Styret i Agder Renovasjon IKS
Dato: Onsdag 20.03.2024, 09:00 – 13:00
Sted: Møterom Hove, Heftingsdalen
Behandlingsmåte: Fysisk møte
Møtets formål:
Starter kl. 9 med omvisning på avfallsanlegget (varighet ca 1 time), før styremøte på møterom Hove.
Deltatt:
Nina Jentoft, Styrets leder
Lars Marius Nilsen, Styrets nestleder
Arne Jenssen, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Per Øyvind Erlandsen, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef
Sak 23 – Godkjenning av innkalling og agenda
- Åpning av møtet ved styrets leder
- Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Saker til eventuelt
Beslutning:
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.
Sak 24 – Protokoll fra møte
Styrets protokoll fra siste styremøte er sendt ut, godkjent og signert av styret.
Beslutning:
Styret har godkjent og signert protokollen.
Sak 25 – Regnskap og årsberetning 2023
Regnskap og årsberetning for Agder Renovasjon IKS (ARIKS) 2023 var vedlagt. Regnskapet blir gjennomgått av økonomisjef og årsberetning av daglig leder. Det henvises til tidligere styrebehandling 26.2.24 av foreløpig regnskap. Regnskapet er gjennomgått av revisor.
Årsresultat:
Selskapets årsresultat ble et overskudd på 10,3 mill. i 2023 som inkluderer 4 mill. i utbytte fra ARNAS. Utbyttet på 4 mill. utbetales i sin helhet direkte til eierkommunene i henhold til deres eierandel i ARIKS.
Selvkost:
Selvkost innebærer at selskapets kostnader med renovasjonstjenestene skal dekkes inn gjennom gebyrene som abonnentene betaler. ARIKS har tre separate regnskaper, husholdningsavfall, slam og næringsavfall (inkluderer det som håndteres av næringsavfall fra ARNAS), jfr. forurensningsloven § 34.
Selskapet har to selvkostfond, for husholdningsrenovasjon og slamrenovasjon:
Disse selvkostberegningene fremgår også av note 15 i årsregnskap for 2023.
Status – selvkostfond:
Selvkostberegninger – husholdningsrenovasjon:
Inngående balanse – selvkostfond, pr 1.1.2023: kr + 9 471 119
Selvkostresultat inkl renter (til selvkostfond 2023): kr + 3 544 871
Utgående balanse – selvkostfond 31.12.22: kr + 13 015 990
Selvkostberegninger – slamrenovasjon:
Inngående balanse – selvkostfond, pr 1.1.2023: kr + 2 936 392
Selvkostresultat inkl. renter (til selvkostfond 2023): kr – 97 030
Utgående balanse – selvkostfond 31.12.23: kr + 2 839 363
Næringsavfall og resultat 2023:
Driftsinntekter: kr 26 473 492
Driftskostnader: kr 20 274 012
Resultat næringsavfall: kr 6 379 888
Beslutning:
Styret innstilte til representantskapet å godkjenne regnskap og årsberetning for 2023
Sak 26 – Strategidokument for nytt renovasjonsanlegg
Saken gjelder styrets oppfølging av representantskapets vedtak 11.10.23, styrets vedtak 6.12.23 (forrige styre) samt styrets vedtak 23.1.24 (nytt styre).
Vedtak: Administrasjonen skal utarbeide et strategidokument for nytt renovasjonsanlegg innen styremøte i mars 2024. Dokumentet skal synliggjøre alternativer og økonomiske konsekvenser ved flytting, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
Det henvises til styresak 20, behandlet i styremøte 26.2.24, der styret var enig i forslag fra administrasjonen på innholdsfortegnelse i strategidokumentet, slik at administrasjonen hadde noe konkret å arbeide utfra.
Administrasjonen har arbeidet med dette dokumentet, og forslag var vedlagt. Daglig leder presenterer administrasjonens forslag til strategidokument for nytt renovasjonsanlegg.
Administrasjonens anbefaling:
Styret innstiller til representantskapet å godkjenne strategidokumentet for nytt renovasjonsanlegg.
Styrets behandling:
Styret hadde enkelte kommentarer og innspill til strategidokumentet som administrasjonen hensyntar i dokumentet. I dokumentet tas det inn blant annet en tentativ tidsplan for flytting av avfallsanlegget, og en tydeliggjøring av en nyetablering av et fleksibelt avfallsanlegg som kan håndtere nye oppgaver og krav i renovasjonsbransjen. Slik at ARIKS kan ta enda større oppgaver på vegne av regionen om det er ønsket og formålstjenlig. Redigert dokument styremedlemmene på epost for godkjenning.
Beslutning:
Styret innstiller til representantskapet å godkjenne strategidokumentet for nytt renovasjonsanlegg med de endringer som fremkom i møtet.
