Protokoll fra styremøte Agder Renovasjon IKS
Dato: Tirsdag 23.01.2024, 12:30 – 15:30
Sted: Møterom Hove, Heftingsdalen
Behandlingsmåte: Fysisk møte

Deltatt:
Nina Jentoft, Styrets leder
Lars Marius Nilsen, Styrets nestleder
Arne Jenssen, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Per Øyvind Erlandsen, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef

Sak 1 – Godkjenning av innkalling og agenda

  • Åpning av møtet ved styrets leder
  • Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
  • Godkjenning av innkalling og dagsorden
  • Saker til eventuelt

Beslutning:
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.

Sak 2 – Protokoll fra møte

Styrets protokoll fra siste styremøte er sendt ut, godkjent og signert av styret.

Beslutning:
Styret har godkjent og signert protokollen.

Sak 3 – Presentasjon av ARIKS

Det er flere nye medlemmer i styret i ARIKS, og daglig leder gir derfor en kort presentasjon av selskapet.
Presentasjonen som ble gitt i styremøtet var vedlagt innkallingen.

Beslutning:
Styret tar presentasjonen av ARIKS til orientering.

Sak 4 – KOFA sak, anbud transport av avfall, og status innsamling av husholdningsavfall

KOFA sak:
Daglig leder orienterte. ARIKS har hatt anbud på transport av avfall med bistand fra Damhaug Consulting. Tildelingskriteriene: 60% pris, 20% organisering/logistikk, 10% service og 10% miljøkvalitet. Kontrakten starter opp 1.1.25 og har en varighet på 3 år med ensig opsjon for oppdragsgiver om forlengelse 1+1 år. Midtstøl har sendt klage på tildelingen av transport anskaffelsen til KOFA (Klagenemd for offentlig anskaffelse). ARIKS har bistand av advokat og gir tilsvar som etterspurt av KOFA.
Kontrakt for denne transporten og kontraktsinngåelsen vil avventes til KOFA har behandlet saken.

Status innsamling av husholdningsavfall:
Daglig leder orienterte. Gjelder status for avfallsanleggene og tømming av husholdningsavfall etter jul/ nyttår og snøkaos. Mange abonnenter har mye avfall etter julen, og vi har ikke klart å ta igjen den tapte innsamlingen de første dagene etter nyttår. Det har vært utfordringer med å få frem renovasjonsbilene, spesielt på sideveier og avfallsdunker (eller nedgravde løsninger) som ikke har blitt skuffet frem. Informasjon er gitt underveis på ulike plattform, og kundesenter har gjort en veldig god jobb med telefon henvendelsene.

Beslutning:
Styret tok status for KOFA sak, transport av avfall og tømming av husholdningsavfall til orientering.

Sak 5 – Anbud eller egenregi for innsamling av husholdningsavfall

Daglig leder presenterte saken.

ARIKS skal på oppdrag fra eierkommunene sørge for innsamling, sortering og gjenvinning av husholdningsavfall. ARIKS skal levere en god renovasjonstjeneste som dekker innbyggernes behov og som stimulerer til ønsket adferd. Dette skal gjøres på en økonomisk, ressurs- og miljømessig god måte.

ARIKS leverer gode tjenester med høy servicegrad for sine abonnenter. ARIKS henter 6 ulike avfallstyper hjemme hos den enkelte kunde. Renovatørene gjennomfører ca. 2,6 millioner beholdertømminger hjemme hos innbyggerne pr. år. 17.000 tonn husholdningsavfall ble i 2022 samlet inn via henteordningen.

ARIKS har i dag konkurranseutsatt innsamlingen av husholdningsavfall, og NordRen er underleverandør for innsamling av husholdningsavfall. Kontraktens varighet etter oppstart 9.4.18 er til 1.4.24 (6 år + opsjon 1+1+1 år), Første varsel om bruk av opsjon, er utløst. ARIKS er totalt til 1.4.27. fornøyd med arbeidet NordRen gjør, og har et godt samarbeid med underleverandør som er samlokalisert på Heftingsdalen. Kontraktens verdi inkl. tilleggstjenestene (vaktmestertjeneste nedgravde løsninger, forsøpling, snørydding m.m.): ca. 38 mill./år.

