Protokoll for styremøtet 21.11.2023
Dato: 8/23 – Tirsdag 21.11.2023, 09:00 – 12:30
Sted: Heftingsdalen møterom Hove (inkl. lunsj )
Behandlingsmåte: Styremøte

Deltatt:
Erik Fløystad, Styrets leder
Gunnar-Ole Lyngroth, Styrets nestleder
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Ingrid Dorthea Skårmo, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Terje Stalleland, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef

Sak 75 – Godkjenning av innkalling og agenda

  • Åpning av møtet ved styrets leder
  • Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
  • Godkjenning av innkalling og dagsorden
  • Saker til eventuelt

Beslutning:
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig I henhold til I KS-lovens §11-12.

Sak 76 – Protokoll fra møte 7 /23
Styret har godkjent og signert styrets protokoll fra 27.9.23.
Beslutning:
Styret har godkjent og signert protokollen.

Sak 77 – Regnskap 3. kvartal 2023
Eirik Kristiansen orienterte styret om virksomhetens kvartalsregnskap og prognose for
året. Regnskap for 3. kvartal er vedlagt.

Kommentar:
Driftsinntektene 3. kvartal: 124,5 mill. Noe høyere inntekter fra kundene, fordi det er økning i antall husholdningsabonnenter. Prisene i markedet for salg av enkelte gjenvinningsvarer/avfall (spesielt metall, trevirke) har vært bra. Papir og papp tar seg litt opp. Godt salg av bark og kompostprodukter, og godt salg i gjenbruksbutikken og Brukbar, samt et bra nivå på konserninterne inntekter, bidrar positivt.

Driftskostnadene 3.kvartal: 114,6 mill.
Økte eksterne kostnader for transport (innsamling og frakt), varer, strøm, drift mm. Selvkostpris justert til 1200,- pr tonn restavfall, for behandling på Returkraft som gir en kostnadsøkning. Behandling av avfall, spesielt farlig avfall og impregnert tre er blitt mer kostbart. Ny sikt for kompost, har redusert sikterest og dertil kostnader for behandling.

Resultat:
Resultat 3. kvartal 2023 viser et overskudd på kr 9,8 mill.

Prognose:
Prognose for året: Overskudd på kr 6,3 mill (Budsjett: Overskudd på 3,9 mill).

Beslutning:
Styret tok kvartalsregnskapet til orientering.

Sak 78 – Retningslinje for oppfølging av utestående kundefordringer
Gjelder retningslinje nr 16, retningslinje for oppfølging av utestående kundefordringer, sist vedtatt av styret 26.9.22. Administrasjonen foreslår en revidert rutine med å innta bestemmelsen for mulighet for lønnstrekk/trekk i trygd, før det vurderes å sende en sak til tvangssalg av bolig.
Vedlagt var revidert retningslinje som erstatter tidligere utgave.

Beslutning:
Styret godkjenner den reviderte retningslinje nr 16 oppfølging av utestående kundefordringer

Sak 79 – Returkraft og endringsavtale
Endringsavtaler:
Det ble i 2008 tildelt enerett til Returkraft AS til å behandle husholdningsavfallet (etter forurensningsloven). Partene har funnet det hensiktsmessig å oppdatere og presisere enkelte av dens bestemmelser. Det er ikke gjort materielle endringer i avtalen, men ordlyden er justert slik at avtaleteksten bedre gjenspeiler avtaleforholdet mellom partene i lys av de lovbestemte pliktene partene er underlagt. Spesielt er det behov for å korrigere avtaleteksten for å tydeliggjøre mottaksplikten til RK i situasjoner der anlegget går ned.
Vedlagt var forslag til endringsavtale.

Status forsikringsoppgjør:
Stevning av KLP er sendt Kristiansand tingrett. KLP har varslet 25% avkortning og har utbetalt 164 mill av en total dekning på 250 mill. Returkraft awenter svar fra motpart, og og forbereder seg til rettsmekling som antas vil finne sted i nov/des 2023.

Beslutning:
Styret godkjenner endringsavtalen til avtalen med Returkraft AS som signeres av styreleder og daglig leder. Styret tar status som gjelder forsikringsoppgjør til orientering.

Sak 80 – Daglig leders statusrapport
Daglig leders statusrapport for november 2023 blir presentert. Rapporten er vedlagt og inneholder:

  • Innsamling av husholdningsavfall og avvik statistikk
  • Slamrenovasjon
  • Avfallsmarkedet, gjenvinning og inntekter
  • Besøks statistikk
  • Status økonomi
  • Kundefordringer
  • Personal, sykefravær, HMS/Avvik mm
  • Samfunnsansvar og lærlinger
  • Holdningsskapende arbeid

I tillegg presenterte daglig leder en oppdatering i en klagesak som gjelder tildeling av kontrakt etter anbud på transport (Returkraft og Heftingsdalen/Østerhus).

