Protokoll fra styremøte 3/23
Organisasjon: Agder Renovasjon IKS
Møtenummer: 3/23
Dato: 22. mars 2023
Tidspunkt: 09:00 – 12:30
Sted: Heftingsdalen – møterom Hove (lunsj fra kantina kl 11.30)
Behandlingsmåte: Styremøte
Til stede
Erik Fløystad, Styrets leder
Gunnar-Ole Lyngroth, Styrets nestleder
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Ingrid Dorthea Skårmo, Styremedlem
Terje Stalleland, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef
Sak 20 Godkjenning av innkalling og agenda (Agenda)
- Åpning av møtet ved styrets leder
- Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Saker til eventuelt
Vedtak
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.
Sak 21 Protokoll fra møte 2/23 (Styreprotokoll)
Gjennomgang av styrets protokoll, eventuelle kommentarer eller endringer.
Vedtak
Styret godkjente og signerte protokollen.
Sak 22 Oppfølging av styrevedtak (Vedtaksoppfølging)
Statusrapport på tiltak knyttet til tidligere styrevedtak. Det henvises til egne saksnummer.
Vedtak
Styret tok saken til orientering.
Sak 23 Regnskap og årsberetning 2022 (Beslutning)
Regnskap og årsberetning for Agder Renovasjon IKS (ARIKS) 2022 var vedlagt (justert årsregnskap med utbytte ble ettersendt). Regnskapet ble gjennomgått av økonomisjef og årsberetning av daglig leder. Det henvises til tidligere styrebehandling 15.2.23 av foreløpig regnskap.
Regnskapet er gjennomgått av revisor.
Vedlagt er også spesifisering av egenkapital i ARIKS.
Årsresultat:
Selskapets årsresultat ble et overskudd på 8,1mill i 2022 som inkluderer 2 mill i utbytte fra ARNAS.
Utbyttet på 2 mill utbetales i sin helhet direkte til eierkommunene i henhold til deres eierandel i ARIKS.
Selvkost:
Selvkost innebærer at selskapets kostnader med renovasjonstjenestene skal dekkes inn gjennom
gebyrene som abonnentene betaler. ARIKS har tre separate regnskaper, husholdningsavfall, slam og
næringsavfall (inkluderer det som håndteres av næringsavfall fra ARNAS), jfr forurensningsloven § 34.
Selskapet har to selvkostfond, for husholdningsrenovasjon og slamrenovasjon:
Disse selvkostberegningene fremgår også av note 15 i årsregnskap for 2022.
Status – selvkostfond:
Selvkostberegninger – husholdningsrenovasjon:
Inngående balanse – selvkostfond, pr 1.1.2022: kr + 6 852 970
Selvkostresultat inkl renter (til selvkostfond 2022): kr + 2 618 146 *
Utgående balanse – selvkostfond 31.12.22: kr + 9 471 116
*Selvkostresultatet for 2022 inkluderer overføring av fond fra Grimstad, Arendal og Froland i 2022 på +
4,7 mill. Uten denne overføringen, hadde selvkostresultatet for 2022 blitt negativt.
Selvkostberegninger – slamrenovasjon:
Inngående balanse – selvkostfond, pr 1.1.2022: kr + 1 442 171
Selvkostresultat inkl renter (til selvkostfond 2022): kr+ 1 494 222
Utgående balanse – selvkostfond 31.12.22: kr + 2 936 393
Næringsavfall og resultat 2022:
Driftsinntekter: kr 19 525 098
Driftskostnader: kr 14 505 180
Resultat næringsavfall: kr 5 085 346
Vedtak
- Styret innstiller til representantskapet å godkjenne at kr 2 000 000 i utbytte fra ARNAS i 2022, skal
videreføres til eierkommunene i henhold til deres eierandel i Agder Renovasjon IKS. - Regnskap og årsberetning for 2022 godkjennes. Overskuddet på 8,1 mill foreslås tilført selskapets
egenkapital (beløpet inneholder kr. 2 000 000,- som skal videreføres til eierkommunene).
Sak 24 Komposteringsanlegget (Orientering)
Saken gjelder komposteringshallen på Heftingsdalen, arbeidsmiljø og utfordring knyttet til økning av fugler /fugleskitt, skadedyr og avfall som fugler drar ut på avfallsanlegget. Komposteringshallen er i dag åpen, kun med tak, og fugler får lett tilgang til matavfall. Situasjonen er forverret etter at områder rundt
Heftingsdalen er planert ut til batterifabrikken. Situasjonen gir utfordringer for arbeidsmiljøet for ansatte, publikum, renhold og bilhold.