Etter styrets vedtak skal det gjøres en vurdering av om dette er riktig driftsform, i forkant av eventuell ny konkurranse som må gjennomføres i løpet av 2024.

Vedlagt var notat vurdering av renovasjon i egenregi sammenlignet med konkurranseutsetting.

Administrasjonens anbefaling:
ARIKS erfaring med utviklingen i markedet, samt flere runder med konkurranseutsetting av innsamlingstjenesten, gjør selskapet godt egnet til igjen å kjøpe denne tjenesten i en ny anbudskonkurranse. I en ny konkurranse vil det bli hensyntatt det i nåværende kontrakt som har fungert bra, og forbedre de punktene hvor det er forbedrings potensiale.

Markedssituasjon for innsamlingstjenester for renovasjon i ARIKS sitt geografiske område er vurdert som god nok. Kontrakten med ARIKS er også av en størrelse som muliggjør nyetablering i regionen.
NordRen har i vårt renovasjonsområde 31 ansatte (29 renovatører + 2 administrasjon), og har 20 renovasjonsbiler på veiene på vinteren.

Egenregi vil kreve en stor organisasjonsendring, med mer ressurser og mer kompetanse. Det vil være krevende å etablere en organisasjon som kan ivareta denne tjenesten like godt som en profesjonell aktør. ARIKS vil heller ikke ha samme fleksibilitet og robusthet til å kunne utføre arbeidet, slik som en profesjonell leverandør som kjenner bransjen, der bemanning (vikarer m.m.) og reparasjon og vedlikehold av renovasjonsbilene er helt avgjørende for tjenesten.

Med nytt anbud kan selskapets ressurser og kompetanse benyttes til å knytte til oss en profesjonell leverandør som ivaretar alle lovpålagte krav og driver en solid virksomhet på en etisk og moralsk god måte. Det er viktig for ARIKS at vår kontraktspart ivaretar krav til arbeidsmiljøloven, HMS, lønns- og arbeidsvilkår på en god måte. Ambisjonsnivå på miljøsida er det i stor grad ARIKS som må synliggjøre og sikre at blir ivaretatt. I tett dialog med kontraktspart vil vi jobbe sammen for å nå vedtatte mål.

Basert på dette anbefaler administrasjonen i ARIKS fortsatt konkurranseutsetting. Vi mener at med et godt samarbeid med valgt leverandør (slik det fungerer i dag), vil vi på en god måte kunne ivareta tjenesten for våre abonnenter og dette vil være den beste løsningen.

Beslutning:
Styrets vedtak:
Styret godkjenner fortsatt konkurranseutsetting av innsamling av husholdningsavfall. Den offentlige anskaffelsen gjennomføres i 2024 med valg av underleverandør.

Sak 6 – Prosess flytting av ARIKS

Saken gjelder styrets oppfølging av representantskapets vedtak 11.10.23 og styrets vedtak 6.12.23.

Representantskapets gjorde følgende vedtak 11.10.23:

  1. Representantskapet i Agder Renovasjon IKS (ARIKS) ber styret i ARIKS innen april 2024 utarbeide og legge frem en strategi for nytt renovasjonsanlegg. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
  2. Representantskapet i ARIKS foretrekker Longum Nord som ny lokasjon for ARIKS, og legger til grunn at ny lokasjon legges inn i planområdet Longum Nord og reguleres så raskt som mulig.
  3. Representantskapet i ARIKS ber om en snarlig sluttføring på forhandlingene mellom ARIKS og Arendal kommune. Forhandlingene gjelder en økonomisk kompensasjon for avfallsanlegget og administrasjonsbygget ved flytting. Erstatning for dagens deponi som skal erstattes av Arendal kommune, utsettes til et senere tidspunkt, slik partene er enige om.
  4. Etableringen av Morrow må ikke medføre noen merkostnad for abonnenter og eierkommuner knyttet til ARIKS sin virksomhet. Representantskapet ber om at det legges til grunn en økonomisk fordeling som ikke belaster abonnentene utover hva som gir en reell verdiøkning for ARIKS sammenlignet med dagens anlegg som uansett ville ha påløpt.