Beslutning:
Styret tok statusrapporten og sak som gjelder klage på tildeling av transport kontrakt, til orientering.

Sak 81 – Statsforvalteren og tilsyn deponi
Statsforvalteren var 22.9.23 på inspeksjon på Heftingsdalen deponi. Inspeksjonsrapporten datert 24.10.23 var vedlagt. ARIKS ser seg fornøyd med inspeksjonen og avvikene som ble avdekket (4 stk) er håndterbare og tiltak er iverksatt:

  1. Ristgods, sandfang og blåssand blir ikke overdekket umiddelbart etter deponering.
  2. Mangler i dokumentasjon av deponerte masser i tråd med avfallsforskriften.
  3. Virksomhetens miljørisikovurdering har mangler
  4. Biologisk nedbrytbart avfall deponeres sammen med farlig avfall.

Avvik 1, rutinene gjennomgått og tiltak er iverksatt. Avvik 2, dokumentasjon er oversendt Statsforvalteren. Slam fra sedimenteringsbassenget (foran dammen) skal basiskarakterisering, og rutine følges opp. Avvik 3, HMS og kvalitetsansvarlig reviderer miljørisikoen. Avvik 4, Trepallene som bag med farlig avfall til deponi er fraktet på, skal håndteres separat (forbrenning).
Statsforvalteren får en skriftlig redegjørelse som viser hvordan awik er rettet, innen fristen 31.12.23.

Beslutning:
Styret tar inspeksjonsrapporten fra tilsyn av Statsforvalteren til orientering.

Sak 82 – Resultat av sorteringsundersøkelse
Returkraft og avfallsselskapene (eiere) har kartlagt sammensetningen av avfallet gjennom plukkanalyser sommer og høst 2023. Formålet med analysen er å sammenligne sorteringsgrad og kvalitet på kildesorteringen mellom de ulike kommunene, og se potensialet for økt utsortering fra restavfallet. Kravene til materialgjenvinning fra avfallsselskapene øker. Kravene til utsortering av matavfall og plastavfall er 70% innen 2035. Resultatet kan benyttes som grunnlag ved vurdering av etablering av sorteringsanlegg for husholdningsavfall.

Resultatet i grove ca. tall viser at restavfallet inneholder ca. 1 /3 riktig sortert avfall, ca. 1 /3 matavfall, og ca. 1 /3 avfall som kan materialgjenvinnes. Verd å merke seg fra undersøkelsen er at Setesdal som har tømming hver 4. uke og Agder Renovasjon som har tømming hver 3. uka har mer riktig sortert avfall i sine beholdere enn de andre kommunene. Det vil si, de har lavest utsorteringspotensial. En mulig konklusjon som flere selskaper allerede har til vurdering, er å endre tømmefrekvensen på restavfallsdunk til sjeldnere tømming for å oppnå ønsket om mindre restavfall og høyere grad av materialgjenvinning.

Vedlagt var en oversikt over hva som kastes i restavfallsdunken. Hilde Hvoslef presenterte undersøkelsen.

Beslutning:
Styret tar resultatet fra sorteringsundersøkelse til orientering

Sak 83 – Prosess flytting av ARIKS
Gjelder status på forhandlingene mellom Arendal kommune (AK) og ARIKS om økonomisk kompensasjon for å flytte ARIKS.

Representantskapets gjorde følgende vedtak 11.10.23:

  1. Representantskapet i Agder Renovasjon IKS (ARIKS) ber styret i ARIKS innen april 2024 utarbeide og legge frem en strategi for nytt renovasjonsanlegg. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
  2. Representantskapet i ARIKS foretrekker Longum Nord som ny lokasjon for ARIKS, og legger til grunn at ny lokasjon legges inn i planområdet Longum Nord og reguleres så raskt som mulig.
  3. Representantskapet i ARIKS ber om en snarlig sluttføring på forhandlingene mellom ARIKS og Arendal kommune. Forhandlingene gjelder en økonomisk kompensasjon for avfallsanlegget og administrasjonsbygget ved flytting. Erstatning for dagens deponi som skal erstattes av Arendal kommune, utsettes til et senere tidspunkt, slik partene er enige om.
  4. Etableringen av Morrow må ikke medføre noen merkostnad for abonnenter og eierkommuner knyttet til ARIKS sin virksomhet. Representantskapet ber om at det legges til grunn en økonomisk fordeling som ikke belaster abonnentene utover hva som gir en reell verdiøkning for ARIKS sammenlignet med dagens anlegg som uansett ville ha påløpt.

