Protokoll fra styremøte 1/23

Organisasjon Agder Renovasjon IKS
Møtenummer 1/23
Dato 17. januar 2023
Tidspunkt 09:00 – 12:00
Sted Heftingsdalen – møterom Hove (lunsj fra kantina ca 11.30)
Behandlingsmåte Styremøte


Til stede
Erik Fløystad, Styrets leder
Gunnar-Ole Lyngroth, Styrets nestleder
Bjørg Engeset L Eide, Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen, Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen, Styremedlem
Ingrid Dorthea Skårmo, Styremedlem
Terje Stalleland, Styremedlem
Anita Aanonsen Jernquist, Daglig leder
Eirik Kristiansen, Økonomisjef


Sak 1 Godkjenning av innkalling og agenda (Agenda)
Åpning av møtet ved styrets leder
Fortegnelse over møtende styremedlemmer og andre deltagere
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Saker til eventuelt

Vedtak
Styret godkjente innkalling og dagsorden, og erklærte seg vedtaksdyktig i henhold til IKS-lovens §11-12.


Sak 2 Protokoll fra møte 9/22 (Styreprotokoll)
Gjennomgang av styrets protokoll, eventuelle kommentarer eller endringer.

Vedtak
Styret godkjente og signerte protokollen.


Sak 3 Oppfølging av styrevedtak (Vedtaksoppfølging)
Statusrapport på tiltak knyttet til tidligere styrevedtak. Det henvises til egne saksnummer.

Vedtak
Styret tok saken til orientering.


Sak 4 Miljøpedagog og bærekraftsansvarlig (Beslutning)

Tor Inge Rasmussen ble ansatt august 2020 som miljøpedagog. Stillingen er et 3-årig engasjement, der det fremgår av arbeidsavtalen, med mulighet for forlengelse/fast ansettelse. Fra og med desember 2022 ble han også bærekraftansvarlig i selskapene.
Stillingen er finansiert 40% av ARNAS og 60% av ARIKS.

Bakgrunn:
Plan fra 2020 var at miljøpedagogen skulle arbeide med utforming av et «nytt» formidlingssenter. Arbeidet er «satt på vent» på grunn av flytteplaner for avfallsanlegget, men miljøpedagogen har fortsatt ansvaret for informasjonsarbeid og omvisninger for lokale skoleklasser, voksenopplæring, bedrifter mm. Et
samarbeid mellom ARIKS og ARNAS.

Arbeidsoppgaver for miljøpedagogen: Oppbyggingen av formidlingssenter, utarbeide undervisningsopplegg for skoler, voksenopplæring, lag, foreninger, bedrifter, organisasjoner mm. Bidra til videreutvikling av vår strategi knyttet til informasjon og formidling. Hovedansvarlig for omvisninger på avfallsanleggene. Bærekraftansvarlig, og bistå ARIKS og ARNAS med diverse oppgaver etter behov. Han bistår også i vekta og gjenvinningsstasjonen ved behov.

Bærekraftsrapportering og FNs 17 bærekraftsmål: For å nå bærekraftsmålene skal Samfunnsbedriftene
utarbeide en oversikt over hvilke krav til bærekraftsrapportering som stilles til kommunale
avfallsselskaper, og hvordan dette skal rapporteres. Miljøpedagogen har ansvar for dette.

Denne stillingen har vært et engasjement i ca 2 1/2 år, for å teste behovet for en nyopprettet stilling med
nevnte arbeidsoppgaver. Administrasjonen ser behovet for at disse oppgavene videreføres i fast stilling.
En omgjøring fra engasjement til fast stilling er også å hensynta prinsippene i Hovedtariffavtalen for
bedrifter i kommunal sektor, med i hovedsak bruk av faste stillinger.

Administrasjonens anbefaling:
Denne stillingen er viktig for begge selskapene, og det er svært ønskelig å beholde ressursene til disse oppgavene. Derfor foreslår administrasjonen at dette engasjementet omgjøres til fast stilling, og at lønnsutgiftene finansieres 40% av ARNAS og 60% av ARIKS.

Vedtak
Styret vedtar at engasjementet som miljøpedagog og bærekraftsansvarlig for ARIKS og ARNAS, omgjøres til fast 100% stilling med virkning fra 1.2.23, og at lønnsutgiftene finansieres 40% av ARNAS og 60% av ARIKS.


Sak 5 Innfordringsrutiner i forbindelse med mediaoppslag (Orientering)
Saken gjelder anonymt leserinnlegg som ble en artikkel i Agderposten før jul, med tittelen: «Fikk varsel
om tvangssalg på grunn av 720 kr».

Vedlagt var svar som ble sendt Agderposten.