Driftsleder orienterte om situasjonen i styremøte og presentere et kostnadsestimat.
Kostnadsestimat for tetting av komposteringshallen: 3,2 mill.
Administrasjonens forslag til tiltak:
Et tiltak er å redusere tilgang til mat i komposteringshallen ved delvis tetting av vegger og tømmesluse
med porter for renovasjonsbilene, for å stoppe fugler/måker (fugletett komposteringshall). Portssystem og
vegger planlegges gjenbrukes på nytt avfallsanlegg.
Investeringstiltaket med «fugletett» komposteringshall, stod på investeringsplanen for 2021, men ble utsatt
på grunn av flytteprosessen.
Administrasjonen foreslår at investeringen gjennomføres.
Vedtak
- Styret vedtar investering som gjelder tetting av komposteringshallen.
- Kostnadsestimat for utførelsen er 3,2 mill. Administrasjonen konkurranseutsetter arbeidet som gjelder ombygging og delvis tetting av komposteringshallen, og presenterer tilbudene i senere styremøte.
- Styret vedtar deretter valg av leverandør og investeringskostnader for dette arbeidet.
Sak 25 Kommunalt næringsavfall (Orientering)
Daglig leder orienterte.
Arendal kommune har tatt opp igjen prosessen med håndtering av kommunens næringsavfall. Denne oppgaven kan gis til ARIKS gjennom utvidet egenregi.
Det planlegges overtakelse fra 1.1.24. Plan er at det opprettes en egen avdeling i ARIKS for å håndtere kommunenes næringsavfall, og innsamling av kommunalt næringsavfall tillegges NordRen sin kontrakt med ARIKS som utføres av underleverandør HG transportør, gjennom en intensjonskunngjøring. Det blir et eget selvkostområde i ARIKS for kommunalt næringsavfall.
Styrets behandling:
Styret påpekte viktigheten av å involvere også de andre eierkommunene i håndtering av kommunenes
eget næringsavfall. Administrasjonen vil ta kontakt med de andre eierkommunene for denne oppgaven.
Vedtak
Styret tok informasjonen om prosess for kommunalt næringsavfall til orientering.
Sak 26 Årsrapportering til Statsforvalteren (Orientering)
Daglig leder orienterer.
Oppfyllelse av selskapets tillatelser fra Statsforvalteren er en forutsetning for fortsatt drift av avfallsanleggene. Styret skal årlig få en orientering om hvordan ARIKS oppfyller krav i tillatelsene for Heftingsdalen, Østerhus og miljøkontroll for det nedlagte deponiet på Skrubbedalen. Frist for årets rapportering til Statsforvalteren er 1.3.23 som er overholdt av administrasjonen. Heftingsdalen og Østerhus fikk nye og reviderte tillatelse i 2022 med utvidete rapporterings- og miljø krav. I tillegg oversendes årlige rapporter fra miljøkonsulenten for Heftingsdalen og Østerhus. Det kreves særskilte vilkår og oppfyllelse av disse, for å drifte deponi på Heftingsdalen.
Vedlagt var oversikt over det som årlig rapporteres til Statsforvalteren med frist 1.3.
Vedtak
Styret tok status for årlig rapportering til Statsforvalteren til orientering.
Sak 27 Årsrapport 2022 fra Bedriftshelsestjenesten (Orientering)
Daglig leder orienterte.
Følgende er vedlagt og fremlegges styret til orientering. Årsrapporten for 2022 gir en oversikt over Avonova Helse sin bistand til ARIKS:
Årsrapporten gir også anbefalinger for videre forebyggende HMS-arbeid. Rapporten er gjennomgått i AMU. Det er et stort fokus på HMS i bedriften. På vernerundene er det god deltakelse både fra ledelse og verneombud. Det settes av god tid slik at ansatte involveres og har god mulighet for medvirkning.
Kommentar fra Avonova: I 2022 har Agder Renovasjon IKS fått bistand fra Avonova Helse innenfor HMS systematisk arbeid, arbeidshelse og oppfølging av enkeltpersoner. Vi anbefaler at dere retter et særlig fokus på HMS systematikk, sykefravær, medarbeiderundersøkelse, arbeidshelse, samt undervisning knyttet til eksponeringer og bruk av verneutstyr.
Det er ingenting i rapportene som tilsier at styret må gjøre tiltak.