Styrets vedtak 6.12.23:

  1. Styret legger til grunn representantskapets vedtak av 11.10.2023:
    Etableringen av Morrow må ikke medføre noen merkostnad for abonnenter og eierkommuner knyttet til ARIKS sin virksomhet. Representantskapet ber om at det legges til grunn en økonomisk fordeling som ikke belaster abonnentene utover hva som gir en reell verdiøkning for ARIKS sammenlignet med dagens anlegg som uansett ville ha påløpt.I løpet av våren 2024 utarbeides en strategi for nytt avfallsanlegg. Dersom det ikke fremkommer tilstrekkelig økonomisk kompensasjon i forhandlingene, må det vurderes tilpasninger på dagens anlegg.

    Etablering av nytt anlegg på Longum Nord, med synliggjøring av de økonomiske konsekvenser ved flytting, og det vurderes mulighet for samarbeid med andre avfallsselskaper og hvilken innvirkning slike samarbeid kan påvirke ARIKS behov for anlegg.

  2. Uavhengig av strategien punkt 1, fortsetter forhandlingene mellom ARIKS og Arendal kommune som gjelder nivået på den økonomiske kompensasjonen for å flytte avfallsanlegget. Styret setter en frist til senest 1. mars 2024 for å fullføre disse forhandlingene.Dersom forhandlingsutvalget i ARIKS anser at sluttilbudet fra AK ikke er tilstrekkelig til å innfri punkt 4 i rep.skapets vedtak av 11.10.23, avsluttes forhandlingene fra ARIKS side. Styret anbefaler deretter at det nedsettes et utvalg av kvalifiserte jurister/skjønnsmenn som med endelig virkning skal avgjøre saken utenom rettsapparatet, en form for voldgift.

    Den fremforhandlede avtalen mellom Arendal kommune og ARIKS godkjennes av Arendal bystyre og representantskapet i ARIKS.

  3. Styret i ARIKS må i løpet av våren 2024 konkludere på om en skal anbefale flytting eller ikke i en innstilling til representantskapet. Dette må være basert på strategien i punkt 1 og sluttresultat av forhandlingene i punkt 2. Konklusjonen skal hensynta representantskapets vedtak av 11.10.2023.

Administrasjonens oppfølging av styrets vedtak:
ARIKS har arbeidet med ulike muligheter og strategier for renovasjonsanlegget over lengre tid, etter at konsekvensen av Morrows etablering ble kjent. Forslaget er å gjenbruke og systematisere dette arbeidet som allerede er utført, i et utkast til strategi dokument. Ledergruppa har hatt møte med Aprova 11.1.24 som vil bistå selskapet i dette arbeidet. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.

Administrasjonens anbefaling:
Administrasjonen legger frem et utkast til strategidokument for nytt avfallsanlegg overfor styret innen styremøte som skal avholdes i mars 2024 (20mars). Dokumentet skal synliggjøre alternativer og økonomiske konsekvenser ved flytting. Admnistrasjonen tar i strategien utgangspunkt i alternativ A, flytting av ARIKS, men foreslår også å redegjøre for alternativ B, bli på nåværende tomt, om det ikke fremkommer tilstrekkelig økonimisk kompensasjon gjennom forhandlingene med Arendal kommune. De økonomiske konsekvensene er avhengig av hva som fremkommer i forhandlingene mellom Arendal kommune og ARIKS.

Møtedato for neste representantskapsmøte er 23.4.23. Styret vil da få tid til å behandle denne saken og utarbeide en innstilling overfor representantskapet, før representantskapsmøte 23.4.

Styrets behandling:
Styret ble orientert om arbeidet til det forrige styret i denne saken. Det ble en god diskusjon i styret og en enighet om justert styrevedtak.

Beslutning:

  1.  Styret tar status for flytteprosessen til orientering.
  2. . Styret ber administrasjonen utarbeide et strategidokument for nytt renovasjonsanlegg innen styremøte i mars 2024. Dokumentet skal synliggjøre alternativer og økonomiske konsekvenser ved flytting, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
  3. Administrasjonen skal i strategien ta utgangspunkt i nytt renovasjonsanlegg, men det forutsetter tilstrekkelig økonomisk kompensasjon gjennom forhandlingene med Arendal kommune.

Sak 7 – Endringer i IKS loven

Daglig leder orienterte om nye regler for interkommunale selskaper (IKS) og endringer i IKS – loven.