Administrasjonen har hatt en gjennomgang 2.1.23 men kan ikke se at det er blitt gjort noen feil i saken.
Men uansett er det viktig med en gjennomgang av rutinene og prosessen, for om det er noe vi kan
forbedre og lære av slike hendelser, før en sak går så langt som til tvangssalg. I dette tilfellet hadde
Kunden fått 5 varselbrev + SMS og epost.

Det har vært korrespondanse med Visma i denne saken, og de opplyser at saken ble sendt til tvangssalg
allerede 17.11.22 og de synes også det var leit at namsmannen da først dukket opp rett før jul. Normalt
forsøker de å unngå slikt i forkant av jul, men de har ikke kontroll på når dette skjer fordi det da er
namsmannen som håndterer saken.

Administrasjonen er uansett enige om følgende tiltak:
1. Daglig leder får oversendt liste/oversikt før en sak klargjøres og prosess starter for tvangsalg.
2. Beløpsgrense for utestående og videre prosess for tvangsalg heves fra 500,- til 1000,-.
3. Alle telefonhenvendelser fra kunder skal pt håndteres av Kjersti (Siri) for å få frem viktige avklaringer
som er nyttig å få ordnet tidlig i prosess for flere av disse sakene. Det er de som har dialogen med
VISMA, så mye kan de avklare direkte i kontakt med kunden og evt henvise til VISMA.

Vedtak
Styret tok innfordringsrutiner og tiltak til orientering.


Sak 6 Flytting av Agder Renovasjon IKS (Beslutning)

Gjelder status for flytting av avfallsanlegget i Heftingsdalen og videre prosess.

Tomt til avfallsanlegget er avklart, Longum Nord:

Arendal kommune (AK) har undertegnet intensjonsavtale med Repstad Anlegg som gjelder 139 + 61
dekar flatsprengt, byggeklar tomt med forbehold om at tomta blir regulert til formålet og bystyret
godkjenner endelig avtale.

139 daa skal erverves av AK, og 61 daa skal erverves av ARIKS som fremtidig reserveareal.

Vedlagt var notatet vurdering av tomt for nytt avfallsanlegg. Notatet beskriver hvorfor valgte tomt er det
beste alternativet. Notatet er oversendt AK i forbindelse med kommuneplan og bystyrets vedtak og som
innspill til Statsforvalteren.

Kjøp av 61 daa skal erverves av ARIKS:

Kommunen tar opp følgende: Om prisen på de 61 daa uten videre skal være den samme som
kommunen har forhandlet frem med Repstad, eller om kommunen skal kreve normal markedspris når de
viderefører areal til ARIKS? Kommunen har forhandlet frem er en avtale om 200 dekar byggeklar tomt,
men oppgir at de ikke er forpliktet til å løse inn alle 200 dekarene.

Administrasjonens kommentar:

Administrasjonen anser det som svært urimelig om kommunen skal kunne videreføre tomteareal til
ARIKS til en høyere pris enn hva kommunen selv må betale. ARIKS krevde ikke kompensasjon for at
kommunen fikk overta de 50 daa som ARIKS hadde i leieavtale med grunneier, men har tvert imot vært
positiv og en katalysator for at kommunen kunne overta dette tilleggsarealet på en smidig og grei måte.

Flytting av ARIKS uavhengig av fremdriften til Morrow?

Arbeidet med flytting av ARIKS har hittil pågått som om endelig beslutning om flytting er tatt. Et viktig
spørsmål videre er om hvorvidt det fortsatt bør arbeides med flytting uavhengig av fremdriften til Morrow?

Administrasjons kommentar:

Administrasjonen ønsker ikke å vente på at Morrow utøver opsjonen (frist 31.12.30 for Morrow). Det vil
være svært uheldig for driften i ARIKS med en uavklart situasjon i flere år, fordi utvikling og investeringer
settes på vent. ARIKS er nest størst avfallsselskap i Agder. Det er en stor utvikling i avfallsbransjen, en
utvikling mot mer bærekraftige tjenester og sirkulær økonomi som må håndteres.

Representantskapets vedtak april 2022:

Representantskapet ber om en snarlig avklaring for flytting av avfallsanlegget på Heftingsdalen, og en
fremdriftsplan for dette, for å skape forutsigbarhet for virksomheten og alle eierkommunene.

Forhandlingsmøter med Arendal kommune (AK):

AK ønsker primært en kompensasjons løsning hvor man kommer frem til et endelig beløp som skal
betales ARIKS for å flytte anlegget. Det vil gi frihet for ARIKS og forutsigbarhet for AK. Muligheten for en
sikkerhetsventil dersom «alt blir annerledes» er diskutert i møtene mellom AK og ARIKS.

