Dato: Tirsdag 21.01.2025, 09:00 – 11:30
Sted: Møterom Hove, Heftingsdalen
Behandlingsmåte: Fysisk møte
Deltatt:
Nina Jentoft, Styrets leder
Lars Marius Nilsen, Styrets nestleder
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Per Øyvind Erlandsen, Styremedlem
Knut Arne Tveiten, Varamedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef
Forfall:
Arne Jenssen, Styremedlem
Sak 1 – Godkjenning av innkalling og agenda
Åpning av møtet ved styrets leder
Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Saker til eventuelt
Beslutning:
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.
Sak 2 – Protokoll fra møte
Styrets protokoll fra siste styremøte er sendt ut, godkjent og signert av styret.
Beslutning:
Styret har godkjent og signert protokollen.
Sak 3 – Status Agder Renovasjon og renovasjon
Daglig leder orienterte om ulike tema:
Status for innsamling av husholdningsavfall i desember og januar. Tømming av avfall i romjula forskyves, for å gi renovatørene fri i romjula. Etter nyttår har det vært krevende forhold for renovatørene. Det ble avholdt Teams-møte søndag 5.januar for å forberede renovasjonen.
Tiltak: Ekstra kranbil og ekstra tømming av restavfall for de nedgravde stasjonene.
Renovatørene har arbeidet lange dager for å få tømt mest mulig, men mange veier var ikke brøytet godt nok for renovasjonsbilene. Det har vært utfordringer med å være ajour med tømmingene, og det har vært mange bil-berginger.
Kundesenterets arbeid. Kundesenteret har sendt ut 1500 tømmekalendere (abonnenter uten APP) og har hatt mange henvendelser tlf./epost.
Restavfallsbilletter: Gjelder status for ordningen med 2 restavfallsbilletter og betaling for restavfall, og hvordan det har blitt mottatt de første ukene i 2025. Det har til nå vært få utfordringer med ny ordning. Vektpersonalet forklarer at alt er gratis å levere utenom restavfall, og de fleste kundene forstår dette.
Rekord: Lille nyttårsaften var det rekord i antall biler inn på både Heftingsdalen og Østerhus.
Rekord, salg gjenbruk: 3,2 mill. (inkl. mva.) i omsetning i gjenbruksbutikken i 2024. 800 000,- (inkl. mva.) i salg i Brukbar (tekstiler).
Beredskap kjøreforhold og tømming av avfall:
Den nye normalen kan bli at ekstremvær kommer oftere. Vi må derfor være bedre forberedt på at renovasjonen og tømming av avfall, kan bli mer utfordrende fremover. Abonnentene forstår ikke nødvendigvis dette, at renovasjonsbilene ikke kommer frem som de skal, når det er perioder med vanskelige (ekstreme) kjøreforhold.
Det henvises til Forskrift om husholdningsavfall for Arendal, Grimstad og Foland kommune, §11 krav til veistand. Det henvises til retningslinje for fremkommelighet ved tømming av avfallsbeholdere og kommunens veinorm. I retningslinjen står det flg: Som følge av glatt føre, snøfall, veiarbeid eller andre hindringer kan kjørbar vei midlertidig bli definert som ikke kjørbar. Veien vil bli kjørt neste gang det er tømming dersom det er strødd eller brøytet.
Det har med sikkerheten til renovatørene som er ute på veiene, men også hensyn til sikkerhet for andre trafikkanter når det er snøkaos. Det er sjåførene som tar avgjørelsen på om det er sikkert nok å kjøre inn en vei jfr. lovverket.
Dialog med NordRen:
Daglig leder orienterte om dialog og møter med daglig leder i NordRen om kommunikasjons – og dialogform mellom NordRen og ARIKS.
Flytteprosess:
Daglig leder er i møter med koordineringsgruppen for batterisatsing annenhver uke, siste møte 17.1.25, og informerte om gruppens arbeid.
Morrow sendte ut pressemelding 15.1.25 om nedbemanning og at de utsetter kjøp av ytterligere tomt for byggetrinn 2. Morrow konsentrere seg om produksjon av LFP-batterier, salgsavtaler og forskning og utvikling. Batterier til ferjer, tyngre kjøretøy, tog og nødstrøm blant annet, men ikke el personbiler.
Daglig leder presenterte en oversikt over status i arbeidet Agder Renovasjon IKS og «prosess flytting».
Styrets behandling av flytteprosess:
Bakgrunn:
Det er vedtatt at Agder Renovasjon IKS skal flytte under visse forutsetninger. I tillegg har situasjonen rundt Morrow endret seg. Flyttingen vil medføre betydelige kostnader for Arendal kommune men også kostnader for innbyggerne.
