Tilstede: Representantskapsmedlemmer (8 fremmøtte):
Lene Langemyr (repr leder, Grimstad), Anders Kylland (nestleder, Arendal), Terje Eikin (Arendal), Vanja Grut (Arendal), Thore K. Karlsen (vara-Arendal), Beate Skretting
(Grimstad), Issifou Koanda (Grimstad) og Ove Gundersen (Froland).

Forfall:
Linda D. Øygarden (Arendal), På Koren Pedersen (Arendal), Sigmund Håverstad (Froland), Robert C. Nordli (vara-Arendal) og Jens Aldo Carrizo-Nilsen (vara-Arendal).

Fra administrasjonen:
Daglig leder Anita Aanonsen Jernquist (referent), Eirik Kristiansen (økonomisjef).

Fra styret:
Styreleder Erik Fløystad.

Revisor:
Ketil Raknes.

Møtested:
Heftingsdalen.

Saksliste:
Representantskapets leder Lene Langemyr ledet møtet.

Sak 1.23 – Godkjennelse av innkallelse og dagsorden

Enstemmig vedtak:
Innkallelse og dagsorden godkjennes.


Sak 2.23 – Godkjennelse av protokoll fra representantskapsmøte 12.10.22
Protokollen fra representantskapsmøtet 12.10.22 er sendt til representantskapets medlemmer, og protokollen er godkjent og signert.


Sak 3.23 – Valg av medlemmer til å undertegne protokollen
Protokollen skal underskrives av møtelederen og to av representantskapets medlemmer.

Enstemmig vedtak:
Representantskapet velger følgende i tillegg til møteleder Lene Langemyr, til å undertegne protokollen: Terje Eikin og Ove Gundersen.


Sak 04.23 – Årsregnskap 2022, årsberetning og revisjonsberetning

Regnskap og årsberetning 2022 samt revisjonsberetning var vedlagt. Regnskapet ble gjennomgått av økonomisjef og årsberetning av daglig leder.

Årsresultat:
Selskapets årsresultat ble et overskudd på 8,1 mill i 2022, som inkluderer 2 mill i utbytte fra datterselskapet ARNAS. Utbyttet på 2 mill foreslås utbetalt i sin helhet direkte til eierkommunene i henhold til deres eierandel i ARIKS.

Selvkost:
Selvkost innebærer at selskapets kostnader med renovasjonstjenestene skal dekkes inn gjennom gebyrene som abonnentene betaler. ARIKS har tre separate regnskaper, husholdningsavfall, slam og næringsavfall (inkluderer det som håndteres av næringsavfall fra ARNAS), jfr. forurensningsloven § 34.

Selskapet har to selvkostfond, for husholdningsrenovasjon og slamrenovasjon:
Disse selvkostberegningene fremgår også av note 15 i årsregnskap for 2022.

Status – selvkostfond:
Selvkostberegninger – husholdningsrenovasjon:
Inngående balanse – selvkostfond, pr 1.1.2022: kr+ 6 852 970,-
Selvkostresultat inkl renter (til selvkostfond 2022): kr+ 2 618 146,- *
Utgående balanse- selvkostfond 31.12.22: kr+ 9 471 116,-

*Selvkostresultatet for 2022 inkluderer overføring av fond fra Grimstad, Arendal og Froland i 2022 på + 4,7 mill. Uten denne overføringen, hadde selvkostresultatet for 2022 blitt negativt.

Selvkostberegninger – slamrenovasjon:
Inngående balanse – selvkostfond, pr 1.1.2022: kr+ 1 442 171,-
Selvkostresultat inkl. renter (til selvkostfond 2022): kr+ 1 494 222,-
Utgående balanse – selvkostfond 31.12.22: kr+ 2 936 393,-

Næringsavfall og resultat 2022:
Driftsinntekter: kr 19 525 098,-
Driftskostnader: kr 14 505 180,-
Resultat: kr 5 085 346,-

Styrets vedtak av 22.3.23:

  1. Styret innstiller til representantskapet å godkjenne at kr 2 000 000 i utbytte fra ARNAS i 2022, skal videreføres til eierkommunene i henhold til deres eierandel i Agder Renovasjon IKS.
  2. Regnskap og årsberetning for 2022 godkjennes. Overskuddet på 8, 1 mill foreslås tilført selskapets egenkapital (beløpet inneholder kr. 2 000 000,- som skal videreføres til eierkommunene).