Prosjektmøter med AK (anskaffelse av avfallsanlegg):

Siste møte med AK 4.1.23: Hvordan vi best bør arbeide fremover i prosjekt flytting nå som tomt til
avfallsanlegget er avklart? Det er enighet om at vi inntil videre setter prosjektet anskaffelsen –
avfallsanlegg på vent. Vi ønsker å konsentrere oss om, og få bedre grunnlag og oversikt over det
økonomiske aspektet med en flytteprosess, og en forankring overfor styre, eiere og bystyret.
Administrasjons bygget skal overtas av Morrow:
Det kan oppstå en situasjon hvor ARIKS flytter før Morrow overtar. Det må avklares hvordan håndteres
administrasjonsbygget for å unngå unødige kostnader knyttet til to bygg.

Styrets behandling:

Styret var enige i at dette er en krevende og økonomisk komplisert sak. Det er enighet om at ARIKS ikke
kan vente for lenge på om Morrow utøver opsjon, fordi det vil være svært uheldig for driften i ARIKS med
en uavklart situasjon i flere år. Samtidig er styret opptatt av at et økonomisk oppgjør blir likelydende det
som ARIKS ellers ville oppnådd, om valget blir å flytte ARIKS tidligere og uavhengig av Morrow. Et
tilsvarende oppgjør som om ARIKS hadde ventet på at Morrow utløste opsjonen.

Vedtak
Styret tok informasjonen som gjelder status for flytting av ARIKS til orientering, og vedtar følgende i
videre arbeid med flytting av ARIKS:

1. ARIKS planlegger for etablering av nytt renovasjonsanlegg så snart det nye tomteområdet er regulert
og godkjent.
2. Styret legger til grunn at prisen som Arendal kommune skal ha for det fremforhandlede tilleggsareal
(erverves av ARIKS), betales av ARIKS uten tillegg i pris. Det er viktig at historikken i forbindelse med at
ARIKS avga 50 dekar som de hadde i sin leie avtale med Håvard Dale (for at Arendal kommune skulle
tilby dette til Morrow) tas hensyn til når prisen for arealet skal fastsettes. ARIKS må deretter bestemme
seg for de ønsker å erverve tilleggsareal (helt eller delvis). Det må videre avklares om ARIKS skal leie
eller eie
3. Styret legger til grunn at Arendal kommune må overtar ansvar/risiko for dagens administrasjonsbygg
dersom Morrow ikke har utløst sin opsjon innen ARIKS nye anlegg er klart.
4. Avtalen om kompensasjon med Arendal kommune kan gjerne være et engangsbeløp, men det må
være en økonomisk sikkerhet for ARIKS for at uforutsette kostnader knyttet til flytting av anlegget og
endringer i rammebetingelser ikke skal tilfalle kun ARIKS.
5. Styret gjentar representantskapets vedtak av april 2022 i sak flytting av ARIKS: Etableringen av
Morrow må ikke medføre noen merkostnad for abonnenter og eierkommuner knyttet til ARIKS sin
virksomhet. Det må legges til grunn en økonomisk fordeling som ikke belaster abonnentene utover hva
som gir en reell verdiøkning for ARIKS sammenlignet med dagens anlegg som uansett ville ha påløpt.
6. Deponikompensasjon fremforhandles som en egen sak.


Sak 7 Deponi og flytting av ARIKS (Orientering)
Avslutning av dagens deponi og muligheter for etablering av nytt deponi samt økonomisk kompensasjon
for dette arbeidet, er også et viktig tema i forbindelse med flytting av ARIKS.

Det er derfor utarbeidet et notat som omhandler fakta og muligheter for deponi som er utarbeidet 3.1.23.
Plan er at notatet kan være et utgangspunkt for videre arbeid med avslutning av dagens deponi og
etablering av et nytt deponi samt hvordan en kan beregne kostnader forbundet med dette arbeidet.
Notatet er vedlagt.

Vedtak
Styret tok notatet Fakta og muligheter deponi, til orientering. Styret mener at det foretrukne alternativ for
et nytt deponi er Grenstøl, et deponi i samarbeid med RTA.


Sak 8 Eventuelt (Eventuelt)

Vedtak
Det var 2 saker under eventuelt:
Styreleder orienterte kort om kommende eiermøte – informasjonsmøte om CCS, Returkraft 18.1.23. I
eiermøtet vil det bli gitt en gjennomgang på utkast til rapport fra Thema (skisse til overordnet plan for
etablering av et karbonfangstanlegg). Styreleder og daglig leder møter.
Daglig leder orienterte om at nytilsatt HMS og kvalitetssansvarlig (engasjement) hadde startet i jobben
16.1.23.


Erik Fløystad
Styrets leder
Gunnar-Ole Lyngroth
Styrets nestleder
Bjørg Engeset L Eide
Styremedlem
Benedikte Nilsen Glommen
Styremedlem
Ole Thomas Gustavsen
Styremedlem
Ingrid Dorthea Skårmo
Styremedlem
Terje Stalleland
Styremedlem