Beslutning:
- Styret tar status for Agder Renovasjon og husholdningsrenovasjonen til orientering.
- Styret i Agder Renovasjon IKS følger utviklingen i Morrow tett, og med det også om flytting kan bli nødvendig. Styret vil be Arendal kommune vurdere å fjerne opsjonsdelen i avtalen som berører Agder Renovasjon-arealet, dersom nå Morrow trenger mindre areal.
Sak 4 – Anbud innsamling av husholdningsavfall
Daglig leder orienterte:
Det henvises til sak 5/24 behandlet i styremøte 23.1.24, vedtak: Styret godkjenner fortsatt konkurranseutsetting av innsamling av husholdningsavfall. Den offentlige anskaffelsen gjennomføres i 2024 med valg av underleverandør. Dagens kontrakt med NordRen utløper 1.4.27 (inkluderer opsjonene). Dagens renovasjonskontrakt inkl. tilleggstjenestene (vaktmestertjeneste nedgravde løsninger, forsøpling, snørydding m.m) har en verdi på ca. 38 mill./år.
Justert fremdrift for arbeidet med konkurransen, ble presentert i styremøte 27.11.24. Kunngjøring av konkurransen er foreslått i februar 2025, og kontraktsignering ca april 2025. Det er arbeidet for å ferdigstille konkurranse utkastet til styremøte 21.1.25, men det må utsettes til neste styremøte 25.2.25 fordi dokument utkastet ikke er ferdigstilt og gjennomgått med konsulent.
Informasjon til styret innledningsvis om forslag til deler av konkurransegrunnlaget (utdrag):
Tømmefrekvens:
Konkurransen tar utgangspunkt i dagens tømmefrekvens for beholderrenovasjonen: Restavfall, papir/papp og plastemballasje samles inn hver 3.uke, matavfall hver uke og glass/metall hver 8.uke (inkludert ukentlig små enheter EE-avfall/farlig avfall).
Kontraktstid:
Foreslått kontaktstid er 6 år med opsjon for oppdragsgiver 1 + 1 år.
Krav til renovasjonsbilene:
Minst to av kjøretøyene skal være fra nullutslipp-eller biogasskjøretøy. Øvrige kjøretøy må oppfylle utslippskravnivå i samsvar med Euro 6. NordRen har ca 25 ulike renovasjonskjøretøy i området idag.
Krav om 3 mindre renovasjonsbiler som skal renoverer områder med smale og bratte veier, og krav til tilpasset kjøretøy for tømming av nedgravde containere eller bunntømte containere (pt er det 58 nedgravde stasjoner i vårt område).
Leverandøren skal ha tilfredsstillende reservekapasitet.
Alle biler skal ha elektronisk tracking som oppdragsgiver skal ha tilgang til, slik at en kan følge kjøremønster til leverandør (til hjelp i dialog med abonnentene).
Arbeidskraft til oppdraget:
Leverandøren må ha tilgjengelig en tilstrekkelig stab med kvalifisert personale til å utføre oppdraget. Krav om arbeidsleder og reserve for denne.
Henteavstand:
Dagens henteavstand foreslås, 7 meter (fra vegkant til beholder).
Opsjon – innsamling av tekstiler:
Avfallsforskriften er nylig endret med krav om innsamling av G/M som erstatning for returpunkt. For å imøtekomme eventuelle endringer i avfallsforskriften som kan gjelde fremtidig krav til innsamling av tekstiler, så legges det inn en opsjon på innsamling av tekstiler, hver 12.uke.
Tildelingskriterier og vekting:
Totalpris 40%, Oppdragsforståelse og kvalitet 30% og Klima og miljø 30%.
Oppdragsforståelse og kvalitet, vurdert ut fra:
Robustheten av organisering, logistikk og transportløsninger, HMS trafikksikkerhet, ressursinnsats, reservekapasitet og beredskap for personell og kjøretøy, bl.a. i forhold til ekstreme værforhold, tilgangen til vikarer, reservebiler mv. Service og serviceorganisasjon, herunder responstid for retting av avvik, service og tilgjengelighet mot oppdragsgiver.
Klima og miljø, vurdert ut fra:
Bruk av nullutslipp- eller biogasskjøretøy utover det som er angitt som minstekrav i bilag 1 (25 %). Andre forpliktende og konkrete tiltak utover minstekravene som reduserer belastningen for klima og miljø ved gjennomføring av kontrakten, herunder, tiltak som gir konkrete utslippsreduksjoner (5 %).
