIKS
Agder Renovasjon IKS sin gjeld er i Kommunalbanken. Vedlagt er oversikt over samlet gjeld i selskapet med forventet saldo pr 01.01.25 samt oversikt over årlig nedbetaling fremover. Forventet lånesaldo for lån i Kommunalbanken pr 1.1.25 er 51,9 mill.
Beslutning:
Styret tok oversikten over samlet gjeld i ARIKS, til orientering.
Sak 64 – Pris for levering av restavfall i 2025 på avfallsmottakene
Det henvises til sak 48, betaling for restavfall på avfallsmottakene, behandlet i styremøte 28.8.24.
Hilde Hvoslef (avdelingsleder husholdning) var tilstede under behandling av denne saken.
Styrets vedtak 28.8.24 var som følger:
- Styret støtter administrasjonens anbefaling og vedtar betaling for levering av restavfall på gjenvinningsstasjonene, med virkning fra 1.1.2025.
- Styret ber om ny sak i neste/senere styremøte med administrasjonens forslag til pris for levering av restavfall i 2025, og en kommunikasjonsplan for innføring av ny ordning.
Administrasjonens forslag:
Vedlagt var administrasjonens forslag til pris for levering av restavfall i 2025, og en kommunikasjonsplan for endringen. Forslag til pris for levering av restavfall, tar utgangspunkt i 50,- for levering (pr sekk restavfall, pr stk sofa/madrass) og 4,- pr kg restavfall over vekt.
Styrets behandling:
Pris for restavfall: Styret støtter administrasjonen i foreslåtte pris for levering av restavfall, 4,- pr kg restavfall eller 50,- pr sekk restavfall. Styret er opptatt av å gjøre det enda mer tydelig at alt avfall er gratis å levere unntatt restavfall. Styret ønsket derfor en endring på prisoversikten, og avfall som er gratis settes øverst på prislisten. Varene madrass, sofa, stol, endes til betegnelsen: Større enheter som ikke kan gjenbrukes.
Kommunikasjonsplan: Det er utfordrende å nå frem til innbyggerne hvorfor det er ønskelig med betaling for restavfall. Formålet med endringen er nå strengere sorteringskrav fra myndighetene, og restavfallsmengden må reduseres. Redusert restavfall vil bidra til å dempe renovasjonsavgiften for innbyggerne.
Hilde Hvoslef informerte om at 22% av avfallet som blir levert på gjenvinningsstasjonene til ARIKS er restavfall. Til sammenligning blir det hos andre avfallselskap som tar betalt for restavfall, levert ca. 10-11% restavfall til gjenvinningsstasjonen. ARIKS håper kundene blir enda flinkere til å sortere avfallet når det koster å levere restavfall.
Styret støtter administrasjonen i foreslåtte kommunikasjonsplan for endring til betaling for restavfall. Styreleder og daglig leder tar kontakt med mediene etter hvert, for om det er mulighet for en sak om dette på Heftingsdalen avfallsanlegg.
Beslutning:
Styret støtter administrasjonens forslag til pris for levering av restavfall og foreslåtte kommunikasjonsplan for endringen.
Sak 65 – Anbud hjullaster
ARIKS har hatt åpen anbudskonkurranse med tilbudsfrist 27.08.2024, om kjøp av hjullaster med innbytte. Innen fristen kom det inn tilbud fra 2 leverandører, fra Entrack AS og Volvo Maskin AS. Tildelingskriteriene for anskaffelsen var: Pris 50%, leveringstid og -plan 10%, leveransens kvalitet 20% og klima og miljø 20%.
Evaluering av tilbudene: Entrack AS oppnår total vektet poengsum 9,76 og Volvo oppnår 9,90 poeng.
På grunnlag av evalueringen i samsvar med tildelingskriteriene, er det konkludert med at det er tilbudet fra Volvo Maskin AS som har det beste forholdet mellom pris, kvalitet og miljø.
Administrasjonen anbefaler at styret godkjenner Volvo som leverandør av hjullaster.
Styret har fått oversendt evalueringsrapport og administrasjonens anbefaling, og behandlet denne saken på epost 10.9.24. Saken opprettes i Styreplan for å ha den dokumentert.
Beslutning:
Styret har godkjent pr epost 10.9.24 at Volvo velges som leverandør av ny hjullaster.
Sak 66 – Ledelsens gjennomgang
Formålet med saken er å informere styret om ledelsens gjennomgang av virksomheten. Ledelsens gjennomgang er en årlig hendelse hvor en går igjennom HMS – og kvalitetssikringsarbeidet i selskapet, og følger opp målsetningene som er satt i virksomheten.
