Tilstede: Representantskapsmedlemmer (10 fremmøtte):
Robert C. Nordli (Arendal), Inger Brokka de Ruiter (Arendal), Anders Kylland (Arendal), Svein Harald Monsen (vara Arendal), Haagen Poppe (Arendal), Beate Skretting (Grimstad), Kjetil Glimsdal (Grimstad), Bjørn Arne Engen (Grimstad), Ingunn Fjærbu Roppestad (vara Froland) og Bjørn Gunnar Grønlund (Froland).
Forfall: Anniken Solfjeld Pedersen (Arendal) og Inger-Lene Håland (Froland).
Fra administrasjonen: Daglig leder Anita Aanonsen Jernquist (referent), Eirik Kristiansen
(økonomisjef).
Fra styret: Styreleder Erik Fløystad.
Møtested: Heftingsdalen.
Saksliste:
- Styreleder Erik Fløystad ønsket velkommen til det nye representantskapet i Agder Renovasjon IKS.
- Daglig leder Anita Aanonsen Jernquist holdt en presentasjon av selskapet.
Sak 24.23 Valg av møteleder
Beate Skretting ble enstemmig valgt til møteleder.
Sak 25.23 Godkjennelse av innkallelse og dagsorden
Enstemmig vedtak:
Innkallelse og dagsorden godkjennes.
Sak 26.23 Valg av tre medlemmer til å undertegne protokollen
Enstemmig vedtak:
Representantskapet velger følgende 3 medlemmer til å undertegne protokollen: Haagen Poppe, Kjetil Glimsdal og Bjørn Gunnar Grønlund.
Sak 27.23 Valg av leder i representantskapet
Representantskapets medlemmer velges av by – kommunestyrene selv for fire år, og følger kommunevalgperioden. Nå er representantskapets medlemmer valgt, og det skal derfor velges leder i representantskapet som velges for 2 år av gangen.
Representantskapet konstituerer seg selv med leder og nestleder. Leder og nestleder i representantskapet skal ikke være fra samme kommune, og ingen kan være medlem i både representantskapet og styret (jfr. selskapsavtalen§ 11).
Enstemmig vedtak:
Representantskapet i Agder Renovasjon IKS velger følgende medlem som leder i representantskapet for to år: Beate Skretting.
Sak 28.23 Valg av nestleder i representantskapet
Det vises til overnevnte sak (27.23).
I selskapsavtalen for Agder Renovasjon IKS § 11 står det som følger:
Leder og nestleder i representantskapet skal ikke være fra samme kommune.
Enstemmig vedtak:
Representantskapet i Agder Renovasjon IKS velger følgende medlem som nestleder i representantskapet for to år: Inger-Lene Håland.
Sak 29.23 Valg av valgkomite
Valgkomite (selskapsavtalen §11):
Representantskapets leder, nestleder og en representant i representantskapet som velges av representantskapet, er valgkomite til styret.
Valgkomiteen på 3 medlemmer legger frem forslag til styre. Representantskapet velger styre med varamedlemmer, styrets leder og nestleder. Valgkomiteen skal i sitt forslag sikre at begge kjønn er representert i henhold til gjeldende regler og at alle eierkommunene er representet1 i styret.
Enstemmig vedtak:
Følgende 3 medlemmer velges til valgkomite i Agder Renovasjon IKS for perioden 2023 – 2027: Representantskapets leder: Beate Skretting
Representantskapets nestleder: Ingunn Fjærbu Roppestad (vara for Inger-Lene Håland) og representant: Robert C. Nordli.
Sak 30.23 Valg av klageorgan
Klageorgan (selskapsavtalen§ 12):
Når det er konstituert nytt representantskap i Agder Renovasjon IKS, må det velges nye medlemmer til klageorganet i selskapet.
Formålet med klageorgan er å gi innkomne klager på enkeltvedtak truffet av selskapet som gjelder husholdningsrenovasjonen, forsvarlig behandling, sikre riktige vedtak og trygge den enkeltes rettssikkerhet.
Klageorganet består av 3 medlemmer samt varamedlemmer som velges for den kommunale valgperiode. Det velges 1 medlem og vara for hver av de 3 eierkommunene, og det velges leder og nestleder i klageorganet. Klageorganet velges av representantskapet i Agder Renovasjon IKS.
Administrasjonens forslag:
Administrasjonen foreslår at tidligere praksis der leder og nestleder i representantskapet velges som medlemmer i klageorganet, følges. Dette innebærer følgende: Klageorganet i Agder Renovasjon IKS får følgende medlemmer: Representantskapets leder og nestleder, samt et medlem fra en annen eierkommunen enn leder og nestleder. I tillegg at det velges 3 varamedlemmer til klageorganet (en fra hver av eierkommunene).