Sak 27 – Daglig leders notat til styret
Daglig leder har utarbeidet et notat som gjelder administrasjonens kommentar på flytting av renovasjonsanlegget. Notatet var vedlagt.
Morrow Batteries har i avtalen med Arendal kommune en opsjonsfrist innen år 2030 på å avgjøre om de trenger ARIKS sine arealer ved Heftingsdalen. Flytting av renovasjonsanlegget vil være nødvendig om Morrow benytter denne opsjonsretten. Administrasjonen forbereder avfallsanlegget for flytting, og planlegger for nytt renovasjonsanlegg på ny tomt, men mener det er hensiktsmessig å avvente flyttingen til Morrow faktisk sier at de har behov for arealene og benytter sin opsjon.
Administrasjonen mener det vil være uheldig om både Arendal kommune og ARIKS bruker betydelig midler og tid på å flytte renovasjonsanlegget, og så viser det seg at Morrow ikke benytter opsjonen og det har ikke vært nødvendig å flytte renovasjonsanlegget.
Administrasjonens anbefaling:
- Vente på opsjonsvarselet fra Morrow om behov for renovasjonsarealet, før en går til det skritt å flytte renovasjonsanlegget til ARIKS.
- Uavhengig av punkt 1, fortsetter forhandlingene med Arendal kommune som gjelder nivået på den økonomiske kompensasjonen for å flytte avfallsanlegget, for å unngå forsinkelser i senere prosess.
- Tegninger over nytt renovasjonsanlegg på Longum Nord tomten skal utarbeides innen høsten 2024 uavhengig av punkt 1, for å unngå forsinkelser i senere prosess.
Styrets behandling:
Daglig leders notat ble diskutert, og det var enighet om at styret tar notatet til orientering.
Beslutning:
Styret tar notatet fra daglig leder til orientering.
Sak 28 – Status forhandlinger mellom Arendal kommune og ARIKS
Advokat Heidi Ekrem fra Tofte Hald AS bistår ARIKS i forhandlingene med Arendal kommune og var med i styremøte under behandling av denne saken. Forhandlingene gjelder nivået på den økonomiske kompensasjonen fra Arendal kommune for oppsetting av nytt renovasjonsanlegg på Longum Nord tomt. Siste forhandlingsmøte var 12.3.24, og neste møte er 20.3.24.
Heidi Ekrem orienterte om status for forhandlingene og arbeidet med de ulike kalkylene (Bygganalyse og Norconsult/Entreprenørgruppen) som er grunnlaget for nivået på den økonomiske kompensasjonen. Det økonomiske oppgjøret gjelder renovasjonsanlegget, administrasjonsbygget og deponi. Det er enighet mellom partene om at det er hensiktsmessig at dagens deponi benyttes så lenge som mulig, og at oppgjør utsettes til senere.
Beslutning:
Styret tar status som gjelder forhandlingene med Arendal kommune til orientering.
Sak 29 – Rapportering til Statsforvalteren
Daglig leder orienterte.
Oppfyllelse av selskapets tillatelser fra Statsforvalteren er en forutsetning for fortsatt drift av avfallsanleggene. Styret skal årlig bli orientert om hvordan ARIKS oppfyller krav i tillatelsene for Heftingsdalen, Østerhus og miljøkontroll for det nedlagte deponiet på Skrubbedalen. Frist for årets rapportering til Statsforvalteren var 1.3.24. Heftingsdalen og Østerhus fikk nye og reviderte tillatelse i 2022 med utvidede rapporterings- og miljøkrav. I tillegg oversendes årlige rapporter fra
miljøkonsulenten for Heftingsdalen og Østerhus. Det kreves særskilte vilkår og oppfyllelse av disse, for å drifte deponi på Heftingsdalen.
Vedlagt var oversikt over det som ble rapportert til Statsforvalteren innen frist 1.3.24.
Beslutning:
Styret tar oversikt og status for rapportering til Statsforvalteren til orientering.
Sak 30 – Kontrakt transport av avfall
Daglig leder orienterte. Det henvises til sak 4 behandlet i styremøte 23.1.24, KOFA sak, anbud transport av avfall. Kontraktsinngåelse avventes til KOFA har behandlet saken.
KOFAS har behandlet saken og deres konklusjon: Agder Renovasjon IKS har ikke brutt anskaffelsesregelverket ved å avvise Midtstøl Transport AS. ARIKS har derfor inngått avtale med Repstad Anlegg AS, avtalen ble signert 14.3.24.
Beslutning:
Styret tar KOFAS avgjørelse og kontraktsinngåelse med Repstad Anlegg AS til orientering.
Sak 31 – Eventuelt
Beslutning:
Det var ingen saker til Eventuelt.