Administrasjonens kommentarer:

ARIKS blir bedt om å flytte fra et godt fungerende anlegg ved Heftingsdalen, grunnet AKs avtale med Morrow Batteries. Arendal kommune og ARIKS har hatt mange forhandlingsmøter for å bli enige om en økonomisk kompensasjon for avfallsanlegget og administrasjonsbygget ved flytting. Det handler om store verdier og ARIKS opplever forhandlingene med AK som utfordrende. Partene står langt fra hverandre når det gjelder den økonomiske kompensasjonen for å flytte ARIKS.

Administrasjonen mener at man må se på muligheten for at ARIKS kan bli på Heftingsdalen og heller tilpasse anlegget på nåværende tomt, fordi:

ARIKS kan gjøre flere tilpasninger på dagens anlegg. Deponi kan avvikles og dagens fasiliteter kan utbedres med ytterligere avfallshåndtering innomhus. ARIKS er i det grønne skiftet akkurat som Morrow, og dagens avfallshåndtering er ikke en «søppelplass». Arealet ARIKS disponerer på Heftingsdalen (utenom deponi) er ca 120 mål av totalt 870 mål som er tiltenkt Morrow. Uten arealet til ARIKS avfallsanlegg har Morrow fremdeles hele ca 750 mål til disposisjon samt ytterligere tomteareal på Lingum Nord om behov (for tilknyttet virksomhet).

Det vil koste Arendal kommune betydelig å flytte ARIKS, både med tomtekjøp, gjenoppbygging av avfallsanlegget, flytting av anlegget og fjerning av samtlige bygg og anlegg på dagens renovasjonsareal. ARIKS sitt hovedfokus i forhandlingene er flyttingens konsekvens for avfallsgebyrer og tjenestene til innbyggerne. Målet totalt sett er å unngå vesentlige økninger i renovasjonsgebyrene.

Det står i opsjonsavtalen mellom Morrow og Arendal kommune: Morrows etablering er betinget av at selskapet oppnår nødvendig kapital, og tiltredelse av tomter skal kun skje dersom Morrow skal benytte tomten til fabrikken eller tilknyttet virksomhet. Administrasjonen mener at med denne usikkerheten, bør alternativet med å bli på nåværende tomt vurderes i et kost/nytte perspektiv.

Administrasjonen vil ikke anbefale en kompensasjon fra Arendal kommune som vurderes for lav til å kunne bygge opp et nytt tilsvarende renovasjonsanlegg, og som vil fremtvinge store økninger i avfallsgebyrene. Det er etter føringer fra styret og vedtak i representantskapet i ARIKS.

  1. Administrasjonens forslag til vedtak:
    1. Styret vil ikke anbefale en kompensasjon fra Arendal kommune som vurderes for lav til å kunne bygge opp et nytt tilsvarende renovasjonsanlegg, og som vil fremtvinge store økninger i avfallsgebyrene. Det er etter føringer fra styret selv og vedtak i representantskapet i ARIKS.
  2. Styret ber om at alternativet for at ARIKS kan bli på eksisterende tomt på Heftingsdalen, vurderes.
  3. Styret ber, på bakgrunn av pkt. 2, administrasjonen fremlegger en oversikt over mulige tilpasninger på dagens anlegg som en tilrettelegging for å bli på nåværende lokasjon.

Styrets behandling:

Daglig leder presenterte et oversiktskart med arealer Morrow – ARIKS på Heftingsdalen, basert på den gjeldende reguleringsplanen. Styret ønsket å utsette sitt vedtak i denne saken, til neste styremøte 6.12.23. Det er siste styremøte for dagens styre, og styret er opptatt av at dagens styre som har hatt denne saken på agenda i hvert styremøte de siste årene, kommer med sine kommentarer og innstillinger overfor nytt styre og nytt representantskap. Flytteprosessen handler om store verdier med betydelige kostnader for å flytte avfallsanlegget.

Beslutning:

Styrets vedtak:

  1. Styret tar representantskapets vedtak av 11.10.23 til etterretning.
  2. Styreleder får fullmakt fra styret til en gjennomgang med politisk ledelse i Arendal kommune
  3. Endelig behandling og styrets vedtak i denne saken, utsettes til neste styremøte 6.12.23
  4. Styret vurderer administrasjonens forslag som interessant, og styret vil gjøre en vurdering av forslaget i neste styremøte.

Sak 84 – Eventuelt

Beslutning:
Det var ingen saker til Eventuelt.

Protokoll fra styremøte 21.11.2023