Vedlagt var retningslinjer for klageorgan i Agder Renovasjon IKS.
Enstemmig vedtak:
- Representantskapet vedtar følgende tre medlemmer til klageorganet i Agder Renovasjon IKS: Beate Skretting (leder i klageorgan), Inger-Lene Håland (nestleder i klageorgan) og Anders Kylland.
- Representantskapet vedtar følgende 3 varamedlemmer til klageorganet: Kjetil Glimsdal, Inger Brokka de Ruiter og Ingunn Fjærbu Roppestad.
- Klageorganet i Agder Renovasjon IKS vil være gjeldende fra 12. desember 2023.
Sak 31.23 Valg av styre i Agder Renovasjon IKS
Representantskapet skal velge styre med varamedlemmer (personlige), styrets leder og nestleder. Valgkomiteen skal legge frem forslag til styre i Agder Renovasjon IKS, herunder forslag på leder og nestleder (jfr selskapsavtalen § 13). Det må sikres at begge kjønn er representert i henhold til gjeldende regler (gjelder både styremedlem og varamedlem) og at alle eierkommunene er representert i styret. Det nye styret vil gjelde fra 1.1.2024.
Valgkomiteen består av følgende medlemmer (sak 29.23):
Beate Skretting, Robert C. Nordli og Ingunn Fjærbu Roppestad.
Representantskapet godkjente at valgkomiteen kunne ha sitt møte samme dag som det konstituerende representantskapsmøtet. Valgkomiteen hadde sitt møte, før de deretter presenterte sin innstilling til styremedlemmer i Agder Renovasjon IKS.
Innstilling fra valgkomiteen for styre i Agder Renovasjon IKS:
Kommune
Arendal
Arendal
Arendal
Grimstad
Grimstad
Froland
Styremedlem
Nina Jentoft – styreleder
Benedikte N. Glommen
Arne Jensen
Per Øyvind Erlandsen
Bjørg Engeset Eide
Lars Marius Nilsen – nestleder
Varamedlem
Helene F. Fladmark
Ellen Gunneng
Knut Tveiten
Anders Bjerkholt
Astri Wilmann
Jon Magne Bjerga
Enstemmig vedtak:
Innstillingen fra valgkomiteen til styremedlemmer og varamedlemmer til styret i Agder Renovasjon IKS ble vedtatt av representantskapet i Agder Renovasjon IKS. Nytt styre vil være gjeldende fra 1.1.2024, og styremedlemmene velges for 2 år (ut 2025).
Sak 32.23 Status prosess flytting av avfallsanlegget
Daglig leder henviste til sak 22.23 behandlet i representantskapsmøte 11.10.23, med følgende vedtak:
- Representantskapet i Agder Renovasjon IKS (ARIKS) ber styret i ARIKS innen april 2024 utarbeide og legge frem en strategi for nytt renovasjonsanlegg. I strategien skal valg av alternativer og økonomiske konsekvenser synliggjøres, herunder en vurdering av mulig samarbeid med andre renovasjonsselskaper.
- Representantskapet i ARIKS foretrekker Longum Nord som ny lokasjon for ARIKS, og legger til grunn at ny lokasjon legges inn i planområdet Longum Nord og reguleres så raskt som mulig.
- Representantskapet i ARIKS ber om en snarlig sluttføring på forhandlingene mellom ARIKS og Arendal kommune. Forhandlingene gjelder en økonomisk kompensasjon for avfallsanlegget og administrasjonsbygget ved flytting. Erstatning for dagens deponi som skal erstattes av Arendal kommune, utsettes til et senere tidspunkt, slik pattene er enige om.
- Etableringen av Morrow må ikke medføre noen merkostnad for abonnenter og eierkommuner knyttet til ARIKS sin virksomhet. Representantskapet ber om at det legges til grunn en økonomisk fordeling som ikke belaster abonnentene utover hva som gir en reell verdiøkning for ARIKS sammenlignet med dagens anlegg som uansett ville ha påløpt.
Daglig leder henviste til administrasjonens kommentar i styremøte 21.11.23:
Administrasjonen mener at man bør vurdere muligheten for at ARIKS kan bli på eksisterende tomt, fordi det er betydelige kostnader ved å flytte avfallsanlegget. Flytting av ARIKS skal ikke medføre merkostnader for abonnentene, jfr repr skapets vedtak. Det kan gjøres flere tilpasninger på dagens anlegg. ARIKS arbeider i det grønne skiftet og Miljøparken Heftingsdalen er ikke en «søppelplass».