Styrets behandling:
Styret var enig i grunnlaget for konkurransen. Styret ba administrasjonen vurdere nærmere tildelingskriteriet oppdragsforståelse/kvalitet, for å tydeliggjøre kundeforståelsen for leverandøren og at renovatøryrket er et serviceyrke. Styret bemerket også viktigheten av språkforståelse (norsk muntlig). Daglig leder tar disse innspillene med videre i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget.
Beslutning:
- Styret tar informasjonen om deler av konkurransegrunnlaget som gjelder anbud på innsamling av husholdningsavfall til orientering.
- Utkast til komplett konkurransegrunnlag blir presentert i neste styremøte.
Sak 5 – Status tekstilavfall
Daglig leder orienterte:
Gjelder status i arbeidet med tekstiler. Fra 1. januar 2025 kom det nye nye krav til kildesortering, separat innsamling og materialgjenvinning av tekstilavfall. Avfall skal i utgangspunktet samles inn der folk bor og jobber, med unntak for blant annet tekstilavfall. Her kan avfallet samles inn via kommunens gjenvinningsstasjoner. Tekstiler og klær til ombruk, er ikke en lovpålagt oppgave for kommunene, kun håndtering av tekstilavfall.
Beholdere for tekstiler:
Det er satt opp tekstiltårn fra Kirkens Bymisjon (KB) for ødelagte klær og tekstiler (tekstilavfall) både i Heftingsdalen og på Østerhus. I tillegg er det tilgjengelig tekstiltårnene for klær til ombruk som vi har fra før, og disse skal fortsatt benyttes til klær og tekstiler som kan gå til ombruk. I tillegg er det beholdere for klær til ombruk til Brukbar butikken.
Avtale med Kirkens Bymisjon:
Det er inngått en 1 årig avtale med Kirkens Bymisjon, med mulighet for oppdragsgiver å forlenge med 1+1 år. KB har ulike mottak og sorteringsanlegg. Tekstilene som legges til ombruk blir hentet gratis, mens de ødelagte tekstilene koster 4,5 kr pr kg for å få hentet av Kirkens Bymisjon (til sortering).
Beslutning:
Styret tar status som gjelder det nye lovkravet om håndtering av tekstilavfall til orientering.
Sak 6 – Renovasjonsgebyr i Agder 2025
Renovasjonsgebyr 2025. Gjelder en oppdatert oversikt som viser nivået på renovasjonsgebyrene for avfallsselskapene og kommunene i Agder. Vedlagt var oversikt over gebyr for husholdningsrenovasjon og for hytterenovasjon.
Beslutning:
Styret tar oversikt over renovasjonsgebyr for kommunene i Agder til orientering.
Sak 7 – Styrets egenevaluering
Det henvises til styreinstruks, sist revidert og vedtatt i styremøte 26.2.24.
Styre-evaluering
Styret skal hvert annet år ha på agendaen styrets egenevaluering. Evalueringen skal fokusere på styrets kompetanse, arbeidsform og eget arbeid. Gjennomgang av resultatene etter styre-evaluering blir i styremøte 25.2.25, etter følgende prosedyre:
- Skjema for evalueringen sendes ut til styret (Styreplan arbeider med utarbeidelse av skjema for styre-evaluering, men inntil dette er ferdig, foreslås det å benytte skjema som har vært benyttet tidligere).
- Styremedlemmene fyller inn sine svar og sender eller leverer i retur til Oddvar Somdal.
- Administrasjonen sammenstiller resultatene for styrets egenevaluering.
- Styreleder gjennomgår de sammenstilte resultatene i styremøte 25.2.25.
Daglig leder sender ut skjema for styreevaluering snarest på epost. Utfylt skjema sendes i retur til Oddvar Somdal i rimelig tid, før neste styremøte 25.2. Deretter følges pkt 3 og 4 som nevnt over.
Beslutning:
En sammenstilling av resultatene presenteres i neste styremøte 25.2.25.
Sak 8 – Eventuelt
Knut Arne Tveien kom med følgende innspill: Ved snøkaos og ekstreme kjøreforhold for renovasjonsbilene slik at de ikke kommer frem, om det kan legges tilrette for at abonnenter kan benytte nedgravde/bunntømte avfallsstasjoner for avfall om behov, samt at husholdningsavfall kan leveres gratis på gjenvinningsstasjonene.
Administrasjonen tar innspillene med videre og hvordan dette kan inkluderes i selskapets retningslinjer.
Daglig leder orienterte styret om status for biogassproduksjon og om selskapet som vurderer å etablere et biogassanlegg i Arendals området.
Beslutning:
Styret tar sakene under eventuelt til orientering.