Representantskapets behandling:
Terje Eikin stilte spørsmål knyttet til tap på fordringer og selskapets håndtering av mislighold og utløsning om begjæring av tvangssalg, basert på tidligere avisartikkel om emnet. Økonomisjef orienterte om selskapets gjennomgang og revidering av rutiner for håndtering av slike saker. Beløpsgrense er hevet til kr 1000,- for begjæring om tvangssalg, og saker klarert for tvangssalg skal gjennomgås og godkjennes av daglig leder, før de sendes videre til rettslig prosess.
Enstemmig vedtak:

  1. Representantskapet godkjenner at kr 2 000 000 i utbytte fra ARNAS i 2022, skal videreføres til eierkommunene i henhold til deres eierandel i Agder Renovasjon IKS.
  2. Regnskap og årsberetning for 2022 godkjennes. Overskuddet på 8,1 mill foreslås tilført selskapets egenkapital (beløpet inneholder kr. 2 000 000,- som skal videreføres til eierkommunene).

Sak 05.23 – Spesifisering av egenkapital i ARIKS

Vedlagt var oversikt over spesifisert egenkapital i ARIKS og kommentarer. Egenkapitalen ble gjennomgått av økonomisjef.

Den frie egenkapitalen (39 mill pr 31.12.23) skal dekke muligheter til å etterkomme nye krav fra myndighetene, dekke investeringer som har med driften av næringsdelen å gjøre, tiltak i forbindelse med flytting av ARIKS og en utvikling mot mer bærekraftige tjenester, uten å måtte hente inn kapital fra eierkommunene.

Nye krav er tekstil innsamling som blir gjeldende fra 1.1.25 samt nødvendige tilpasninger til tillatelsene for Heftingsdalen og Østerhus.

Enstemmig vedtak:
Representantskapet tar oversikten over vurdering av innskutt EK og opptjent fri EK i Agder Renovasjon IKS, pr 31.12.22, til orientering.


Sak 06.23 – Valg av revisor

Sørlandet Kommunerevisjon IKS (nytt navn fra 1.4.23, tidligere Aust-Agder Revisjon IKS) er nåværende revisor for Agder Renovasjon IKS. Iht IKS loven§ 28 skal selskapet ha revisor som velges av representantskapet.

Enstemmig vedtak:
Sørlandet Kommunerevisjon IKS velges som revisor for Agder Renovasjon IKS for 2023.


Sak 07.23 – Etiske retningslinjer

Daglig leder presenterte forslaget. Saken gjelder revidering av etiske retningslinjer i Agder Renovasjon IKS. Dagens utgave er fra 8.11.12 vedtatt av representantskapet. Åpenhetsloven er en ny lov, vedtatt av Stortinget som trådte i kraft 1.7.22. Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten tilgang på informasjon. Krav i åpenhetsloven er inntatt i revidert utgave.

Vedlagt var revidert utgave som skal vedtas av representantskapet.

Styret har behandlet reviderte retningslinjer i styremøte 15.2.23.

Representantskapets behandling:
Thore K. Karlsen kommenterte at det kunne være noe uklart om retningslinjene var ment for ansatte eller selskapet, og fremmet forslag om å sløyfe pkt D (Er beslutningen eller handlingen skjedd ut fra selskapets beste?) i vedlegget til de etiske retningslinjene. Vanja Grut og Anders Kylland kommenterte at dette som var fremlagt og behandlet av styret i ARIKS, kun var retningslinjer.

Forslaget til Thore K. Karlsen falt med 1 stemme mot 7 stemmer.

Vedtak:
Styrets innstilling til vedtak ble opprettholdt:
Representantskapet vedtar de reviderte etiske retningslinjene i Agder Renovasjon IKS
Retningslinjene blir gjeldende fra 19.4.23 når representantskapet gjør sitt vedtak.


Sak 08.23 – Kommunalt næringsavfall

Daglig leder presenterer status som gjelder kommunalt næringsavfall.

Bakgrunn:
Kommunens eget avfall som gjelder alt avfall fra skoler, institusjoner, barnehager, kommunale bygg og lignende er etter Forurensningsloven klassifisert som næringsavfall.

Kommuner som ønsker å behandle det kommunale avfallet på samme måte som husholdningsavfallet har derfor nå en vedtatt lovfestet unntak fra anskaffelsesregelverket. Kommunene har derfor en rett til å fritt dekke sine behov for tjenester (her kommunalt avfall) ved å ta i bruk utvidet egenregi som alternativ til å konkurranseutsette. Arendal, Grimstad og Froland kommune har derfor styringsrett til å tildele ansvaret for å håndtere kommunenes eget næringsavfall, til ARIKS.