Vedtak
Styret tok årsrapporten fra bedriftshelsetjenesten til orientering.
Sak 28 Flytting av Agder Renovasjon IKS (Beslutning)
Forhandlingsmøtene med Arendal kommune fortsetter. De siste møtene var 27.2.23 og 13.3.23.
Tomt for nytt renovasjonsanlegg og areal behov
ARIKS har i dag 139 daa eksklusive snu sone/adkomst/kø-linje foran porten til anlegget. Plan er at Arendal kommune skal kjøpe 139 daa, tilleggstomt utover dette må dekkes av ARIKS. Administrasjonen foreslår at 150 daa fastsettes som tilstrekkelig areal for ny tomt, og ikke 200 daa som har vært skissert.
De 50 daa utover 150 daa som tidligere var tenkt som reserveareal, var planlagt som råtomt. Utbygger lar i midlertidig ikke usprengt råtomt stå igjen i området. Det klargjøres byggeklare tomter som koster mer i investering for ARIKS enn råtomt.
Det nye avfallsanlegget planlegges langt mer rasjonelt enn dagens anlegg. Med 150 daa vil hovedtomt (139 daa) være dekket samt 11 daa ekstra til å etablere snu sone/adkomst/kø-linje inn til avfallsanlegget. Arendal kommune arbeider for at hovedtomt kjøpes av kommunen for å bortfeste til ARIKS.
Administrasjonen anser 150 daa som tilstrekkelig arealbehov for nytt avfallsanlegg.
En reduksjon av nødvendig areal for renovasjonsanlegget, kan være positivt for infrastruktur i
industriområdet, fordi en oppnår mer avstand til vann/tjern i øst på området. Opprettholdelse og avstand
til vann/myr er viktig for Statsforvalteren.
Administrasjonens anbefaling vedr. tomt for nytt renovasjonsanlegg:
Det nye avfallsanlegget planlegges langt mer rasjonelt enn dagens anlegg, og 150 daa ansees som tilstrekkelig areal for nytt avfallsanlegg. Det vil tilsvare dagens areal (139 daa + areal til snusone og innkjøring).
Håndtering av administrasjonsbygget i prosessen med Arendal kommune om nytt renovasjonsanlegg
Arendal kommune (AK) har inngått en opsjonsavtale med Morrow Batteries AS (Morrow) om kjøp av
tomter i Eyde Energipark. Denne avtalen inneholder en opsjon på overtakelse av festetomten til
renovasjonsanlegget som har det påstående administrasjonsbygget. Administrasjonsbygget er ikke del i
kjøpsavtalen mellom AK og Morrow, men skal iflg opsjonsavtalen selges av ARIKS til Morrow til
markedspris. ARIKS er ikke selv part i avtalen med Morrow, og har ingen rettigheter eller forpliktelser
etter denne.
Formålet med denne saken er å be om at styret tar stilling til om selskapet vil forplikte seg til å beholde
eierskapet administrasjonsbygget selv om det bygges nytt, for å sikre Morrow kjøp av dette på
opsjonsavtalens vilkår.
Vedlagt saken var notat som er utarbeidet med bistand fra advokatfirmaet Hald & Co.
Styrets behandling:
Styret påpekte viktigheten av at ARIKS ikke skal ta noen markedsmessig – og økonomisk risiko som
gjelder administrasjonsbygget.
Styret var videre enige med administrasjonen at det må tydeliggjøres at fraflytting av administrasjonsbygget skal skje direkte til nytt ferdigstilt bygg. Det er en svært dårlig løsning, både for administrasjonen og øvrige ansatte, om man midlertidig skal måtte flytte inn i f. eks leide brakker.
Deponi i prosessen med å flytte avfallsanlegget:
Styret presiserte at det er viktig å ta med flytting av deponi som et ledd av avtalen med Arendal
kommune.
Tillegg i sak om flytting, lagt til 20.3.23:
Det henvises til sak 17 behandlet i styremøte 15.februar 2023, med flg vedtak og styrets innstilling til
representantskapet:
- Representantskapet følger opp vedtaket fra 27.4.22, der de ber om en snarlig avklaring for flytting av avfallsanlegget på Heftingsdalen, og en fremdriftsplan for dette, for å skape forutsigbarhet for virksomheten og alle eierkommunene.
- Daglig leder sender en henvendelse til Arendal bystyre, der det bes om en avklaring fra Arendal kommune sin side om flytting av ARIKS.
- Det bes om en beslutning om flytting av ARIKS i bystyret innen 1.oktober 2023.