Daglig leder orienterte. Vedlagt var rapporten ledelsens gjennomgang 2024.
Beslutning:
Styret tok rapport om ledelsens gjennomgang 2024 til orientering.
Sak 67 – Styrets tilsynsansvar
Gjelder styrets tilsynsansvar og styrets rolle i selskapets risikostyring. Det overordnede arbeidet med risiko (risikoanalyse) skal være forankret hos styret og styret skal påse at det følges opp.
Beskrivelse av risiko:
ARIKS sin avfallsvirksomhet har et forholdsvis høyt risikobilde.
ARIKS mottar og behandler ulike typer avfall/farlig avfall/slam og har et deponi. Ulike maskiner og utstyr håndteres. Kunder, personell, biler og større kjøretøy er tilstede på gjenvinningsstasjonene og anlegg, og det er viktig å hindre at alvorlige ulykker skjer. ARIKS er under kategorien «særskilt brannobjekt» hos brannvesenet pga brannfaren i virksomheten. I tillegg er det risiko forbundet med ytre miljø skader.
Styret skal påse at selskapet har rutiner og risikovurderinger i forhold til risikobildet.
ARIKS har ulike rutiner som dokumenterer risiko arbeidet i selskapet:
- HMS – og kvalitetssystem (Landax dokumentsystem).
- Risikovurdering av ulike aktiviteter/områdene for avfallsanlegget Heftingsdalen og mottaksanlegget Østerhus.
- Årlige rapporter til Statsforvalteren som dokumenterer selskapets arbeid etter tillatelsene med krav til internkontroll og ulike rutiner.
- Arbeidet i AMU (årlige rapporter til styret)
- Vernerunder i samarbeid med bedriftshelsetjenesten (BHT) som dokumenteres.
- Verneutstyr tilpasset forskjellig arbeid i virksomheten.
- System for avviksshåndtering i Landax.
- Ledelsens gjennomgang, HMS – og kvalitetsarbeid (årlig rapport til styret)
- ARIKS har god og jevnlig dialog med Brannetaten.
- BHT som utfører støv, støy målinger mm for å ivareta ansatte, men også ytre miljø.
- Miljøkontroll programmene utført av miljø konsulent der spesielt ytre miljø vurderes.
Tilsyn Østerhus i 2024: Felles tilsyn Grimstad brann og Statsforvalteren. Tema var farlig avfall og brannsikkerhet med spesielt fokus på risikovurdering knyttet til lagring av farlig avfall og risikovurdering knyttet til brannsikkerhet.
Styreinstruks ble revidert og vedtatt av styret 26.2.24.
Styreansvar forsikring:
Det er opprettet styreansvarforsikring (Gjensidige) for styrets medlemmer og daglig leder, etter
tidligere styrets vedtak.
Administrasjonens kommentar:
Plan var at HMS-ansvarlig stiller i styremøtene og redegjør for endringer i risikobildet. Siden hun har permisjon, og arbeidet er fordelt på flere ansatte, så henviser daglig leder til oversikten over som en erstatning for presentasjonen. Arbeidet som utføres og dokumenteres i selskapet i forbindelse med risikohåndtering.
Beslutning:
Styret tar informasjonen fra daglig leder som omhandler arbeidet med risikohåndtering i selskapet til orientering.
Sak 68 – Hva er et deponi?
Styret har bedt om en presentasjon for hva er et deponi og hva benyttet et deponi til? Daglig leder presenterer.
Beslutning:
Styret tar presentasjonen fra daglig leder over hva er et deponi, til orientering.
Sak 69 – Prosess flytting av ARIKS
Morrow har ut 2024 på å utøve opsjonen for neste område – Eyde Energipark 1 AS. Det kan bli behov for å reforhandle avtalen Arendal kommune (AK) har med Morrow. AK har besluttet å avvente med å legge frem forslag til avtale mellom AK og ARIKS til politisk behandling til det er avklart om de utøver opsjonen i 2024. Forhandlingene med AK (avtalearbeidet) stilles derfor i bero inntil videre.
Daglig leder i ARIKS er med i koordineringsgruppen for batterisatsing som har møte hver 14.dag.
Gruppen er opprettet for gjensidig informasjon om hva som skjer i forbindelse med næringsarealene, Arendal Havn, Morrow og øvrige aktører. Gruppen ledes av næringssjef Kåre Andersen.
Beslutning:
Styret tok status for prosess flytting av ARIKS til orientering.
Sak 70 – Eventuelt
Beslutning:
Det var ingen saker til Eventuelt. Neste styremøte: 27.11.24 (kl. 9.00).