Det ble gjort et grundig forarbeid når håndtering av kommunalt næringsavfall ble aktualisert for et par år siden, som resulterte i flere viktige avklaringer:

  1. Revidert selskapsavtale fra april 2021, som også omhandler kommunalt næringsavfall.
  2. En advokatvurdering som bekrefter at det må skrives en intensjonskunngjøring.
  3. Gjennomføring av transport tillegges NordRen sin kontrakt med ARIKS for husholdningsavfall og utføres av underleverandør i eksisterende avtaleperiode.
  4. Organisering av logistikk og flytting av kundemasse (Norconsult).
  5. Oppfølging av kunder, ordregistrering, fakturering, statistikker på avfallsmengder.

Arendal kommune har fulgt opp muligheten til å benytte utvidet egenregi for kommunens eget næringsavfall, men endelig beslutning mangler. Tilbakemelding fra ARIKS er at oppstartstidspunkt kan være hensiktsmessig fra 01.01.24.
Administrasjonen foreslår å ta kontakt også med Grimstad og Froland kommune om dette.

Daglig leder tilføyde i møtet at kommunene gjennom sin rett til å benytte ARIKS til eget kommunalt næringsavfall, også sikrer at Returkraft fortsatt får kommunalt avfall fra eierkommunene til forbrenning i Kristiansand, og at en ikke risikerer at avfall til forbrenning fra eierkommunene transporteres til Sverige gjennom konkurranseutsetting.

Daglig leder informerte om at selskapet venter på endelig tilbakemelding fra Arendal kommune.

Enstemmig vedtak:
Representantskapet tar informasjonen som gjelder kommunalt næringsavfall til orientering.


Sak 09.23 Flytting av Agder Renovasjon IKS

Daglig leder og styreleder orienterte om status for flytting av Agder Renovasjon IKS.
Avtalen mellom Arendal kommune og Morrow utløser Arendal kommunes (AK) behov for å få tilgang på tomten hvor ARIKS i dag er lokalisert. Arbeidet med flytting av ARIKS og forhandlinger med AK om økonomisk kompensasjon for å flytte, pågår.

AK har inngått en intensjonsavtale om tomt for renovasjonsanlegg (ikke deponi) på området Longum Nord, med forbehold om regulering og godkjenning i Arendal bystyre. Longum Nord er en svært bra lokasjon for nytt avfallsanlegg, med tilsvarende god tilgjengelighet som dagens beliggenhet.

ARIKS er nest største avfallsselskap i Agder. Det er en stor utvikling i avfallsbransjen, en utvikling mot mer bærekraftige tjenester og sirkulær økonomi. Nye lovkrav kommer med blant annet krav om innsamling av tekstiler som blir gjeldende fra 1.1.2025. ARIKS sammen med de andre avfallsselskapene i Agder, vurderer mulighet for fremtidig forbehandlingsanlegg og biogassanlegg m.m.
Det er helt avgjørende for driften, utviklingen og forutsigbarhet for selskapet å få en endelig avgjørelse på om selskapet skal flytte eller ikke, for om anlegget må tilpasses flytting eller om det skal investeres på nåværende anlegg.

Styrets behandling:
Det er behov for å ta stilling til om prosessen med flytting skal gå upåvirket av Morrow sin framdrift eller ei. Det bes om en beslutning om flytting av ARIKS fra Arendal bystyre innen 1. oktober 2023.

Representantskapets behandling:
Daglig leder informerte om at det pågår forhandlinger med Arendal kommune, knyttet til arbeidet med flytting av ARIKS, og at arbeidet omhandler avfallsanlegget, adm bygg og deponi. Det utarbeides nå rapporter fra fagkyndige som vil være underlag for den økonomiske kompensasjon fra AK i forbindelse med flytting av ARIKS. AK har også tidligere utarbeidet mulighetsstudiet med kalkyler og vurderinger. AK og ARIKS får bistand av advokatfirmaet Hald & co i forhandlingene. AK og ARIKS har lagt opp til en stram fremdriftsplan i prosessen med flytting av ARIKS, og partene er enige i et forslag til avtale mellom AK og ARIKS, innen sommeren 2023.