Styrets behandling av saken 21.11.23:
Styret har utsatt behandling av denne saken til styremøte 6.12.23. Det er siste styremøte for
dagens styre, og styret er opptatt av at dagens styre som har hatt denne saken på agenda i hvert styremøte de siste årene, kommer med sine kommentarer og innstillinger overfor nytt styre og nytt representantskap. Forhandlingene om en økonomisk kompensasjon fra Arendal kommune er krevende, og forhandlingene har pågått med møter siden 2021. Det handler om store verdier, og det påløper betydelige kostnader å flytte avfallsanlegget.
Daglig leder presenterte styrets behandling, vedtak og innstilling fra styremøte 6.12.23 som følger:
Styrets behandling:
Styret presiserer at dette er en sak som har kommet opp som følge av at Arendal kommune har inngått en avtale med tredjepart (Morrow). Det er også viktig å understreke at styret ikke har noe eget ønske om å flytte virksomheten til ARIKS og mener at eksisterende plassering på Heftingdalen er godt egnet for framtida.
Saken har nå pågått i flere år, og vært gjenstand for drøfting i de fleste styremøter de siste åra. At saken enda ikke er avklart, skaper usikkerhet og frustrasjon både i administrasjonen og i styret. Styret mener derfor at saken nå må gå inn i en sluttfase, sett fra styrets side.
Representantskapets vedtak 11.10.2023 legger gode føringer på arbeidet videre, og styret har tidligere tatt dette vedtaket til etterretning.
Styrets vedtak 6.12.23:
1:
Styret legger til grunn representantskapets vedtak av 11.10.2023:
Etableringen av Morrow må ikke medføre noen merkostnad for abonnenter og eierkommuner knyttet til ARIKS sin virksomhet. Representantskapet ber om at det legges til grunn en økonomiskfordeling som ikke belaster abonnentene utover hva som gir en reell verdiøkning for ARIKS sammenlignet med dagens anlegg som uansett ville ha påløpt.
I løpet av våren 2024 utarbeides en strategi for nytt avfallsanlegg. Dersom det ikke fremkommer tilstrekkelig økonomisk kompensasjon i forhandlingene, må det vurderes tilpasninger på dagens anlegg.
Etablering av nytt anlegg på Longum Nord, med synliggjøring av de økonomiske konsekvenser ved flytting, og det vurderes mulighet for samarbeid med andre avfallsselskaper og hvilken innvirkning slike samarbeid kan påvirke ARIKS behov for anlegg.
2:
Uavhengig av strategien punkt 1, fortsetter forhandlingene mellom ARIKS og Arendal kommune som gjelder nivået på den økonomiske kompensasjonen for å flytte avfallsanlegget. Styret setter en frist til senest 1. mars 2024 for å fullføre disse forhandlingene.
Dersom forhandlingsutvalget i ARIKS anser at sluttilbudet fra AK ikke er tilstrekkelig til å innfri punkt 4 i repr. skapets vedtak av 11.10.23, avsluttes forhandlingene fra ARIKS side. Styret anbefaler deretter at det nedsettes et utvalg av kvalifiserte jurister/skjønnsmenn som med endelig virkning skal avgjøre saken utenom rettsapparatet, en form for voldgift.
Den fremforhandlede avtalen mellom Arendal kommune og ARIKS godkjennes av Arendal bystyre og representantskapet i ARIKS.
3:
Styret i ARIKS må i løpet av våren 2024 konkludere på om en skal anbefale flytting eller ikke i en innstilling til representantskapet. Dette må være basert på strategien i punkt 1 og sluttresultat av forhandlingene i punkt 2. Konklusjonen skal hensynta representantskapets vedtak av 11.10.2023.
Representantskapets behandling:
Kjetil Glimsdal kommenterte at styret i ARIKS hadde fulgt opp denne saken på en god måte med styrets vedtak av 6.12.23. Haagen Poppe kommenterte at alle opplysninger som gjelder denne saken inkludert hva en flytting av avfallsanlegget vil innebære for renovasjonsgebyret til abonnentene, vil bli tilgjengelige for representantskapet når endelig forhandlingsresultat mellom Arendal kommune og ARIKS er klart.
Enstemmig vedtak:
Representantskapet tar informasjon fra daglig leder og styret til orientering.
Sak 33.23 Møtedato for neste representantskapsmøte
Gjelder fastsettelse av neste møte i representantskapet.
Enstemmig vedtak:
Representantskapet velger tirsdag 23. april som møtedato for neste representantskapsmøte
Sak 34.23 Eventuelt
Enstemmig vedtak:
- Selskapsavtalen tas opp til revidering våren 2024. Det legges opp til en prosess i eierkommunene for innspill i forkant av behandling i representantskapet. I revideringen hensyntas også endringer i !KS-loven gjeldende fra 1.1.24.
- Retningslinjer for valgkomiteens arbeid revideres i tråd med ny selskapsavtale.
- Møtegodtgjørelse for verv i styret og representantskap i ARIKS tas opp som sak i neste representantskapsmøte.