I forhandlingene mellom Arendal kommune og ARIKS er det enighet om følgende tidsplan: Partene var i
sist møte enige om at det er et felles mål at begge parter har truffet nødvendige vedtak i saken (om
flytting av ARIKS til ny tomt) innen utgangen av året, slik at det da er avklart når og på hvilke vilkår en
flytting av avfallsanlegget skal skje.
På bakgrunn av denne enigheten mellom Arendal kommune og ARIKS som gjelder en tidsavklaring på
flytting av ARIKS innen utgang av året og at nødvendige vedtak er truffet i saken i Arendal bystyre og
representantskapet, foreslår administrasjonen å stryke punkt 2 i styrets vedtak og innstilling nevnt over.
Vedtak
A. Tomt for nytt renovasjonsanlegg og areal behov:
- Styret godkjenner at 150 daa er tilstrekkelig areal for nytt avfallsanlegg.
- Styret ber administrasjonen få med i avtale med Arendal kommune, at 150 daa bortfestes til ARIKS.
B. Håndtering av administrasjonsbygget i prosessen med Arendal kommune om nytt renovasjonsanlegg:
Administrasjonen ønsker ikke å gi en anbefaling til vedtak i denne saken, hva gjelder valg av modell. Det
er ønskelig med et prinsipielt vedtak i styret i forhold valgene i prosessen videre, idet valg kan innebære
en kommersiell risiko og kostnad av vesentlig betydning. I forhandlingene med Arendal kommune har
administrasjonen behov for å få avklart eventuelle føringer fra styret tidlig nok til at føringene kan
reflekteres i de løsninger man søker å forhandle frem.
Administrasjonen anbefaler at vedtaket tydeliggjør at fraflytting av administrasjonsbygget skal skje direkte
til nytt ferdigstilt bygg.
- Styret påpekte viktigheten av at ARIKS ikke skal ta noen markedsmessig – og økonomisk risiko som gjelder administrasjonsbygget.
- Styret er enige med administrasjonen at det må tydeliggjøres at fraflytting av administrasjonsbygget skal skje direkte til nytt ferdigstilt bygg. Det er en svært dårlig løsning, både for administrasjonen og øvrige ansatte, om man midlertidig skal måtte flytte inn i f. eks leide brakker.
- Styret kommenterte at kommunen bør overta administrasjonsbygget ved flytting, og selv evt videreselge til Morrow. Ved flytting før opsjonen er utløst, ønsker styret at det skal lages en avtale mellom Agder Renovasjon IKS og Arendal kommune som gjør at Arendal kommune overtar alle kostnader/risiko/ansvar for salg mv. for administrasjonsbygget inntil eventuell ny eier av administrasjonsbygget er på plass.
C. Styrets innstilling til representantskapet som gjelder beslutning om flytting:
- Representantskapet følger opp vedtaket fra 27.4.22, der de ber om en snarlig avklaring for flytting av avfallsanlegget på Heftingsdalen, og en fremdriftsplan for dette, for å skape forutsigbarhet for virksomheten og alle eierkommunene.
- Det bes om en beslutning om flytting av ARIKS i bystyret innen 1.oktober 2023.
Sak 29 Orientering om Returkraft AS (Orientering)
Daglig leder presenterer status for Returkraft. Vedlagt var referat fra siste møte i administrativt kontaktforum i Returkraft. Det arbeides med ulike strategier for Returkraft i det som oppleves som et godt og konstruktivt samarbeid mellom avfallsselskapene. GF i Returkraft er satt til 4.mai 2023. Det foreslås at styreleder gis fullmakt til å representere ARIKS på generalforsamlingen i Returkraft AS: Fullmakt ble signert av styrets medlemmer.
Vedtak
Styret tok informasjonen som gjelder Returkraft AS til orientering.
Sak 30 Informasjon fra ARNAS (Orientering)
Daglig leder i ARNAS, Geir Fone, orienterte fra selskapet.
Vedtak
Styret tok informasjonen om ARNAS til orientering.
Sak 31 Styrets evaluering av daglig leder (Diskusjon)
Iht styrets årsplan skal styret årlig foreta evaluering av daglig leders arbeid. Dette gjennomføres fortrinnsvis før styreleder har medarbeidersamtale med daglig leder, og før årlig lønnsjustering. Lønn for daglig leder justeres hvert år fra og med 1. januar, og saken behandles årlig i styret.
Daglig leder fratrådte når styret behandlet saken.