Styreleder kommenterte at utfordringen for ARIKS er om oppgradering og nyinvestering knyttet til nye lovkrav, blir nødvendig på nåværende anlegg, eller om en endelig beslutning om flyttetidspunkt kan medføre at investeringene kan hensettes på nytt anlegg. Morrow har i sin avtale med AK at de har rett til opsjonsvarsel om tomt der ARIKS er lokalisert, helt frem til 31.12.2030, forutsatt at partene (AK og Morrow) blir enige om å forlenge fristen. Det kan derfor dra ut i tid kommenterte styreleder.

Representantene fra eierkommunene:
Det er en felles forståelse fra alle eierkommunene for utfordringen ARIKS har knyttet til at det ikke er gjort en endelig avgjørelse for om avfallsanlegget skal flytte eller ikke. Samtidig er det en felles ønske om å legge til rette for Morrow og etableringen av batterifabrikken.

Beate Skretting kommenterte at flytteprosessen berører alle 3 kommunene, og at det er en forutsetning at det blir en uttalelse også for Grimstad og Froland kommune i spørsmålet og endelig avgjørelse om flytting av ARIKS. Hun kommenterte videre at ved å kunne vise til at prosessen med flytting er avklart og flytting er på gang, vil kunne gjøre det enklere med mulighet for dispensasjon fra nye lovkrav, om det blir vanskelig å tilpasse nye lovkrav på eksisterende lokasjon.

Enstemmig vedtak:

  1. Representantskapet i ARIKS ber om at Arendal Bystyret avklarer en eventuell flytting av avfallsanlegget i Heftingsdalen senest I .oktober 2023, for å skape forutsigbarhet for virksomheten og alle eierkommunene.
  2. Representantskapet etterlyser også en fremdriftsplan som tidligere vedtatt av representantskap i ARIKS den 27.04.2022. Representantskapet ber om at denne planen kommer innen 30.juni 2023.

Sak 10.23 – Returkraft AS

Daglig leder orienterte om følgende:

Økonomisk status for Returkraft med gode resultater for 2022. Høye strøminntekter i 2022 har bidratt positivt. Det kan bli mer utfordrende i 2023 og fremover. Den gamle selvkostgjelden som avfallsselskapene har hatt i Returkraft, ble for ARIKS nedbetalt i 2022.

Avfallsmengder fremover for Returkraft. Målsetninger om økt materialgjenvinning og gjenbruk reduserer restavfallsmengdene. Økt konkurranse om resterende avfallsvolumer.

Status for forsikringsdekning etter ulykken i 2021, er ikke er avgjort.

Forarbeidet som gjelder karbonfangst er påbegynt. Returkraft har ca 130 000 tonn CO2 pr år i utslipp fra anlegget. Karbonfangstteknologien er både kostbar og energikrevende. Plassering av et fangstanlegg er foreslått ved Returkraft for å utnytte overskuddsvarmen fra forbrenningsanlegget. CO2 avgiften for forbrenning av avfall, vil øke i årene fremover, og vil kunne være et insitament for etablering av karbonfangst. Involvering og forankring hos eierkommunene er i midlertidig helt avgjørende, og representant for Kristiansands kommune er i gang med utarbeidelse av et notat om karbonfangst som skal gå til alle de bakenforliggende kommunene. Karbonfangst er et politisk prosjekt mer enn et avfallsprosjekt. På Generalforsamling i Returkraft 4.mai, er anbefaling at det utarbeides et mulighetsstudie som vil være et grunnlag for videre arbeid med karbonfangst.

Beate Skretting stilte spørsmål om hvordan ARIKS opplevde situasjonen i Returkraft etter prosessen med oppsigelse av daglig leder i Returkraft. Daglig leder i ARlKS kommenterte at samarbeidet mellom avfallsselskapene i Agder og Returkraft var svært bra, der alle involverte har felles interesse for at Returkraft skal lykkes i driften fremover, til beste både for Returkraft, avfallsselskapene og de bakenforliggende eierkommunene.

Enstemmig vedtak:
Representantskapet tar informasjonen om Returkraft AS til orientering.


Sak 11.23 – Møtedato for neste representantskapsmøte

Økonomiplan og budsjett 2024 skal behandles av representantskapet med frist 15.oktober.

Enstemmig vedtak:
Representantskapet velger onsdag 11.oktober som møtedato for neste representantskapsmøte

Sak 12.23 – Eventuelt

Ingen saker


Protokoll fra representantskapsmøte 19. april 2023