Møteoffentlighet:
Fra 1. januar 2024 skal representantskapet i interkommunale selskaper følge de samme reglene om møteoffentlighet som kommunale organer og kommunale foretak.
Møteoffentlighetsreglene gjelder for møter i representantskapet i interkommunale selskaper som er omfattet av offentlighetsloven. Møteoffentlighet innebærer krav om åpne møter, kunngjøring av møter og tilgjengeliggjøring av møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller.

Daglig leder har kontaktet Samfunnsbedriftene. Det er tilstrekkelig å kunngjøre møtene i representantskapet, og legge ut protokoller fra møtene, på ARIKS’ nettside, samt eierkommunenes nettside.

Protokoller fra både styremøter og representantskapsmøter har i flere år blitt gjort tilgjengelig på selskapets nettside.

Økonomiforvaltningen:
Styret skal avlegge årsregnskapet og årsberetningen for 2023 senest 31. mars 2024. Representantskapet fastsetter årsregnskapet og årsberetningen for 2023 senest 30. juni 2024.

Årsbudsjettet for 2025 og økonomiplanen for 2025-2028 utarbeides og vedtas høsten 2024 (innen 31.12.2024).

Beslutning:
Styret tar orienteringen om nye regler for IKS (IKS-loven) til etterretning.

Sak 8 – Orientering om Returkraft AS

Daglig leder (styremedlem i RK) orienterte.

Forsikringsoppgjør:
Status forsikringsoppgjør etter eksposjonen på Returkraft (RK) juni 2021. Det er uenighet mellom KLP og RK om forsikringsoppgjøret. KLP mener at 75% av forsikringsdekningen er tilstrekkelig, RK er uenig i 25% avkortning. RK har stevnet KLP, og det er berammet rettsmekling 31.1 og 1.2 i Agder Tingrett.

Renovasjonsgebyr, mottakspris for restavfall og CO2 avgift:
Stortinget har innført forbrenningsavgift på alt avfall som går til forbrenning. De politiske føringene er at avgiften skal økes gradvis fram mot 2030, og dette skal bidra til økt kildesortering og redusere klimautslipp. Avgiften som ble foreslått i statsbudsjettet for 2024 var en signifikant økning fra 2023.
Finansdepartementet vedtok 20.12.23, at dagens forbrenningsavgift på 131,- per tonn økes til 485,- per tonn fra 01.01.2024. Avgiftsøkningen vil pålegges på alle fraksjoner med restavfall som går til forbrenning. Dette kan bli en utfordring for Returkraft med konkurransevridning («svenskesuget») da Sverige ikke har innført denne avgiften.

Selvkostpris for levering av restavfall til RK i 2024 er beregnet til 1090,- før CO2 avgift. Inkludert en CO2 avgift på kr 485,- pr tonn restavfall, blir restavfallspris i 2024, 1575,- pr tonn. Denne kostnaden er i sin helhet hensyntatt i budsjett 2024 for ARIKS.
Et standard husholdningsabonnement (140 liter rest) og renovasjonsgebyr for Arendal, Grimstad og Froland kommune med et gebyr økning på 5,0 % (2,5% uten økningen i CO2 avgift): 2023: 4 589,- (inkl. mva.). 2024: 4 819,- (inkl. mva. og økt CO2 avgift).

CCS (karbonfangst, transport og lagring av CO2):
Mulighetsstudie: Arbeidet ledes av en styringsgruppe med representanter fra Returkrafts eiere, Kristiansand og Arendal kommune. Representanter fra Returkraft er med som sekretariat. Det er engasjert en prosjektdirektør som leder arbeidet der gode forankringsprosesser er avgjørende. RK behandler årlig ca. 130 000 tonn restavfall noe som tilsvarende ca. 130 000 tonn utslipp av CO2 årlig.

Beslutning:
Styret tok informasjonen som gjelder Returkraft AS til orientering.

Sak 9 – Årsplan 2024

Gjelder styrets årsplan/møteplan for 2024. Vedlagt var forslag til tidspunkt for styremøter i 2024.

Beslutning:
Styret vedtar fremlagte forslag til årsplan for 2024 med en endring av møtedato.

Sak 10 – Eventuelt

Beslutning:
Det var ingen saker til Eventuelt.

Protokoll styremøte 23.01.2024